Деловое письмо на английском языке по установившейся традиции обычно состоит из следующих частей.

1. Штамп судна либо пароходства/компании либо адрес и наименование отправителя письма — в верхнем левом углу страницы.

2. Порт либо дата и город отправления — на 2-3 строчки ниже штампа, в правой половине страницы.

3. Наименование либо адрес и имя получателя письма — на 3-4 строчки ниже даты, в левой стороне страницы.

4. Указание на лицо, которое должно прочесть данное письмо, — на 2-3 строчки ниже адреса.

5. Вступительное обращение — в левой стороне страницы, на 3-4 строчки ниже адреса либо указания на лицо.

6. Указание на неспециализированное содержание письма — оно не обязательно, но облегчает работу с письмом.

7. Главный текст письма — любой абзац направляться затевать с красной строчка, т. е. отстувыпивав от края строчка на 5 знаков.

8. Последнее приветствие — в правом нижнем углу.

9. Подпись отправителя письма — ниже последнего приветствия.

10. Указание на приложение к копии и письму, посланные в другие адреса, — в нижнем левом углу.

В практической официальной переписке рекомендуется придерживаться стандартного размещения частей письма относительно друг друга.

Письмо пишется лишь на лицевой стороне страницы. В случае если письмо не помещается на лицевой стороне, оно пишется на двух либо нескольких страницах и только на одной стороне каждого страницы.

В нижнем правом углу каждой страницы текста, не считая последней, рекомендуется писать слово Continued либо сокращенно Contd — продолжено, а в правом верхнем углу, в 1 см от верхнего края каждого дополнительного слова Continuation Sheet No… — лист для продолжения письма N… Но обычно на дополнительных страницах проставляются лишь номера страниц: на первой дополнительный номер 2, на второй — номер 3 и т. д.

В центре страницы в 1 см от верхнего края пишется: Page 2 — страница 2 (3 и т. д.).

1.2. СХЕМА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Black Sea Supping Co

M/v ….

London, 17 (th) November, 1990

Borninflot ЛТД

6, Cork Street

London WIX 1 РВ

Attn (For the attention of ) Mr. …….

— не обязательно

Dear Sirs,

(Gentlemen)

Re Claim for the shortage m/v A

(Subject Claime for shortage m/v A

— не обязательно

This is to inform you that, ….

(Текст 1-го абзаца)

In connection with this ….

(Текст 2-го и поеледующих абзацев)

Yours faithfully

(Yours truly)

Victor Ivanov

………………………. (signature)

Master of the m/v A

2 Encls.

с с — Могftot London

Black Sea Shipping Co , Odessa

ОСОБЕННОСТИ ЧАСТЕЙ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

1. Штамп судна либо компании в большинстве случаев напечатан типографским методом. Он может содержать наименование судна, пароходства, ев и компании адрес, род деятельности, телеграфный адрес, телекс, телефоны.

2. Дата может обозначаться разными методами.

Самый распространенный метод обозначения даты в заголовке письма:

November 17, 1993, либо November 17th, 1993, либо Nov. 17. 1993.

Число отделяется от года запятой, точка по окончании обозначения года не необходима. Такая дата читается: November the seventeenth nineteen eighty-nine. Данный метод обозначения даты распространен в Соединенных Штатах, Канаде, Японии.

Второй метод обозначения даты в заголовке:

17th November, 1993

17 November, 1993

17 Nov., 1993.

Месяц отделяется от года запятой. В случае если месяц пишется сокращенно, то по окончании него ставится точка, а после этого запятая. Такая дата читается: The seventeenth of November, nineteen eighty-nine.

Данный метод предпочитается в Англии и других Европейских государствах.

В этих методах даты являются порядковыми числительными с соответствующими окончаниями:

1st, 2nd, 3rd, 4th, 5th, 21st, 22nd, 23rd, 24th. Вместо заглавия месяца смогут быть слова: instant (inst.) текущего месяца, ultimo (ult.) прошлого месяца, proximo (prox.) следующего месяца.

На данный момент в документах довольно часто используется цифровое обозначение даты: 17/11/93 (сутки, месяц, две последние цифры года). Но в Соединенных Штатах, Канаде, Японии и некоторых вторых государствах цифровые даты обозначаются в другом порядке: сначала пишется месяц, после этого год и день: 11/17/93 либо год, день и месяц: 93/11/17.

Даты со временем пишут так:

11/17/93 0645 HRS либо 93/11/17 0645 HRS (17-го ноября 1993 года в 06 часов 45 мин.).

С учетом вышеизложенного направляться остерегаться путаницы дат.

3. Наименование либо адрес и имя получателя письма (адресата). В случае если в наименовании получателя имеются личные имена, то перед наименованием таковой компании ставится слово Messrs. (mesez), являющееся сокращением французского слова Messieurs. По окончании слова Messrs. ставится точка. К примеру: Messrs. Watson Co., Ship Agents.

Перед заглавием фирм и организаций, не содержащих собственных имен, слово Messrs. не пишется, а ставятся предлог to и определенный артикль the. К примеру: То the Harbour Master.

В то время, когда письмо адресуется отдельному лицу-мужчине, то перед его фамилией ставится слово Mr. (сокращение слова Mister — господин). В конце слова Mr. в обязательном порядке ставится точка. Перед фамилией лица направляться указать его имя либо инициалы.

При адресовании писем замужним дамам употребляется слово Mrs. (Misiz) — госпожа, по окончании которого направляться имя (либо первая буква имени с точкой) и фамилия.

При адресовании писем к незамужней даме употребляется слово Miss с фамилией и именем.

В английском имена либо инициалы ни при каких обстоятельствах не пишутся по окончании фамилии, а неизменно перед ней.

Слова Mr., Mrs. ни при каких обстоятельствах полностью не пишутся и без имени и фамилии не употребляются.

В адресе сперва на отдельной строчке пишется наименование организации либо имя (инициалы) и фамилия адресата, ниже, на следующей строчке, номер дома и наименование либо номер улицы — после этого, номер помещения (room) либо номер блока (анфилады) помещений (suite), ниже, на следующей строчке, номер дома и наименование либо номер улицы, после этого, на следующей строчке, наименование города, штата (графства, провинции) и номер почтового района.

В случае если письмо идет за границу, ниже указывается страна. Слова Street, Place, Avenue и т. п. пишутся с прописной буквы.

По окончании наименования организации либо фамилии ставится запятая. Запятая кроме этого ставится по окончании заглавия улицы и перед обозначением штата (почтового отделения). Между номером дома и заглавием улицы (площади, квартала) запятая не необходима. К примеру:

William, Dimond Со Universal Shipping 50, California Street, Agencies, Inc., Suite 660, 2201, Market Street, San Francisco, Room 605, California 94111, Galveston, США Texas 77550, США

4. Указание на лицо, которое, по желанию отправителя, должно прочесть данное письмо, либо отдел учреждения (компании), в который направляться направить письмо, должно делаться через 1-2 строки ниже адреса: Attn: Mr., либо For the attention of Mr., либо Attention of Mr., либо Attention: Liner Department, (Claim Division).

По окончании слова Attention ставится двоеточие, в случае если по окончании него нет предлога of.

5. Вступительное обращение Dear Sirs или при обращении к одному лицу Dear Si r либо Si r есть официальной формой вежливого обращения. Dear Madam к девушкам и женщинам.

По окончании обращения Dear Sirs, Dear Sir (Dear Madam) постоянно ставится запятая. В Соединенных Штатах принято писать вступительное обращение Gentlemen: и ставить по окончании него двоеточие. (Но не пишется Dear Gentleman).

При обращении к капитану судна принято обращение Dear Si r: по окончании которого ставится двоеточие, либо Dear Captain, по окончании которого ставится запятая.

Вступительное обращение не пишется в текстах объявлений, актов, заявлений, сертификатов и т. п.

В неофициальных письмах либо письмах, адресуемых прекрасно привычным лицам, вступительное обращение Sir, Madam заменяется фамилией адресата с предшествующим Mr. — для мужчин, Mrs. — для дам. Miss — для незамужних дам. Допускается добавление перед фамилией имени либо первой буквы имени с точкой.

Глубокоуважаемый господин Уайт — Dear Mr. White. Глубокоуважаемая госпожа Браун- Dear Mrs. Brown. Глубокоуважаемая мисс Джоунз — Dear Miss Jones.

6. Указание на содержание письма помещают между текстом письма и вступительным обращением. Указание на содержание письма выделяют чтобы легче и стремительнее при разборке почты адресатом направить письмо в соответствующий отдел. К примеру:

Кае: Вашей претензии по недостаче на т/х … Re: Your claim for the shortage m/v … Содержание: Претензия по недостаче на т/х … Sub: Claim for shortage m/v … По окончании слов Re: и Sub: постоянно ставится двоеточие.

7 Главный текст письма пишется в виде отдельных абзацев, связанных между собой логической последовательностью Любой абзац начинается с прописной буквы с отступом от края строчка 5 знаков, но чужестранцы частенько начинают абзацы из-под запятой либо двоеточия вступительного обращения Dear Sirs, либо Gentlemen Второй и все последующие абзацы должны начинаться строго под первым

8 деловых письмах направляться писать с громадной буквы

а) имена, фамилии, заглавия компаний либо организаций, заглавия отделов, за исключением предлогов, союзов и артиклей’

The Black Sea Shipping Co , Odessa, Ukraine,

б) прилагательные и существительные, обозначающие национальную и национальную принадлежность

Russian, French;

в) заглавия республик, штатов, городов, дорог, причалов, районов, строений, отелей, этажей, квартир, помещений’

Universal Shipping Agencies, Inc.,

10202 East Freeway, Suite 210,

Houston, Texas 77029,

США,

г) все слова, обозначающие занимаемые должности

Master, Captain, Chief Mate, President,

д) дней недели и названия месяцев, а также сокращенные:

March, Monday, Tu , Sa;

e) заглавия грузов, товаров, торговых марок и некоторых грузовых документов

Wheat, Coal, Bill of Lading, Cargo Plan,

ж) сокращения Mr , Mrs , Messrs., и слова вступительных обращений Dear Sirs, Gentlemen

Dear Madam и т п ;

з) первое слово в последнем приветствии.

Yours faithfully, Yours truly.

8. Последнее приветствие.

Простое последнее приветствие делового письма

официальноe

С уважением — Yours faithfully/Faithfully yours.

менее официальноe

Преданный Вам Yours truly/Yours very truly/Truly yours

неофициальноe

Честно Ваш — Yours sincerely/Yours very sincerely

Американские варианты последнего приветствия

строго официальноe

С уважением — Respectfully/Yours respectful ly,

Respectful Iy yours/Very respectfully.

официальное

Преданный Вам — Yours truly/Yours very truly, Very truly yours.

менеe официальное

Честно Ваш — Sincerely/Very Sincerely, Yours Sincerely/Sincerely yours

неофициальное

Честно Ваш — Cordially/Yours Cordially/ Cordial Iy yours

Очень честно Ваш — Most sincerely,

Время от времени последнему приветствию смогут предшествовать обороты

Мы остаемся — I am, We are, We remain

К примеру: Thanking you for assistance, we remain

Yours truly.

Особенно это характерно последнему предложений, начинающемуся с причастия К примеру В ожидании Ваших указаний, мы остаемся -Awaiting your instructions, we are

Yours faithfully,

По окончании последних приветствий постоянно ставится запятая, отделяющая приветствие от подписи

9 фамилия и Подпись с указанием должности лица, подписавшего письмо, помещаются под последним приветствием

Время от времени вместо фамилии с указанием должности по окончании последнего приветствия пишется

За и от имени/за и по поручению — For and on behalf of

По доверенности — per pro (p p )

Подписано — signed (sgn )

К примеру.

Yours faithful ly,

For and on behalf of

Black Sea не Co

sgn

10 Указание на копии и приложения делается ниже подписи, в нижнем левом углу письма пишется слово Enclosure — приложение либо Enclosures -приложения, чаще пишется сокращенно — End либо Ends В случае если имеются два приложения и более, то указывается их число

3 Enclosures либо 3 End — 3 приложения.

В указании на приложение рекомендуется перечислять прилагаемые материалы, в особенности в то время, когда это ответственные либо полезные документы В заглавиях документов и материалов все слова, не считая предлогов, пишутся с прописной буквы, артикли в большинстве случаев опускаются.

К примеру

3 Ends

Notice of Readiness

Statement of Facts

Cargo Plan

В случае если делается указание на копии, отправляемые в другие адреса, оно помещается под указанием на приложение либо вместо него. пишется Carbon Copy — сокращенно — С С К примеру

2 Ends

Notice of Readiness

Statement of Facts

С. С — Black Sea Shipping Co , Odessa —

Morflot, London

1.4. ОФОРМЛЕНИЕ КОНВЕРТА

В верхней части конверта над адресом печатаются слова показывающие метод отправки заказное — Registered, авиа — Air-Mail со срочной доставкой — Express Delivery либо курьерской почтой — DHL mail, до востребования — То Be Called For либо Poste Restante

Адрес на конверте пишется в такой последовательности

наименование Компании либо организации или фамилия и имя адресата

номер помещения (room) либо номер блока (анфилады) помещений (suite),

номер дома и наименование либо номер улицы

город

штат (провинция) и номер почтового района (отделения)

В случае если письмо идет за границу, ниже указывается страна назначения

Обратный адрес пишется в нижней части лицевой стороны конверта

В случае если отправитель письма хочет дабы оно было прочтено определенным лицом, в левом нижнем углу пишется Attention Mr

Деловое письмо на британском


Также читать:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: