Гриф утверждения документа

24. Документ утверждается должностным лицом (чиновниками), к полномочиям которых в собственности ответ вопросов, приведенных в таком документе, либо распорядительном документе учреждения. Нормативно-правовые акты (положения, инструкции, правила, порядки и др.) утверждаются распорядительным документом учреждения, что издал данный акт.

Утверждение некоторых видов документов осуществляется с проставлением грифа утверждаю (приложение 6). В случае если документ утверждается конкретным должностным лицом, гриф утверждаю складывается из слов УТВЕРЖДАЮ, наименования должности, подписи, инициалов (инициал имени) и фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения. К примеру:

УТВЕРЖДАЮ

глава горадминистрации г. Харцызска

_________ инициалы (инициал имени) фамилия

дата

При в то время, когда документ утверждается распоряжением, ответом, распоряжением, гриф утверждаю складывается из слова УТВЕРЖДЕНО, заглавия вида документа, каким утверждается созданный документ, в именительном падеже с обозначением его номера и даты.

К примеру:

УТВЕРЖДЕНО

Распоряжение главы горадминистрации г. Харцызска

22 сентября 2014 N 234-р

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого страницы документа.

При утверждения документа несколькими чиновниками грифы утверждения размещаются на одном уровне.

Резолюция

25. Резолюция – это составленная должностным лицом надпись на документе, что вмещает сжатый текст принятого ним решения по исполнению документа.

Резолюция складывается из таких элементов: фамилия, инициалы (инициал имени) исполнитель (исполнители) в дательном падеже, текст поручения, срок исполнения, личная подпись начальника, дата.

В случае если поручение выдано нескольким чиновникам, главным исполнителем документа есть указное первым лицо, которому предоставляется право созывать вторых исполнителей и координировать их работу. Первым, в большинстве случаев, обозначается лицо, которое занимает наибольшую либо равную должность.

На документах со сроками исполнения, каковые не требуют дополнительных указаний, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция проставляется конкретно на документе ниже реквизита Адресат параллельно к главному тексту. В случае если места для резолюции не хватает, её возможно проставлять на свободном от текста месте в верхней части первого страницы документа с лицевого бока, но не на левом поле документа, которое будет подшиваться.

При, в то время, когда документ подлежит возврату, определяется детальный порядок исполнения документа либо уточняются исполнители, резолюция может оформляться на отдельных страницах либо особых бланках с обозначением даты документа и регистрационного индекса, которого она касается.

Заголовок к тексту документа

26. Заголовок к тексту документа обязан вмещать краткое изложение содержания документа и быть максимально сжатым. Заголовок формулируется работником, что формирует документ. Заголовок, количество которого превышает 150 знаков (5 рядков), разрешается продолжить к границе правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок обязан отвечать на вопросы О чем?, кого?, чего?.

К примеру: распоряжение (о чём?) о предоставлении отпуска; письмо (о чём?) об организации заседания; протокол (чего?) совещания аттестационной рабочей группе; должностное лицо (кого?) главного эксперта.

Без заголовка разрешается составлять краткие документы на бланках формату А5 (210 х 148 мм), к примеру сопроводительные страницы, весточки, телефонограммы.

Отметка о контроле

27. Отметка о контроле обозначает, что документ взят на контроль для обеспечения его исполнения в установленный срок.

Отметка о контроле делается методом проставления литеры К либо слова Контроль (от руки либо с применением штампа) на левом поле первой страницы документа на уровне заголовка к тексту.

При необходимости возврата документа учреждению — автору либо физическому лицу отметки о взятии его на контроль проставляется на отдельном странице для резолюции.

Текст документа

28. Текст документа вмещает данные, для фиксации которой он был создан. Информация в тексте документа излагается сжато, грамотно, ясно и объективно. Документ не должен иметь повторов, и оборотов и слов, каковые не несут текстовой нагрузки. На протяжении составления документов употребляется рабочий стиль, для которого характерен нейтральный тон изложения, лишенный образности, индивидуальных авторских и эмоциональности линия.

Текст документа обязан касаться того вопроса, что сформулирован в заголовке к тексту.

Текст документа оформляется в виде целого связного текста, анкеты либо таблицы, либо путём объединения этих форм.

Сплошной, связной текст документа вмещает в себя грамматично и логично согласованную данные об управленческих действиях. Такая форма изложения текста документа употребляется на протяжении составления положений, порядков, правил, писем и распорядительных документов.

Целый связной текст, в большинстве случаев, складывается из двух частей. В первой (вступительной) части обозначается основание, обоснование либо цель составления документа, в второй (последней) части — выводы, предложения, решения, просьбы. В отдельных случаях документ может по окончании вступительной части вмещать мотивированную часть, в которой обосновывается позиция учреждения.

В тексте документа, подготовленного соответственно к документам вторых учреждений либо ранее изданных документов, обозначаются их реквизиты в таковой последовательности: наименование вида документа, наименование учреждения — автора документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Тексты сложных и громадных по количеству документов (положения, правила, инструкции, обзоры, отчеты и др.) дробят на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой, а подпункты — арабскими цифрами в скобках.

В отдельных случаях разделы смогут делиться на главы, и нумероваться римскими цифрами.

29. Форма анкеты употребляется при изложения в цифровом либо словесном виде информации об одном объекте с определенным количеством обозначений. Постоянной информацией в анкете имеется обобщенные наименования показателей, по которым проводится описание объекта, а изменяющейся — конкретные характеристики.

30. Табличная форма документа употребляется при изложения в цифровом либо текстовом виде информации о количестве объектов по последовательности показателей. Заголовки граф таблицы пишутся с громадной буквы, подзаголовки — с маленькой буквы, если они составляют одно целое с заголовком, и с большой – в случае если подзаголовок имеет независимое значение. Точки в конце подзаголовков и заголовков граф не ставятся. подзаголовки и Заголовки граф и рядков таблицы должны быть изложены существительными в именительном падеже. В подзаголовках и заголовках рядков и граф таблицы употребляются лишь общепринятые сокращения и условные обозначения. Графы таблицы, каковые размещаются на нескольких страницах, нумеруются. На другой и последующих страницах таблицы обозначаются номера граф, а также в верхнем правом углу — слова Продолжение приложения.

Правила внутреннего трудового распорядка — Елена А. Пономарева


Также читать:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: