Автоматизация процессов делопроизводства

внедрение и Создание комплексных совокупностей автоматизации делопроизводства преследует достижение следующих целей.

В области обработки документов:

  • качества повышения работы и обеспечение оперативности с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля выполнения;
  • создание условий для перехода от классического бумажного документооборота к электронной безбумажной разработке;
  • создание нужных условий для увеличения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и понижения трудозатрат на рутинные операции;
  • обеспечение увеличения качества документов, создаваемых в организации;
  • исключение дублирования работы по вводу информации о документе на разных участках работы с ним.

В области контроля за исполнительской дисциплиной:

  • обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения либо создания до завершения выполнения, отправки либо оформления в дело, руководства и своевременное информирование сотрудников о поступивших и создаваемых документах, исключение утрат документов;
  • обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным выполнением документов, поручений высших органов власти и управления, указаний и поручений управления организации, своевременное получение информации о месте нахождения и состоянии исполнения любого документа;
  • исполнения сроков документов и сокращение прохождения.

В области организации доступа к информации: обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, и всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и своевременного поиска (подборки) документов по тематическому комплекту реквизитов.

Внедрение программной совокупности автоматизации делопроизводства должно создать аппаратно-программную базу для единой совокупности, охватывающей все подразделения организации. Наряду с этим предполагается достижение следующих целей:

  • единый порядок личной и совместной работы с документами в подразделениях организации;
  • объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;
  • применение неспециализированной для всех организаций совокупности индексации (нумерации) документов, неспециализированных справочников-классификаторов (таких как список организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов и т.п.;
  • обеспечение унификации управленческой документации и видов количества и сокращения форм единообразных документов.

На данный момент рынок программных совокупностей в области документооборота и автоматизации делопроизводства характеризуется следующими изюминками:

  • у компаний-продавцов нет единой терминологии, у большинства к тому же нет и четкого позиционирования собственной продукции;
  • у организаций-клиентов довольно часто отсутствует познание того, что может и чего не имеет возможности та либо другая совокупность, потому, что очень тяжело не редкость разобраться в информации, содержащейся в рекламных буклетах по совокупностям (технической информации в таких описаниях мало, а та, что приведена, далеко не всегда соответствует действительности);
  • часто в самих организациях отсутствует четкое познание того, что нужно сделать в части автоматизации делопроизводственных процессов (делопроизводство может вестись по упрощенной схеме).

Программные совокупности документооборота и автоматизации делопроизводства смогут быть классифицированы по следующим чертям:

  • применяемым разработкам делопроизводства;
  • соответствию главным задачам делопроизводства;
  • функциональным чертям совокупностей;
  • программной реализации;
  • стоимостным показателям.

Программные совокупности, реализующие русского разработку, ориентированы прежде всего на применение в национальных учреждениях и сохраняют все нормы и традиции делопроизводства, принятые в конкретной организации. Задача таких совокупностей – это обеспечение сопровождения бумажного документооборота, понижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов. Но такие совокупности способны значительно расширить рамки классических документооборота и процессов делопроизводства за счет обработки документов на персональном компьютере. Совокупности этого направления являются необычными мостиками для постепенного перехода от бумажных к безбумажным документам. К совокупностям автоматизации данной разработке относятся совокупность «Дело» и совокупность «Золушка. Служебная корреспонденция».

Главной изюминкой программных продуктов «прозападной» технологии есть моделирование процессов офисного документооборота и настройка на эти модели программных совокупностей. Разработки этого направления ориентированы на максимально полное применение электронных средств и документов коллективной работы пользователей, ликвидацию промежуточных звеньев документооборота, разработку новых разработок работы с документами. Маршруты перемещения документов по организации, т. е. по ее работникам и подразделениям, формируются администратором совокупности.

При адаптации совокупности к конкретным процессам организации на персональные компьютеры работников устанавливаются лишь нужные функциональные компоненты, разрешающие решать определенный круг задач в соответствии с ролью каждого работника в документообороте организации.

К совокупностям данного направления относятся русифицированные предположения популярных западных совокупностей: DocsOpen (PC DOCS), LinkWorks (DEC), Staffware (Staffware PLS), Lotus Notes (Lotus-IBM).

Программные ответы, созданные русскими компаниями на базе западных совокупностей:

  • совокупность Office Media г. Москва (Lotus Notes);
  • совокупность «Ирида», г. Москва (Lotus Notes);
  • комплекс программ «Делопроизводство» г. Челябинск (Lotus Notes);
  • совокупность «Золушка-Кабинет», г. Москва (Lotus Notes);
  • решения компании АО «Весть», г. Москва (DocsOpen);
  • решения компании «Метатехнология», г. Москва (Staffware и Excalibur);
  • совокупность Optima-WorkFlow (MS Exchange, MS SQL).

Личные разработки русских компаний: совокупность LanDocs; совокупность Effect Office; совокупность «Документ 2000»; совокупность «Евфрат».

Для сравнения приведем рекламируемые авторами возможности совокупностей различного направления.

Совокупность «Дело» ЗАО «Электронные офисные совокупности» предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности, основанной на классических отечественных разработках и документационного обеспечения управленческой деятельности национальных организаций.

Совокупность снабжает следующие функции:

  • отслеживание всех этапов делопроизводственных результатов и операций исполнения работ по главным функциональным процессам учреждений и организаций;
  • единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая обращения и письма граждан методом создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение управлению и в структурные подразделения. Регистрируются документы как поступившие извне, так и созданные в подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, обращения и письма граждан;
  • ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним;
  • направление документов и резолюций на рабочие места пользователей-исполнителей;
  • пересылку отчетов исполнителей по документу важным исполнителям и (либо) авторам резолюций;
  • регистрацию перемещения документов (документооборота) в организации, включая перемещение бумажных оригиналов и соответствующих копий резолюций и бумажных документов,
  • отчеты об выполнении, согласование (визирование) документов;
  • осуществление контроля за своевременным выполнением поручений, обращений учреждений, организаций, указаний и резолюций управления; своевременности исполнения и проверку правильности документов;
  • группирование и объединение документов, зарегистрированных в совокупности делопроизводства, по разным показателям;
  • исполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных резолюций и карточек с целью осуществления функций резолюций исполнения и контроля документов, ведения справочно-аналитической работы;
  • ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов;
  • получение информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления управлению;
  • вывод и получение на печать статистических отчётов и справок, и регистрационных карточек для обеспечения совместимости с классической (бумажной) разработкой делопроизводства;
  • хранение электронных образов документов;
  • списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и при необходимости извлечение их из дела;
  • протоколирование работы пользователя с совокупностью, включая работу с резолюциями и регистрационными карточками.

В последних предположениях совокупности поддерживается доступ к документам при помощи Интернет-разработки.

Совокупность «БОСС-Референт» компании «Ай-Ти» создана на базе продукта Lotus Notes компании «Lotus Development Corpora-tion», что является средством проектирования совокупностей помощи групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в данной области. Среда Lotus Notes и приложения, созданные на ее базе, соответствуют главным требованиям к единой совокупности управления документооборотом больших организаций, и в частности следующим:

  • учетной обработке всех видов документов. В базах разрешённых можно хранить данные любого типа и организовывать внутренними средствами контроль и учёт за прохождением документов
  • совокупность снабжает построение разных форм для регистрации документов, включающих в себя как формальные реквизиты, так и само содержание документов. При необходимости фактически содержание документа может храниться в отдельной базе данных, а также как образ сканированного бумажного документа; в совокупности имеется возможность присваивания документам неповторимых номеров, в том числе и в распредроблённой вычислительной сети;
  • помощь работы с текстом документа. Среда Notes имеет встроенный замечательный текстовый процессор, трудящийся по принципу «что на экране, то и в документе». Помимо этого, вероятно включение в документы (личный формат совокупности Lotus Notes) файлов, подготовленных в других текстовых редакторах (Микрософт Word и др.), поддерживающих связки и механизм встраивания объектов, а также в графических пакетах и электронных таблицах. Notes включает средства полнотекстового поиска и замечательный генератор построения запросов по примеру;
  • связности документов. Документ Notes может включать неограниченное число ссылок на другие документы Notes, среди них и хранящиеся в других базах данных;
  • согласованности с другими системами. Совокупность Notes, наровне со средствами ее расширения, снабжает возможность интеграции с другими информационными системами, в частности почтовыми, и с совокупностями, трудящимися с реляционными базами данных;
  • распределенному документообороту. Notes является системой , масштабируемую в широких пределах, от раздельно забранного ПК до совокупностей с десятками серверов, к каждому из которых смогут быть подключены до нескольких сотен пользователей. На каждом сервере смогут размещаться пара баз данных. Требуемая информация распределяется между этими базами, а информация, нужная для всех пользователей, иногда синхронизируется;
  • ограничению доступа. Защита данных реализуется на всех уровнях: сервер, база данных, форма, отдельное поле и документ. При установлении сеанса связи в обязательном порядке производится аутентификация пользователя. Поддерживается электронная подпись и шифрование данных.

Начиная с 4-й версии совокупность Lotus Notes включает Web Navigator для яркого доступа к информации в сети Internet/WWW.

Выбор конкретного пакета программных продуктов (совокупностей) более полной либо частичной автоматизации документационного обеспечения управления и их установка на данный момент не регламентированы. Исходя из собственных материальных, денежных и интеллектуальных возможностей любая организация самостоятельно получает их на рынке офисных программных продуктов и одолжений. Из рекламных описаний преимущества и недочёты каждой из совокупностей тяжело осознать и специалисту в области организации документационного обеспечения управления. Результаты сравнения разных программных продуктов по автоматизации документационного обеспечения управления, само собой разумеется, относительны и не смогут свидетельствовать об недостатках и абсолютных преимуществах той либо другой совокупности. Исходя из этого при выборе совокупности автоматизации направляться создавать:

  • оценку исследуемых совокупностей с позиций пригодности их для автоматизации делопроизводства в конкретной компании, и желаемой глубины автоматизации процессов документационного обеспечения управления;
  • оценку базисных компьютерных и IT, используемых в конкретных программных совокупностях с учетом перспективности их применения, и прогноза неспециализированного развития разработок автоматизации делопроизводства на ближайшие годы;
  • тщательное изучение и диагностику возможностей совокупностей автоматизации, дабы обеспечить работу в рамках действующего в данной сфере деятельности нормативно-правового поля.

Для конкретной организации возможно ответственна не вся совокупность потребительских особенностей совокупностей, а лишь кое-какие из них. С одной стороны, как раз присутствие либо отсутствие требуемого свойства может стать главным критерием при выборе совокупности. Иначе, разработчики всех совокупностей всегда работают над их совершенствованием и в каждой из них смогут показаться те либо иные характеристики, отсутствовавшие в более ранних предположениях.

Перечень литературы

Автоматизация делопроизводства посредством электронного документооборота


Также читать:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: