Общая структура документационного обеспечения управления

ТЕМА №1 ВВЕДЕНИЕ В ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Лекция №1 — Введение в документационное

Обеспечение управления

Вопросы:

1 Неспециализированная структура документационного обеспечения управления

2 Главные понятия документационного обеспечения управления

3 Организационное построение работы делопроизводства

4 Разделение функций между исполнителями и подразделениями делопроизводства

Неспециализированная структура документационного обеспечения управления

Управление любым предприятием — это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается ответ, ответ доводится до исполнителей, действия которых контролируются (рис. 1.1).

Рисунок 1.1 — Схема документационного обеспечения управления

Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, хранение и систематизацию, именуют делопроизводством.

Любой документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован и обработан. Обработка входящих документов обязана включать регистрацию в издании. По окончании рассмотрения начальником и регистрации документы передаются исполнителям. Документ находится у исполнителя до решения вопроса. По окончании выполнения документ обязан подшиваться к делу. Дело — это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу (папка либо картотека), в которой документы находятся в определенном порядке).

По окончании установленного срока дела передаются на хранение в архив.

Документооборот — это перемещение документов от момента их создания до момента завершения работы с ними.

Организация документооборота имеет большое количество неспециализированного с организацией механического конвейера. В свое время введение конвейерной сборки наровне с стандартизацией деталей и типизацией продукции стало причиной большому росту производительности труда, понижению цены процесса производства и начало массовое производство . Действительно, наряду с этим ритм, задаваемый конвейером, стал причиной повышению нервного напряжения и интенсивности труда работников.

Организация документооборота основана на тех же правилах, что и механический конвейер: перемещение документов должно иметь минимальные возвраты на прошлые ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, дабы избежать дублирования операций.

Схема документооборота продемонстрирована на рис. 1.2.

Рисунок 1.2 — Схема документооборота

Различают внешний и внутренний контуры документооборота.

Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, каковые поступают на предприятие извне. Это смогут быть распоряжения вышестоящих органов, распоряжения, распоряжения, письма от заказчиков и партнёров и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями и после этого поступают на выполнение.

Входящая документация — это документация, поступающая на предприятие от вторых организаций. Исходящие документы — это документы, каковые предприятие (организация) отправляет вторым фирмам. Исходящая документация — это документы, каковые несут в себе данные, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, распоряжения, весточки, телефонограммы и т.п.

В случае если документ создается в самой организации, то появляется внутренний контур прохождения документа (инициация — выполнение — согласование — утверждение — регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа довольно часто появляется его версионность (т.е. документ существует в различных предположениях). К примеру, на этапе согласования, в то время, когда появляются замечания от различных лиц. Ответственной задачей делопроизводства есть отслеживание, управление и накопление предположениями документов, и контроль за трансформацией документа.

Любой документ в ходе перемещения обязан проходить через три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Чтобы не было путаницы с документами любая операция обязана выполняться один раз.

Существует множество вариантов классификации документов (см. табл. 1.1).

Таблица 1.1 – Виды классификации документов

Принцип классификации Подклассы
По происхождению Служебные, индивидуальные
По срочности Срочные, несрочные
По гласности Тайные, сов. тайные, для служебного пользования, несекретные
По форме Типовые, личные
По срокам хранения Временного хранения, долгосрочного, постоянного
По характеру информационных связей Входящие, исходящие и внутренние
По типу носителей Бумажные, электронные

Особенно направляться выделить класс управленческих документов, к каким относятся:

  • организационные документы (устав предприятия, штатное расписание, должностные руководства сотрудников);
  • распорядительные (распоряжения, распоряжения, решения);
  • информационно-справочные (письма, факсы, докладные записки, телефонограммы);
  • документы по личному составу (трудовые книжки, договора с сотрудниками, индивидуальные дела сотрудников).

Главные понятия документационного обеспечения управления

Документ (от лат. documentum — подтверждение, свидетельство) –

понятие информационное, которое в отдельных случаях (при печати и наличии подписи) дополняется юридическим понятием.

Анализ последовательных определений термина «документ» разрешает выделить три главных формулировки:

«документ» — материальный объект,

«документ» — носитель информации,

«документ» — документированная информация.

С позиций ДОУ самые общим считается обозначение документа, как материального объекта с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи либо изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения (закон «Об необходимом экземпляре документа» от 29.12.94. № 77-ФЗ). Сейчас при определении понятия «документ» подчеркивается скорее не материальная, а информационная составляющая.

Так, в следствии эволюции понятие «документ» стало официально толковаться следующим образом: «Документ (документированная информация) -зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, разрешающими ее идентифицировать» (закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ Об информации, информационных разработках и о защите информации).

В современном обществе документы делают очень важные функции, такие как информационная, социальная, коммуникативная, правовая, управленческая, функция учета, функция исторического источника. В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию делают документы, созданные для целей управления и в ходе его реализации.

Управленческие документы отражают стадии, звенья, циклы управления и сами оказывают действие на сферу управления, выступая регулятором разных сторон деятельности организации либо учреждения.

С разработкой документов и с ДОУ в целом связано еще последовательность понятий (см. ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. определения и Термины»).

Формуляр документа –комплект реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Бланк документа –комплект реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Дело- совокупность документов (либо в редких случаях документ), организованных по какому-либо показателю (видам документов, вопросам, обозревателям и т.п.), помещенных в отдельную обложку.

Формирование дела –группирование выполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов в дела.

Номенклатура дел –систематизированный список наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в соответствии с правилами.

Делопроизводство, ДОУ– отрасль деятельности, снабжающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Под ДОУ понимается вся совокупность работ со служебными документами в учреждениях, организациях и на фирмах: составление, регистрация взятых другой корреспонденции и документов, контроль и организация выполнения, формирование номенклатуры дел и справочных фондов, экспертиза научной и практической сокровище, передача и хранение в архив, сохранности и обеспечение секретности служебной тайны.

Документооборот- перемещение документов в организации с момента создания либо получения до завершения выполнения, отправки либо передачи их на хранение.

В сферу ДОУ включаются:

• прием, регистрация исходящей и входящей корреспонденции, ее отправка;

• прием документов на подписание и рассмотрение администрацией;

• контроль за правильностью оформления документов;

• распределение рассмотренных администрацией документов между сотрудниками и структурными подразделениями для выполнения, ознакомление сотрудников с директивными актами администрации;

• исполнения стадий документов и учёт прохождения с обеспечением их сохранности;

• сдача дел в обеспечение и архив их архивного хранения.

Принято выделять пара видов (групп) документов, работа с которыми необходима для любого предприятия, в частности:

• директивные, информационно-инструктивные и информационно-методические материалы национальных управления и органов власти, а также федеральных и местных (указы, распоряжения, правовые акты, инструктивные и информационные письма, методические указания, требования к статистической отчетности и др.);

• организационно — распорядительная документация;

• документы, которые связаны с оформлением трудовых взаимоотношений (табель явки на работу, графики отпусков, трудовые книжки сотрудников, заявления, распоряжения о увольнении и приёме, и документы по оформлению отпусков, призов, поощрений, взысканий и пр.);

• деловая переписка;

• денежная документация.

Помимо этого, нужно подчернуть, что перечисленные группы документов смогут относиться к трем главным видам работ, делаемых учебным заведением: учебной, методической и научно-исследовательской.

Функции управления


Также читать:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: