Ii. должностные обязанности.

I. Неспециализированные положения.

1.Офис-менеджер относится к категории экспертов.

2. Требования к квалификации: на пост офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профобразование, особую подготовку по направлению «Офис-менеджер» опыт административной работы и стаж работы по профессии не меньше года.

3. Офис-менеджер назначается на пост и освобождается от нее директором организации.

4. Офис-менеджер обязан знать:

— распоряжения, распоряжения, распоряжения, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся вопросов управления персоналом;

— базы организации, расстановки и подбора персонала в офисе;

— правила построения организационной структуры офиса;

— базы психологии и этику взаимоотношений в группы сотрудников;

— порядок ведения рабочий документации;

— порядок заключения контрактов;

— правила пользования оргтехникой;

— базы экономики, управления и организации труда;

— базы работы с электронной почтой, факсовой программой, MS WORD, MS EXEL, базы работы с совокупностью «1С:Предприятие»;

— закупочные и отпускные цены на товары работодателя, список, характеристики и назначение товаров работодателя, список, характеристики и цены на оказываемые работодателем услуги;

— все бизнес-процессы, проходящие в организации.

законодательство о охране и труде труда РФ;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— нормы и правила охраны труда, техники безопасности, противопожарной защиты и производственной санитарии.

5. В собственной работе офис-менеджер руководствуется:

— действующим законодательством;

— внутренними нормативными актами работодателя;

трудовым соглашением и настоящей должностной инструкцией.

6. офис-менеджер подчиняется конкретно директору организации.

7. На время отсутствия офис-менеджера (отпуск, командировка и пр.) его обязанности делает лицо, назначенное в соответствии с правилами. Данное лицо получает соответствующие права и обязанности, по которым несет ответственность.

8.___________________________________________________________________

II. Должностные обязанности.

Офис-менеджер:

1. Подготавливает и организацию работы офиса:

— организует диагностику офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, контролирует санитарные условия работы в помещениях офиса, контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности на протяжении работы организации;

— снабжает офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными сокровищами, нужными для работы офиса, снабжает хранение, распределение между работниками и рациональное применение перечисленных сокровищ;

— снабжает порядок и чистоту в офисе организации.

2. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности начальника организации:

— принимает поступающую на рассмотрение начальника корреспонденцию, сообщает ее в соответствии с принятым ответом в структурные подразделения либо конкретным исполнителям для применения в ходе работы или подготовки ответов,

— принимает личные заявления и документы на подпись начальника организации,

— подготавливает материалы и документы, нужные для работы начальника,

— снабжает рабочее место начальника нужными средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, формирует условия, содействующие его действенной работе,

— смотрит за представлением и своевременным рассмотрением конкретными исполнителями и структурными подразделениями документов, поступивших на выполнение, контролирует правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых начальнику на подпись, снабжает качественное их редактирование,

— организует проведение телефонных переговоров начальника, записывает в его отсутствие взятую данные и доводит до его сведения ее содержание, сообщает и принимает данные по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), и телефонограммы, вовремя доводит до его сведения данные, взятую по каналам связи,

— по поручению начальника образовывает письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем,

— оформляет распоряжения директора и доводит их до сведения работников,

— делает работу по подготовке совещаний и заседаний, проводимых начальником (сбор нужных материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы совещаний и заседаний,

— осуществляет контроль за выполнением работниками организации изданных распоряжений и приказов, и за соблюдением поручений выполнения руководителя и сроков указаний организации, взятых на контроль,

— снабжает выполнение работниками указаний управления организации,

— печатает по указанию начальника служебные материалы, нужные для его работы либо вводит текущую данные в банк данных.

3. Ведет делопроизводство.

4. Ведет учёт и регистрацию исходящей и входящей документации.

5. Осуществляет не меньше 2 ежедневно получение и рассылку электронной почты. Осуществляет контроль доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи.

6. Организует прием визитёров, содействует оперативности предложений работников и рассмотрения просьб.

7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, снабжает сохранность документации организации, а также отчетов работников, и в срок сдает документацию в архив.

8. Снабжает контроль за сохранностью материальных сокровищ.

9. Консультирует визитёров по вопросам, касающимся услуг. Принимает меры по ликвидации и предотвращению конфликтных обстановок.

10. Информирует управление об имеющихся недочётах в обслуживании визитёров, принимаемых мерах по их ликвидации.

11. Оформляет заказы, соглашения поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, снабжает отправку заказов по email.

12. Ведет учет поступающих и реализуемых товаров, сделанных одолжений.

13. Ведет учет складских запасов товаров и контроль за их минимальным остатком на складе.

14. Координирует подготовки работы и завершение офиса к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.

15. Делает отдельные служебные поручения заместителя и директора директора организации.

III.Права.

Офис-менеджер в праве:

1. Знакомиться с новыми положениями, принятыми управлением, касающимися его работы.

2. Вносить предложения, касающиеся улучшения производственного процесса.

3. Запрашивать от структурных самостоятельных специалистов и подразделений организации нужную информацию, нужную для выполнения должностных обязанностей.

4. Потребовать от управления организации надлежащих соблюдения положений и условий работы, предусмотренных ТК РФ.

IV.Ответственность.

Офис-менеджер несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее выполнение либо неисполнение собственных должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, установленных трудовым законодательством РФ.

2. За правонарушения, идеальные в ходе собственной деятельности, в пределах, установленных действующим административным, гражданским законодательством и уголовным РФ.

3. За причинение материального ущерба организации в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

4. За применение средств и имущества предприятия в интересах, противоположных заинтересованностям соучредителей.

5. _____________________________________________________________.

С инструкцией ознакомлен(а)
(подпись) (расшифровка подписи)
(дата ознакомления)

Семинар: \


Также читать:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: