Оформление распорядительных документов

Приказ по главной деятельности есть главным распорядительным документом.

Приказ – это нормативный документ, издаваемый начальником организации, действующим на базе единоначалия, для ответа главных и своевременных задач организации.

Распоряжения издают лишь при необходимости. Трансформации, дополнения к распоряжениям, отмену распоряжений создают лишь на основании новых распоряжений.

Реквизиты приказа по главной деятельности:

  • наименование организации;
  • наименование вида документа – ПРИКАЗ;
  • дата, которая будет заполнена от руки по окончании подписания приказа;
  • регистрационный номер, что заполняют по окончании подписания, номер есть порядковым В первую очередь год ;
  • место издания – оформляют в том случае, если оно неясно из наименования организации;
  • заголовок к тексту – отвечает на вопрос «О чем?»;
  • текст;
  • подпись;
  • гриф согласования – оформляют при необходимости, в большинстве случаев, при внешнем согласовании;
  • отметка о контроле;
  • отметка об направлении и исполнении документа его в дело.

Текст приказа складывается из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагают факты, раскрывают цели и причины, послужившие основанием для издания приказа. В случае если в базу издания приказа положен какой-то второй документ, необходимо указать наименование этого документа, его автора, дату, регистрационный номер, заголовок. Констатирующая часть текста может отсутствовать, в случае если обстоятельство издания приказа очевидна и не испытывает недостаток в разъяснении.

Распорядительная часть текста приказа начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишут прописными буквами от 0-й позиции табуляции, по окончании него ставят двоеточие. Предстоящий текст распорядительной части дробят на пункты. В тексте каждого пункта должен быть указан исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия либо структурное подразделение), предписываемое срок и действие выполнения (без потребления в тексте слова «срок»). В случае если одному исполнителю приписывают пара действий, то каждое из них выделяют в подпункт.

Последний пункт приказа имеет формулировку «Контроль за выполнением приказа возложить на (наименование должности, фамилия, инициалы либо наименование структурного подразделения)».

Подписывает приказ начальник организации, а в его отсутствие – его помощник либо ИО. В случае если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проекте приказа, отсутствует, приказ перепечатывают. Внесение дополнений и изменений в приказ по окончании подписания допускается лишь с разрешения подписавшего документ.

Может осуществляться внешнее согласование приказа с разными организациями, в случае если приказ затрагивает их интересы; органами национального контроля; коллегиальными и публичными организациями.

По окончании издания приказа нужно ознакомить сотрудников организации с его содержанием. Для этого возможно делать выписки и копии приказа из него. Подлинник приказа хранят в канцелярии.

Формуляр приказа по главной деятельности приведен в Приложении 3. Те реквизиты, каковые в настоящем документе, заполняют от руки, в этом и последующих формулярах выделены полужирным курсивом.

Выписка из приказа – это копия части документа. Реквизиты выписки из приказа:

  • наименование организации – перепечатывается из приказа;
  • наименование вида документа — ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;
  • дата – перепечатывается из приказа;
  • регистрационный номер – перепечатывается из приказа;
  • место составления – перепечатывается из приказа;
  • заголовок к тексту – перепечатывается из приказа;
  • текст – всецело перепечатывается констатирующая часть приказа, а из распорядительной части перепечатывают лишь тот пункт, для которого делают выписку;
  • подпись – без личной подписи;
  • отметка о заверении копии.

Формуляр выписки из приказа представлен в Приложении 4.

Распоряжение – правовой акт управления национального органа, имеет необходимую силу для организаций и граждан, которым оно направлено. Данный документ издают предприятия, организации, министерства, правительство, администрации городов, районов и т.д.

Распоряжения смогут быть вычислены на долгий срок действия либо быть краткосрочными, касаться стремительного ответа конкретного вопроса.

Реквизиты распоряжения подобны реквизитам приказа, распорядительная часть текста начинается со слова ОБЯЗЫВАЮ.

Указание– документ организационно-методического характера, издаваемый органами национального управления; министерствами; ведомствами; организациями по вопросам, связанным с процессом выполнения распоряжений, других документов и инструкций.

Реквизиты указания подобны реквизитам приказа. Распорядительная часть начинается со слова ОБЯЗЫВАЮ либо ПРЕДЛАГАЮ (в случае если в соответствии с законодательству исполнителя нельзя обязать выполнить действия, поскольку они не входят в его должностные обязанности).

Распоряжение– документ, что издают высшие органы власти, – комиссии и комитеты, образуемые при органах власти.

Реквизиты распоряжения подобны реквизитам приказа. Распорядительная часть текста начинается со слова ПОСТАНОВЛЯЕТ.

Подписывает распоряжение глава коллегиального органа и секретарь.

Ответ– распорядительный документ коллегиального органа управления. Документ издается министерствами, ведомствами, научными рекомендациями.

Реквизиты ответа подобны реквизитам приказа. В распорядительной части текста показывают наименование органа, принимающего ответ, после этого пишут слово РЕШИЛ (на новой строчке от 0-й позиции табуляции).

Ответ подписывают глава и секретарь коллегиального органа.

Приказ по личному составу. Распоряжениями по личному составу оформляют прием на работу, перемещение по работе, увольнение с работы, предоставление отпусков, командировки, поощрения, наказания работников и т.д.

Распоряжения по личному составу являются основанием для внесения записей в другие документы (трудовые книжки, индивидуальные карточки, денежные документы).

На данный момент создана унифицированная совокупность документации по труду, основанная на применении особых бланков для распоряжений по личному составу. При их отсутствия распоряжения возможно оформлять на персональном компьютере по нижеприведенным правилам.

Реквизиты приказа по личному составу:

  • наименование организации;
  • наименование вида документа – ПРИКАЗ;
  • дата, которую заполняют по окончании подписания документа;
  • регистрационный номер, что есть порядковым В первую очередь год , номер имеет буквенное наращение «к» (кадры) либо «лс» (персональный состав);
  • место составления;
  • заголовок к тексту – отвечает на вопрос «О чем?»;
  • текст;
  • основание;
  • подпись;
  • визы согласования;
  • гриф согласования – оформляют при необходимости;
  • подпись сотрудника об ознакомлении с приказом;
  • отметка о направлении документа в дело.

Заголовок к тексту возможно сформулирован следующим образом: «О приеме на работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «Об объявлении признательности». В конце заголовка рекомендуется показывать инициалы и фамилию сотрудника, в отношении которого издан приказ.

Текст приказа по личному составу, в большинстве случаев, не имеет констатирующей части. Распорядительная часть в зависимости от содержания приказа начинается с одного из следующих слов: ПРИНЯТЬ, ВЫГНАТЬ с работы, ОТПРАВЛЯТЬ, ПЕРЕВЕСТИ и т.д. Эти слова пишут прописными буквами от 0-й позиции табуляции, после этого ставят двоеточие. Потом с красной строчка прописными буквами пишут фамилию, а после этого строчными буквами отчество и имя сотрудника, в отношении которого издается приказ. После этого обрисовывают действия, предпринимаемые в отношении работника.

При приеме на работу в тексте направляться показывать дату приема, наименование подразделения, должность, размер заработной платы, вид работы (постоянная, с испытательным сроком, со стажировкой, временная, по совместительству), особенные условия работы (материальная ответственность, сокращенный либо неполный рабочий сутки). Основанием для издания для того чтобы приказа есть трудовой договор и заявление сотрудника.

При переводе на другую должность в тексте нужно указать должность, занимаемую сотрудником на данный момент, новую должность, обстоятельство перевода, размер заработной платы на новой должности, продолжительность работы на новой должности при временного перевода. Основанием для издания для того чтобы приказа может являться заявление сотрудника, представление начальника структурного подразделения при переводе на вышестоящую должность, докладная записка начальника структурного подразделения при переводе на изменения и нижеоплачиваемую работу к трудовому соглашению.

При поощрении работника в тексте показывают должность работника, вид поощрения, основанием есть представление начальника структурного подразделения.

При наложении взыскания в тексте показывают фамилию работника, вид взыскания, основание – докладная записка начальника структурного подразделения.

При предоставлении отпуска в тексте показывают должность работника, вид отпуска, дату его начала и длительность. Основание – график отпусков и заявление сотрудника при предоставлении очередного отпуска.

При командировании показывают должность работника, окончания командировки и дату начала, ее цель, организацию, в которую командируется работник. Основание – распоряжение начальника организации.

При увольнении показывают фамилию работника, причину увольнения и дату увольнения ссылаясь на статью Трудового Кодекса РФ. Основание – заявление сотрудника либо докладная записка начальника структурного подразделения при увольнении по инициативе администрации.

Распоряжения по личному составу, в большинстве случаев, визируют начотдела кадров, начальник структурного подразделения, главбух.

В случае если заявление сотрудника, послужившее основанием для издания приказа, оформлено на трафаретном бланке, содержащем визы начальников разных работ, то эти визы не дублируют в приказе, но дают на них ссылку в тексте основания. К примеру:

Основание: заявление Петрова Н.К. от 12.04.2005 с визами главы ОК, начотдела сбыта и главбуха.

В том случае, если на предприятии действует профсоюзная организация, с ней нужно согласовать увольнения по инициативе администрации и наложение взысканий. В большинстве случаев, согласовывают посредством протокола. Работник обязан ознакомиться с приказом по личному составу и поставить на документе собственную подпись.

Формуляр приказа по личному составу представлен в Приложении 5.

Оформление протокола

Протокол – документ, фиксирующий принятия обсуждения решений и ход вопросов на собраниях, заседаниях, конференциях, вторых формах работы коллегиальных органов. Реквизиты протокола:

  • наименование организации;
  • наименование вида документа – ПРОТОКОЛ;
  • дата – соответствует дате совещания, в случае если совещание длится пара дней, показывают окончания и дату начала (12 – 14.04.2010);
  • регистрационный номер – порядковый В первую очередь год , печатается сходу;
  • место составления;
  • заголовок к тексту – отражает вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа, отвечает на вопрос «Чего?»;
  • текст;
  • подпись.

Текст протокола складывается из вводной и главной частей. Вводная часть содержит постоянную и переменную данные.

Постоянная информация – слова «Глава», «Секретарь», «Находились», каковые печатают от 0-й позиции табуляции.

инициалы председателя – и Переменная информация фамилии, секретаря и присутствующих. Перед фамилиями главы и секретаря ставят тире, перед фамилиями присутствующих – двоеточие.

Фамилии присутствующих располагают в алфавитном порядке, через запятую, в строчок. Строчки печатают через один промежуток. В случае если присутствуют более 15 человек, то показывают их общее число и рядом в скобках – регистрационный лист прилагается. В случае если в работе коллегиального органа принимают участие приглашенные из вторых организаций, то к их фамилиям додают наименование организации и наименование должности. Перечень приглашенных оформляют подобно перечню присутствующих.

В конце вводной части показывают повестку дня. Выражение «Повестка дня» пишут
от 0-й позиции табуляции и ставят двоеточие. После этого с красной строчка записывают пункты повестки дня, каковые нумеруют арабскими цифрами. Вопросы в повестке дня располагают по степени важности. В каждом пункте показывают обсуждаемый вопрос, фамилию, должность и инициалы докладчика.

Главная часть текста протокола делится на разделы, соответствующие пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ, каковые пишутся от 0-й позиции табуляции, а после этого ставят двоеточие.

Перед словом СЛУШАЛИ ставят порядковый номер вопроса в повестке дня. После этого с красной строчка пишут инициалы и фамилию докладчика в родительном падеже и с прописной буквы излагают содержание доклада. В случае если текст доклада предоставлен докладчиком либо застенографирован, то вместо содержания доклада пишут «Текст доклада прилагается».

По окончании слова ВЫСТУПИЛИ с красной строчка пишут фамилии и инициалы выступающих в именительном падеже, ставят тире и с прописной буквы пишут содержание выступления. ответы и Вопросы кроме этого фиксируют в этом разделе.

По окончании слова ПОСТАНОВИЛИ с красной строчка записывают пункты распоряжения, любой из которых строится по схеме: исполнитель – воздействие – срок. Исполнителем возможно организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо.

Подписывают протокол глава и секретарь. Протокол собрания, для ведения которого избирается президиум, подписывают глава, секретарь и члены президиума.

Формуляр протокола представлен в Приложении 6.

Выписка из протокола – это копия части протокола. Реквизиты выписки из протокола:

  • наименование организации перепечатывается из протокола;
  • наименование вида документа – ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА;
  • дата – перепечатывается из протокола;
  • регистрационный номер – перепечатывается из протокола;
  • место составления перепечатывается из протокола;
  • заголовок к тексту перепечатывается из протокола;
  • текст – во вводной части показывают тот пункт повестки дня, для которого делают выписку, из главной части перепечатывают позиции СЛУШАЛИ и ПОСТАНОВИЛИ, соответствующего номера повестки дня;
  • подпись – без личных автографов;
  • отметка о заверении копии.

Формуляр выписки из протокола представлен в Приложении 7.

Как верно составлять организационно-распорядительные документы


Также читать:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: