Контроль исполнения документов

Введение.

Неспециализированные понятия документооборота……………………………………………3

Регистрация документов………………………………………………………4

Контроль выполнения документов……………………………………………7

Систематизация документов…………………………………………………..9

Формирование дел……………………………………………………………13

Подготовка документов к архивному хранению…………….……………..16

Перечень применяемых ресурсов………………………………………………19

Неспециализированные понятия документооборота

Документооборот — это перемещение документов с момента их получения либо создания до завершения выполнения, отправки либо сдачи в дело. .

Документы, поступающие на предприятие проходят:

  • первичную обработку;
  • предварительное рассмотрение;
  • регистрацию;
  • рассмотрение управлением.

Затем входящие документы передаются конкретным исполнителям.

Работа документационного обеспечения управления (ДОУ), которая возможно представлена на предприятии как независимым структурным подразделением (канцелярия, неспециализированный отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь — референт) обязана принимать к обработке лишь верно оформленные документы, имеющие юридическую силу и отправленные в полном наборе ( при наличии приложений). В другом случае отправленные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются обстоятельства возврата.

Конверты от поступающих документов уничтожаются за исключением тех случаев, в то время, когда лишь по конверту возможно выяснить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой лично и в адрес публичных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником работы ДОУ с целью распределения поступивших документов на: ‘ направляемые на рассмотрение начальнику предприятия; направляемые конкретно в структурные подразделения либо конкретным исполнителям.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, направленные конкретно структурным подразделениям либо чиновникам. На рассмотрение управления передаются документы, направленные начальнику предприятия и документы, которые содержат данные по самые важным вопросам деятельности предприятия.

передача и Обработка документов исполнителям обязана осуществляться в сутки их поступления в работу ДОУ. В случае если документ обязан исполняться несколькими подразделениями либо чиновниками, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют их как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой работа ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником работы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в сутки регистрации.

Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

Работа ДОУ обязана систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются работой ДОУ и доводятся до сведения начальника предприятия для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Регистрация документов

Регистрация документов — фиксация факта создания либо поступления документа методом проставления на нем индекса с последующей записью нужных сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, дальнейшего использования и исполнения в справочных целях, (организационно- распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, денежные и т.д.). Регистрируются входящие, внутренние документы и исходящие.

Но, не все документы предприятия регистрирует работа ДОУ. Документы особых (функциональных) совокупностей документации (плановые. бухгалтерские, денежные и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В работе ДОУ на этих документах ставится лишь дата поступления. Список документов, не подлежащих регистрации в работе ДОУ, дан в приложении 47.

Регистрация документов должна быть лишь однократной. Поступающие документы регистрируются в сутки поступления, отправляемые и внутренние — в сутки подписания либо утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в второе он не должен регистрироваться повторно.

При регистрации документы делятся на пара групп, любая из которых регистрируется раздельно, к примеру: распоряжения по главной деятельности, распоряжения по личному составу, акты ревизий, протоколы совещаний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. В состав индекса документа входят:

порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов; индекс по номенклатуре дел.

К примеру: 218/08-17 , где

218 — порядковый регистрационный номер, 08-17 — номер дела в которое будет подшит документ либо его копия (для исходящих документов). В состав индекса смогут дополнительно входить номера (коды) из классификаторов обозревателей, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.

Для внутренних документов в большинстве случаев используется несложная порядковая нумерация, к примеру: приказ № 28, протокол №3, акт № 7.

В качестве регистрационных форм, в зависимости от количеств регистрируемых массивов документов, применяют регистрационные издания либо регистрационно-контрольные карточки (РКК). Издания эргономичны при относительно маленьком количестве регистрируемых документов, поскольку поиск информации по изданию достаточно продолжителен по времени. Помимо этого, по изданию нереально вести контроль за выполнением документов, нужно вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.

Этих недочётов лишены РКК, разрешающие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за выполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что разрешает создать пара справочных (по вопросам деятельности, по обозревателям и т.п.) и контрольную картотеки.

Установлен следующий необходимый состав реквизитов для регистрации документов:

  • создатель (обозреватель);
  • наименование документа;
  • дата документа;
  • индекс документа;
  • дата поступления документа (для входящих документов);
  • индекс поступления документа (для входящих документов;
  • заголовок документа либо его краткое содержание;
  • резолюция (исполнитель .содержание поручения, создатель, дата);
  • срок выполнения;
  • отметка об выполнении (краткая запись решения проблемы по существу, дата фактического выполнения и индекс документа — ответа);
  • номер дела.

При необходимости состав необходимых реквизитов возможно дополнен следующими:

  • исполнители;
  • расписка исполнителя в получении документа;
  • движение выполнения;
  • приложения и др.

Порядок размещения реквизитов на регистрационных формах определяется самим предприятием. Образцы регистрационных карточек и журналов даны в приложениях 48 и 49.

Регистрация документов — ответов обязана вестись на регистрационных формах инициативных документов. Документу — ответу присваивается независимый порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

Контроль выполнения документов

Контролю подлежит выполнение всех зарегистрированных документов. Контроль выполнения включает:

  • постановку документа на контроль;
  • диагностику своевременного доведения документа до исполнителя;
  • регулирование хода и предварительную проверку выполнения;
  • обобщение и учёт результатов контроля выполнения документов, информирование начальника.

Главная цель организации контроля выполнения- обеспечение своевременного и качественного выполнения документов. Контроль реализовывают начальники, работа ДОУ и важные исполнители. Работа ДОУ осуществляет контроль организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями либо сотрудниками.

Сроки выполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших — с даты поступления.

Типовые сроки выполнения документов устанавливаются актами высших органов власти и управления, и центральных функциональных и отраслевых органов управления.

Личные сроки устанавливаются начальником предприятия. Конечная дата выполнения указывается в тексте документа либо в резолюции начальника.

Изменение срока выполнения производится лишь по указанию начальника в такой последовательности: типовые сроки — принятием нового акта, личные — начальником, что их установил.

Документ считается выполненным и снимается с контроля по окончании выполнения заданий, поручений, вопросов, сообщения результатов лицам и заинтересованным организациям либо другого документированного подтверждения выполнения. Результаты выполнения отмечаются в письменном ответе либо на самом документе.

При организации контроля выполнения употребляются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.

Работой контроля осуществляются следующие операции: формирование картотеки контролируемых документов; направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель; выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, телефона и отчества исполнителя; напоминание подразделению — исполнителю о сроке выполнения; получение информации о результатах и ходе выполнения; запись результатов и хода выполнения в карточке контролируемого документа; регулярное информирование начальников о результатах и состоянии выполнения; сообщение о результатах и ходе выполнения документов на своевременных заседаниях, совещаниях коллегиальных органов; снятие документов с контроля по указанию начальников; формирование картотеки выполненных документов.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам выполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Проверка хода выполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в такой последовательности: заданий последующих лет — не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев этого года — не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца — каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.

Практическое задание 3. Контроль выполнения документов. mosedo


Также читать:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: