Исд. документы коллегиальных органов. требования к оформлению акта и протокола.

У нас сотня тысяч коллегиальных органов, исходя из этого особенное внимание придаётся документальному обслуживанию их деятельности. Главной формой деятельности коллегиального органа есть совещание. При подготовке и проведении совещания создаётся последовательность промежуточных документов (протокольные) – замысел работы, повестка дня, сам протокол и проекты решений.

Замысел работы – составленный по определённой форме документ, которым планируется своевременная работа организации, повторяющаяся иногда либо выполненная в разовом порядке в определённый отрезок времени. Замысел работы подписывают исполнители, утверждает начальник. Реквизиты – 08, 10, 12, 11, 18, 20 (неизменно таблица), 22, 16, 24.

При составлении замысла особенное внимание нужно обращать на формулировку вопроса в повелительной форме.

Акт— документ, составляемый группой людей, подтверждающий установленные ими факты либо события.

Виды:

— ликвидации (учреждения, предприятия, организации).

— сдачи-приёмки (работ, материальных сокровищ, документов, дел, законченных объектов и др.).

— обследования (состояния техники безопасности, условий труда, результатов деятельности).

— опробований (образцов, совокупностей, разработок, новых изделий, оборудования).

— дегустации.

— ревизий.

— уничтожения дел, сломанных товаров.

— списания.

— описи.

— расследования несчастных случаев, аварий и т.д.

Оформляются на бланке организации.

Главные реквизиты: 08 (вкл. наименование структурного подразделения), 10, 11, 12, 14, 15, 20, 25.

Текст складывается из трёх частей:

1. введение (указывается документ, послуживший обстоятельством проверки, его номер и дата — основание для издания акта, потом — перечень фамилий лиц, составивших акт (сначало глава рабочей группы, члены рабочей группы, присутствующие (в алфавитном порядке), с указанием должности) от левого края.

К примеру:

Составлен рабочей группой:

Глава — зам. директора В.Т. Трофимов

Члены рабочей группы — гл. инженер В.З.Зиновьев

ст. мастер Н.Б.Кривошеев

механик А.Т.Морозов

2. констатирующая (начинается с абзаца, включает сроки проведения работы рабочей группы, сущность установленных фактов, способы, которыми велась проверка)

3. выводы, предложения, заключения рабочей группы (печатается с абзаца).

В конце указываются информацию о количестве экз. акта и месте их нахождения либо адресатах, которым он направлен.

К примеру:

Составлен в 3-х экз.:

1-й экз. — директору предприятия

2-й экз. — в бухгалтерию

3-й экз. — в дело №12/05

Акт подписывается всеми участниками рабочей группы. Автографы находятся в той последовательности, в которой эти лица указаны в составе рабочей группы в вводной части, но без указания должности.

К примеру:

Глава ________ ИОФ

Члены рабочей группы ________ ИОФ

________ ИОФ

Протокол— документ, фиксирующий принятия обсуждения решений и ход вопросов на собраниях, заседаниях, конференциях.

Ведётся секретарём, что стенографирует, записывает на магнитофон либо конспектирует все выступления на совещании (за искл. текстов главных докладов — готовятся заблаговременно и после заседания передаются секретарю). Составляется черновик, что в 5-ти дневный срок приводится в соответствие и оформляется.

Дата — дата совещания; в случае если пара дней, то включают окончания и дату начала.

К примеру:

21-24.01.2005

Номер — порядковый номер совещания (в пределах год либо срока полномочий коллегиального органа).

Заголовок к тексту — наименование вида коллегиальной деятельности (собрание, совещание, заседание и т.д.) и заглавия органа в Род. п.

К примеру:

Совещания совета

Собрания акционеров

Текст включает в себя:

1. вводную часть, в которую входят:

1.1. сведения о секретарь и председатель совещания — их фамилии и инициалы.

К примеру:

Глава — В.И.Харченко

Секретарь — С.Б.Филимонов

1.2. сведения о присутствующих — с новой строчка по окончании слова «Находились:» перечисляются ФИО постоянных участников коллегиального органа (в алфавитном порядке), и ФИО приглашённых на совещание. В случае если их количество больше 10, то указывается общее число.

1.3. Повестка дня (краткое содержание документа, которое содержит оптимальное количество вопросов и устанавливает последовательность их рассмотрения, и фамилии главных выступающих по каждому вопросу.

К примеру:

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О возможностях развития завода. Доклад директора В.Р.Асакова.

2. Об итогах соцопроса рабочих. Доклад главы социологической работы Л.Д.Булановой.

2. главная часть (столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня; любой раздел складывается из трёх частей, каковые начинаются словами (прописными буквами): «СЛУШАЛИ:», «ВЫСТУПАЛИ:”, “РЕШИЛИ:» (ПОСТАНОВИЛИ).

К примеру:

1. СЛУШАЛИ:

З.Е.Константинова — …(запись выступления от третьего лица ед. ч.)

….- …

2. ВЫСТУПИЛИ:

…- … (запись выступления от третьего лица ед. ч.)

… — …

3. РЕШИЛИ:

3.1. Особым кафедрам совершить совместное совещание, посвящённое …до 00.00.0000.

3.2. Доценту И.И.Иванову организовать на кафедре выставку… к 00.00.0000

Подписывает глава и секретарь собрания.

Смогут утверждаться.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6

Тема «ИСД. Протокол»

ЗАДАНИЕ:

Составьте протокол для следующей обстановки. В органах МВД России произошло обсуждение отмены льгот для армейских, пожарных и полицейских. На совещании выступили с докладами генерал А.В.Кузнецов, полковник М.О.Ольшанский, майор К.Д.Непара. Всего находилось 174 человека. Главой совещания был полковник Р.Н.Серебряков. Секретарь – Вы.

Все недостающие нужные для оформления протокола эти, не обозначенные в задании, включаются самостоятельно произвольно каждым студентом на протяжении оформления и составления конкретного протокола.

Для исполнения задания нужно применять следующие реквизиты: 03,08,10, 11, 12, 14, 18, 20, 22.

Кадровая документация. Роль работы кадров. Совокупность кадровой документации.

Ответственной функцией кадровой работы есть документирование трудовых правоотношений. В каждой организации имеется такая работа (в лице одного человека либо группы лиц). Глава ОК должен иметь стаж работы и высшее образование не меньше 5 лет. Эта работа имеет положение о работе, задачами которой являются:

— обеспечение обеспечения и подбора кадров;

— формирование банка информации о количественном и качественном составе кадров;

— организация мероприятий о подготовке и увеличении квалификации кадров;

— организация проведения аттестации работников;

организация работы увеличения квалификации работников;

— обеспечение подготовки документов для социальных льгот и назначения пенсии.

В состав кадровой документации входят:

— первичные индивидуальные документы (резюме, автобиография, черта);

— распорядительные документы;

— первичные учётные (унифицированные) документы;

— документы по социальному обеспечению.

Трудовые правоотношения работодателя (организации, хозяина предприятия) и работника в РФ регулируются Трудовым кодексом РФ. Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения подлежат документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, именуют документацией личному составу.

Документацию по личному составу (персоналу, кадрам) возможно классифицировать на четыре группы:

— документация, которая связана с комплектованием персонала организации;

— документация, которая связана с процессом продвижения персонала по работе;

— документация, которая связана с исполнением работником требований трудовой дисциплины;

— документация, которая связана с прекращением трудовых взаимоотношений работников с организацией, с увольнением.

Приём на постоянную работу нового сотрудника при наличии свободной должности, предусмотренной штатным расписанием, сопровождается оформлением документов, указанных на схеме:

Резюмев настоящее время, наровне с объявлениями в средствах массовой информации, предложениями кадровых агенств, есть самоё оперативным и экономичным методом обнаружения претендентов, желающих поступить на работу в организацию на свободную должность.

Резюме — сжатая краткая информация о себе, составленная лично претендентом на свободное место. В какой-то мере это самореклама, разрешающая управлению организации предварительно ознакомиться с соискателями для того, чтобы при ярком контакте остановиться на одном из них.

Хорошее резюме есть одним из самых действенных средств поиска работы.

По содержанию резюме может выглядеть следующим образом:

— персональные эти;

— цель трудоустройства (какую как раз работу либо должность желал бы взять претендент);

— образование (перечисление в обратной хронологической последовательности, начиная с последнего места учёбы);

— стаж работы (краткое описание характера работы с указанием занимаемых дат и должностей);

— дополнительная информация (зарубежные языки, конкретные навыки, имеющие отношение к профессии, работа в публичных организациях и т.д.);

— советы (с телефонами и фамилиями).

Согласие на приём нового работника дает будущий начальник. Собственный согласие он высказывает визированием письменного заявления претендента. Заявление высказывает просьбу о приёме на работу лица учреждению, которое есть личным документом и оформляется рукописно. В заявлении должны быть указаны наименование организации, фамилия начальника организации, должность, о которой требует заявитель, условия приёма и структурное подразделение. дата и Оклад приема на работу будут указаны в визах либо резолюции начальника. Заявление подписывается и датируется. На заявлении о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность.

При приеме на работу не считая письменного заявления администрация обязана настойчиво попросить от поступающего предъявления следующих документов:

— трудовой книжки, а вдруг данное лицо поступает на работу в первый раз — справки о последнем занятии, выданной по месту жительства;

— паспорта;

— военного билета (для военнообязанных).

При оформлении на работу, требующую особых знаний, нужно предъявление диплома либо иного документа взятом профессиональной подготовке и образовании. При поступлении на работу лиц от 14 до 15 лет от них требуется предъявление свидетельства о рождении.

В случае если гражданин РФ принимается на госслужбу в федеральные органы, он обязан представить сведения о собственном имущественном положении, и ряд других документов (автобиографию, служебную чёрта с последнего места работы, справку о состоянии здоровья).

Неспециализированный порядок приема на работу предусматривает ознакомление поступающего работника с правилами внутреннего распорядка, коллективным контрактом, правилами охраны труда, и вторыми нужными его обязанностями и сведениями. Проводится инструктаж по технике безопасности, гигиене труда, противопожарной охране.

В связи с тем, что в соответствии с ТК РФ среди документов, нужных при поступлении на работу, не значится анкета, работодатель не вправе потребовать ее заполнения. Но, в случае если поступающий не возражает против того, дабы сказать дополнительные сведения о себе, работа управления персоналом от этого лишь победит.

Действующее законодательство предусматривает в отдельных случаях предоставление дополнительных документов при приеме на работу. К примеру, при проведении конкурса на замещение свободных должностей в вузах от конкурсантов требуется письменная служебная черта с последнего места работы, при приёме на работу калек должна быть представлена трудовая черта МСЭК. В некоторых случаях законодательство предоставляет администрации право потребовать от принимаемых на работу предоставления сведений о противоэпидемических иммунизациях, и о нахождении на учете наркологических и психоневрологических диспансерах.

Сейчас кое-какие организации выполняют тестирование либо другие

мероприятия с целью уточнения пригодности принимаемого работника к должности. Потому, что такие требования при приеме на работу не предусмотрены действующим законодательством, возможно советовать, при затруднительности определения деловых качеств работника, принимать претендента на пост с испытательным сроком.

Анкетасоставляется собственноручно при оформлении на работу. Все записи в анкете должны быть обоснованы документально. Эти проверяются инспектором отдела персонала, заверяются его печатью и подписью.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу заполняется на базе предъявленных документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета и др.) по унифицированной форме №Т-1, в случае если оформление производится лично, либо по форме №Т-1а при одновременного оформления нескольких работников.

Указанные формы используются для учета лиц, принимаемых на работу по трудовому контракту (договору). Составляются инспектором отдела персонала либо вторым лицом, важным за прием на работу.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, в случае если работнику устанавливается опробование при приеме на работу, и условия приема на характер и работу грядущей работы (по совместительству, в порядке перевода из второй организации, для замещения временно отсутствующего работника, для исполнения определенной работы и др.).

Подписанный начальником организации либо уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику под расписку. На основании приказа, в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу заполняется личная карточка (форма № Т-2 либо Т-2 ГС), а в бухгалтерии раскрывается лицевой счет на каждого работника.

Срок хранения распоряжений по личному составу, не считая распоряжений о командировании сотрудников и предоставлении отпусков (они сохраняются 3 года).

Заключение трудового контракта (договора) осуществляется в соответствии с ТК РФ. Трудовой соглашение (договор) — это соглашение между работодателем предприятием и (работником, учреждением, организацией, отдельным гражданином), по которому работник обязуется делать работу по определенной профессии, квалификации либо должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель обязуется выплачивать зарплату и снабжать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, соглашением сторон и коллективным договором.

Трудовой контракт (договор) должен иметь следующие реквизиты: наименование документа, дату, индекс, место составления, текст, подписи, печать. Контракт (договор) составляется в двух экземплярах, подписывается сторонами и скрепляется печатью. Один экземпляр остается у работодателя в организации, второй вручается работнику.

ТД нужно в обязательном порядке регистрировать, для чего в работе кадров заводится издание регистрации.

ТД входит в состав кадровой документации, исходя из этого ответственность возлагается на работников работы кадров. Каждое перемещение работника находит отражение в виде аккуратной записи в личной карточке №Т-2, которая заводится в одном экз., оформляется на четырех форматах А4, хранится в сейфе, в картотеке, в алфавитном порядке 75 лет. В каждой организации она заводится на каждого работника (на главного и на помощника). Закрывается карточка при увольнении.

Личная карточка по форме №Т-2 заполняется на всех работников, не считая национальных служащих. При приеме на госслужбу на работника заполняется личная карточка по форме №Т-2 ГС, для научных и научно-педагогических работников заполняется учетная карточка по форме № Т-4. Она нужна для учёта движения и анализа состава кадров. Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, армейский билет, документы об образовании и др.). Все последующие трансформации в анкетно-биографических и учетных данных работника должны вовремя отражаться в личной карточке.

После этого на всех сотрудников компании, за исключением принятых на временную работу, лиц и рабочих младшего персонала (на них ведется лишь личная карточка по форме № Т-2) оформляется личное дело.

Личное дело — это совокупность документов, содержащих самые полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Индивидуальные дела ведутся, в большинстве случаев, на начальников организации, и ее структурных подразделений, экспертов, материально важных лиц и некоторых вторых работников. Порядок работы с личными делами не регламентирован неспециализированными нормативами, в связи с чем предприятия по-различному решают вопросы их ведения и формирования. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а потом — все главные документы, появляющиеся во время трудовой деятельности работника на предприятии.

На документы личного дела составляется внутренняя опись. Индивидуальные дела учитываются в издании учета личных дел, что есть главным учетным документом. В отделе кадров сохраняются индивидуальные дела лишь трудящихся сотрудников. Индивидуальные дела выгнанных с работы работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет. Оно хранится в сейфе, выдается во временное пользование только ограниченному числу лиц. дополнения и Изменения в индивидуальные дела вносятся инспектором отдела персонала, важным за ведение и хранение.

Индивидуальные дела смогут содержать следующие документы:

— прошение о приеме на работу;

— приказ (распоряжение) о приеме на работу;

— анкету;

— автобиографию;

— резюме;

— копии документов об образовании;

— копию документа об утверждении в должности (в отдельных случаях);

— характеристики либо рекомендательные письма;

— трудовой соглашение (договор);

— аттестационные страницы;

— перечень научных изобретений и трудов;

— распоряжения (распоряжения) о перемещении работника;

— справки разнообразные о данном работнике;

— распоряжения (распоряжения) о прекращении действия трудового соглашения (договора).

Так, прием на работу в большинстве случаев сопровождается созданием следующих ответственных документов: заявления от работника; при необходимости — анкеты; трудового соглашения; приказа о приеме на работу; личной карточки (форма № Т-2), и в случае если это нужно, личного дела (по окончании издания приказа о приеме на работу).

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №7

Тема «Кадровая документация»

Цель: обучиться оформлять главные кадровые документы.

Знать: состав несложных личных документов, состав унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда, организацию документооборота в кадровой работе.

Мочь: составлять несложные индивидуальные документы, оформлять унифицированные формы и трудовую книжку по труду.

ЗАДАНИЕ: Скомплектовать личное дело сотрудника конкретного предприятия.

Для исполнения задания нужно выполнить следующее:

Задание №1: Заполните штатное расписание по унифицированной форме №Т-3 (2 структурных подразделения, 2 должности в каждом).

Задание №2: Составьте резюме для поступления на работу в конкретную компанию на конкретную должность (применяя эти из штатного расписания).

Задание №3: Составьте прошение о приёме на работу.

Задание №4: Оформите приказ (распоряжение) о приёме на работу по унифицированной форме

№Т-1.

Задание №5: Оформите личную карточку по унифицированной форме №Т-2.

Всецело оформленная практическая работа представляет собой оформленный пакет документов — личное дело, включающий в себя следующие документы:

1.Резюме

2.Прошение о приёме на работу

3.Приказ о приёме на работу

4.Личная карточка

Роза Хутор | Коллегиальный НГ 2016


Также читать:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: