Исд. современное деловое письмо в условиях унификации.

Требования к оформлению служебного письма.

Деловое письмо — обобщённое наименование разных по содержанию документов, каковые являются средством общения между учреждениями, частными учреждениями и лицами.

Письмо — самый популярный метод обмена информацией, которое образовывает солидную часть входящий и исходящих документов любого учреждения.

Письма – корреспонденция.

Классификация:

по тематическому показателю:

— деловые (служебные) — письма, оформляющие организационные, экономические, правовые, денежные и др. виды деятельности организации (письма, которые содержат просьбу, приглашение, напоминание, подтверждение, отказ, гарантийное письмо, сопроводительное письмо, информационное письмо, рекламное письмо).

— коммерческие — составляемые при выполнении и заключении контрактов, при ответе продажи и вопросов покупки, сбыта и снабжения (запросы, предложения (оферта), рекламации (претензии) и т.д.).

на базе функционального критерия:

— требующие ответа (просьбы, требование, запрос, представление).

— не требующие ответа (предупреждение, напоминание, приглашение, подтверждение, отказ, извещение, сопроводительное письмо, гарантийное письмо, информационное письмо, рекламное письмо).

— инициативное письмо.

— ответное.

по принципу адресности:

— простые.

— циркулярные (направляются из одного источника в пара адресов (подчинённых организаций).

по назначению и содержанию:

— инструкционные – указание либо разъяснение.

— гарантийные – по исполнению каких-либо обязательств оплаты либо сроков; оформляется с реквизитами 10 и 25, подписью директора и гл. бухгалтера.

— информационные – нужная информация, просьба либо предложение.

— рекламационные – письма- претензии по качеству.

— запросы – просьба о представлении информации.

— приглашение.

— повестки и извещения.

— письма-заказы либо заявки.

— сопроводительные письма – дополняют пояснения.

по характеру выполнения:

— исходящие – отправляемые.

— входящие – поступающие.

по структуре текста письма:

— простые – малообъёмный документ по одному вопросу.

— сложные – многоаспектные документы по нескольким вопросам.

Рабочий этикет.

Для составления письма требуются знания многих терминов словаря рабочий переписки, потому, что хорошие взаимоотношения с партнёрами складываются с соблюдением этикета переписки, что обязан строго соблюдаться.

Рабочий этикет – это порядок, установленный в деловом общении. Этикет в письме – это:

— форма изложения текста:

— формулы обращения (в начале письма указываются ИО начальника; в случае если в первый раз, то возможно опустить)

— в конце письма должны быть заключены формулы вежливости.

— в тексте присутствуют местоимения — «мы» либо «вы»; «я» либо «он» – исключены.

— своевременность дачи ответа – установлен срок 3-5 дней; в случае если нереально сходу дать полный ответ, то о сроке дачи ответа сообщается адресату.

— текст письма составляется в спокойной манере, без резких, неестественных и слащавых выражений.

— письма должны быть аккуратны — без грамматических ошибок и помарок по русскому языку.

Правила оформления.

При подготовке писем учитываются следующие стадии:

1. Изучение существа вопроса.

2. Сбор нужных сведений.

3. Составление проекта письма (черновик).

4. Согласование при необходимости.

5. Подписание.

Проекты писем готовятся важными лицами по поручению начальника. Оформляются лишь на

бланках формата А4 и А5. Письма оформляются на бланках для писем в 2-х экз., один из которых по окончании регистрации в издании исходящих документов отправляется адресату, а др. (копия) хранится в деле. В адресате смогут указываться не более 4 адресов.

Письмо должно быть несложным и не быть больше одной машинописной страницы.

Главные реквизиты: 08, 09, 12, 11, 13, 15, 18, 20, 21 (если они имеются), 22, 27.

Наименование вида документа в письме не указывается (искл. — гарантийное письмо).

Структура служебного письма:

1.начинается с обращения

К примеру: Глубокоуважаемый господин (госпожа), господа! Глубокоуважаемые сотрудники!

Сокращения господин, г-жа не рекомендуется применять!!!!

2.в первой части излагаются события и факты, решения вышестоящего учреждения и др. факторы, послужившие основанием для составления настоящего документа.

К примеру: ввиду срочности заказа…

в подтверждении отечественной договорённости…

в порядке оказания техпомощи…

в связи с проведением совместных работ…

в связи с указанием министерства…

в связи с появившейся необходимостью…

в ответ на Вашу просьбу…

3.во второй части находятся выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения.

4.в конце текста, перед подписью, нужно написать: С уважением…, С надеждой на плодотворное сотрудничество… и т.п.

ЗАДАНИЕ:

Составить письмо-ответ на приглашение о семинаре в ОАО «Росинтер», на основании резолюции, оформленной ранее на письме-приглашении от ОАО «Росинтера».

Для исполнения задания нужно применять следующие реквизиты: 03, 08, 09, 11, 12, 13, 15, 18, 20, 22, 27, 30.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №4

Тема: «ИСД. Письмо»

ЗАДАНИЕ:

Русский компания «Менты и К» приглашена японской компанией «Якудза» и американской компанией The Best Cops на амуниции и ознакомительную выставку оружия для милицейских.

По окончании визита выставки, русский компания послала письмо американской компании прося выслать партию титановых наручников. Американская компания послала наручники, но русский компания осталась обижена, потому, что вместо титановых американцы поставили алюминиевые наручники.

Составьте письмо-претензию от русского компании.

Все недостающие нужные для оформления письма эти, не обозначенные в задании, включаются самостоятельно произвольно каждым студентом на протяжении оформления и составления конкретного письма.

Для исполнения задания нужно применять следующие реквизиты: 08, 09, 11, 12, 14, 15, 18, 20, 22, 24, 27, 28, 30.

Шаблоны деловых писем — Антон Краснобабцев


Также читать:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: