Организация и контроль работы фирмы-аутсорсера, если вы не бухгалтер.2

Не секрет, что многие предприниматели из сферы малого бизнеса достаточно слабо подкованы в вопросах ведения бухучёта. Из этого появляется резонный вопрос: как главе маленькой компании нанять качественного бухгалтера и осуществлять контроль его работу, если он сам «плавает» в данной теме?

О том, на что обратить внимание при найме бухгалтера либо выборе компании-аутсорсера, как снизить риски фатальных бухгалтерских неточностей и по каким параметрам оценивать работу бухгалтера — поведаем ниже.

Комментарии
Найм бухгалтера: пара нужных рекомендаций. Бухгалтер-управленец – не лучший вариант для маленькой компании, где требуется универсальный бухгалтер, что обязан лично вести целый бухгалтерский учёт – от «первички» до баланса. Часто оптимальным кандидатом на пост главного бухгалтера есть сотрудник, на прошлом месте трудившийся в должности помощника главбуха. На практике, в 70% случаев как раз помощник главбуха самый квалифицирован в бухучёте. § В обязательном порядке уточните, вероятно ли взять письменные и устные советы с прошлых мест работы кандидата. Задайте данный вопрос, даже если Вы не планируете никому звонить. То, как бухгалтер отреагирует на такую просьбу, уже даст Вам большое количество нужной информации. Напишет ли он сходу ФИО и телефон контактного лица либо замнётся и начнёт растолковывать, из-за чего не имеет возможности этого сделать? § Если Вы нанимаете «приходящего» бухгалтера, то кроме этого спросите, с какими организациями он трудится сейчас, и возможно ли связаться с кем-то из его текущих клиентов, чтобы получить о нём обратную сообщение. Если Вы сможете пообщаться с кем-то из прошлых и текущих работодателей Вашего бухгалтера, это минимизирует риск того, что на практике бухгалтер может сказать и «реализовывать» себя намного лучше, чем трудиться. § Совершите письменное тестирование кандидата. В сети имеется множество специальных тестов для бухгалтеров. К тестам имеется готовые ответы, исходя из этого Ваши ограниченные познания в бухучёте не помешают протестировать кандидатов и осознать их квалификацию. Стоит подчернуть, что, во-первых, ни один бухгалтер не отвечает верно на 100% вопросов; во-вторых, что верные ответы кроме того на 90% вопросов не дают гарантии, что бухгалтер будет хорошим экспертом на практике. Но наличие более половины неправильных ответов конкретно разрешит понять, что возможно переходить к следующему кандидату.
Как выбрать бухгалтерию на аутсорсинге. Сейчас многие компании предпочитают не нанимать бухгалтера в штат, а пользоваться услугами компаний в формате аутсорсинга. Это дешевле найма собственного бухгалтера, в этом случае не требуется брать особые бухгалтерские программы, понижаются риски неточностей и т.д. Если Вы решили остановить собственный выбор на аутсорсинговой компании, то советы по её выбору будут такими: § Отдавайте предпочтение компании, которая существует не первый год. По статистике, каждый год раскрываются много новых бухгалтерских организаций, но до второго года доживает только одна из пяти. Возможность того, что новая компания не только выживет, но и окажет Вам качественные бухгалтерские услуги, намного меньше этих 20%. § Отдавайте предпочтение компании, в которой имеется эксперты, имеющие стаж работы в налоговой администрации – в этом случае Вы снижаете риски происхождения каких-либо сложностей с контролирующими органами, поскольку за Вашу бухгалтерию будет отвечать человек, побывавший «на той стороне» и опытный, где и как избежать неприятностей. § Пристально изучите перечень клиентов бухгалтерской компании. О компании говорят её клиенты. И в случае если компания трудится уже не первый год, но никакой информации о клиентах нет на сайте либо Вам отказываются назвать хотя бы некоторых из них – это тревожный сигнал. То, что клиенты требуют конфиденциальности и запрещают их упоминать – нехорошая отговорка. Практика говорит о том, что такие клиенты вправду имеется, но их количество не превышает 10-15%. Остальные без неприятностей согласятся, в случае если на сайте бухгалтерской организации будет размещена информация о них. § Рекомендуем обращать внимание на наличие отзывов. Замечательно, в случае если на сайте имеется не только перечень клиентов, но и отзывы от них. Это может казаться очевидным, но чтобы получить рекомендации от очень занятых владельцев и директоров бизнеса, нужно сделать для них что-то вправду нужное и полезное. § Уточните, имеется ли у организации клиенты, занимающиеся бизнесом, схожим с Вашим. Возможно ли связаться с кем-то из них, для получения обратной связи о том, как им работается с данной организацией? § Уточните политику работы с Вашей бухгалтерской базой. Ещё пара лет назад политика работы с бухгалтерскими базами у 90% аутсорсинговых организаций была следующей – ни при каких обстоятельствах и никогда не отдавать их клиентам. на данный момент обстановка неспешно улучшается, но до сих пор две из трёх бухгалтерских компаний будут до последнего сопротивляться, дабы не дать Вам Вашу базу. Исходя из этого не рекомендуем трудиться с этими организациями. Совершенный вариант, в случае если политика выбираемой Вами бухгалтерской компании в этом вопросе такова: «Ваша бухгалтерская база 1С – это Ваша собственность». Да и то, что её ведёт бухгалтер в другом офисе, ничего не меняет. В случае если Вам по какой-то причине потребовалась Ваша база – Вам её предоставят в течение одного рабочего дня. Помимо этого, при необходимости Вам смогут дать удалённый доступ на сервер, где находится база. § Ещё один критерий надёжности бухгалтерской компании – работа по стандартам «1С». Компания «1С» выстроила сеть партнёров, оказывающих услуги малому бизнесу по единому стандарту. Любой участник сети несёт полную ответственность за итог, а все сведенья клиентов сохраняются на защищенных серверах 1С.
Фатальные неточности при работе с бухгалтером либо компанией-аутсорсером. § Не делать резервные копии бухгалтерской базы. Чуть ли не каждый второй из нас сталкивался с тем, в то время, когда по окончании нескольких успешных лет работы с бухгалтером, начинались вопросы со стороны налоговой. Затем бухгалтер неожиданно заболевал, компьютер, за которым он трудился, нежданно ломался, и бухгалтерская база (соответственно, и вся работа этого бухгалтера за эти годы) выяснялась утрачена. Доказать, что все эти долгие годы бухгалтер трудился не хорошо (исходя из этого и начались вопросы от налоговой), по окончании утраты базы нереально. И нам приходилось восстанавливать бухгалтерию за пара лет с нуля – а это весьма непростой и дорогостоящий процесс. Совет: Хотя бы раз в квартал берите у Вашего бухгалтера резервную копию бухгалтерской базы 1С. В этом случае, если начнутся неприятности и компьютер «сломается», восстанавливать будет необходимо всего пара недель либо месяцев, а не годы. § Хранить первичные документы у бухгалтера дома/на даче. В случае если у Вашего бухгалтера хранится не только единственная копия базы 1С, но и первичная документация (соглашения, накладные, счета-фактуры, акты и т.д.), тогда риски ещё выше. В случае происхождения неприятностей с налоговой, Вы рискуете не только тем, что бухгалтер неожиданно провалится сквозь землю, но и возникновением угроз в стиле «в случае если нужна первичка – выплатите мне пять окладов при увольнении». Таковой поворот событий, на первый взгляд, выглядит как вздор, но это действительность. Совет: Очень рекомендуем хранить главный количество первичных документов в Вашем офисе! § Не делать периодические испытания работы бухгалтера. Любой сотрудник требует контроля, пускай кроме того минимального. Если не хвалить за успехи и не проводить «разбор полётов» за неточности, кроме того наилучший сотрудник неспешно станет более расслабленно относиться к собственной работе. Со временем бухгалтер может упрощать для себя ведение бухгалтерского учёта Вашей организации: выполнять не все проводки, не закрывать периоды, вручную сводить баланс – в общем, вести бухгалтерский учёт по удобной для себя схеме. В этом нет ничего критического, поскольку такое упрощение учёта не отражается напрямую в отчетности Вашей организации. Но неспешно, за 2-3 года, мелкие неточности смогут нарушить целостность всего учёта, по окончании чего и начнутся вопросы со стороны налоговой. И в случае если этого не случится при текущем бухгалтере, то, в то время, когда он уволится, новый бухгалтер может не разобраться в Вашей бухгалтерии, поскольку она велась не по стандартным правилам. И снова поднимется вопрос восстановления бухгалтерского учёта, пускай и частично. Совет: Очень рекомендуется не смотря на то, что бы раз в год проводить инициативный аудит бухгалтерии! Не ждите, пока Вас проверит налоговая. Инициируйте диагностику сами – это существенно проще и дешевле. Инициативный аудит может совершить как сторонний квалифицированный бухгалтер, так и профильная бухгалтерская или аудиторская организация. Но не поддавайтесь соблазну переложить поиск для того чтобы бухгалтера/организации на плечи собственного бухгалтера. Проверка должна быть максимально беспристрастной, исходя из этого рекомендуем отыскать контролирующую организацию самостоятельно. И уже одна реакция бухгалтера на новость о планируемой проверке очень многое сообщит о состоянии дел в бухгалтерии. Опыт говорит, что квалифицированный эксперт будет сам признателен таковой проверке: она продемонстрирует, как прекрасно он справляется со собственными обязанностями. А для специалиста признание собственных достижений неизменно крайне важно.
KPI для бухгалтера. Как же, начальнику компании, что не через чур подкован в бухгалтерском учёте, осуществлять контроль бухгалтера? Не считая аудита имеется ещё одна трудящаяся разработка — KPI — «key performance indicators» — другими словами, главные показатели эффективности. Так, параметрами оценки бухгалтерии может быть следующее: § Отсутствие выездных испытаний налоговой, а при факта проведения проверки – её успешное прохождение. Прямая обязанность бухгалтера – обеспечение отсутствия штрафов и корректного учёта/пеней со стороны ФНС и внебюджетных фондов. К примеру, в случае если у бухгалтера имеется премия либо, к примеру, так называемая «тринадцатая заработная плат», в положении о премировании возможно прописано, что при наличии начисленных налоговой администрацией штрафов и пеней, относящихся к периоду работы как раз с этим бухгалтером, премия значительно уменьшается либо по большому счету не выплачивается. § Оптимизация налогообложения при соблюдении нужного баланса налоговой нагрузки. Бухгалтера необходимо мотивировать, дабы он всегда искал законные методы экономии. И эти упрочнения нужно систематизировать и поощрять. К примеру, премировать бухгалтера за понижение уровня уплаченных Вами налогов. Но данный пункт в обязательном порядке обязан идти в связке с первым пунктом, дабы методы оптимизации налогообложения, предлагаемые бухгалтером, были легальны и не спровоцировали новую диагностику. § Участие в обеспечении сохранности бухгалтерской базы. Доводы «у нас неудобная программа», «у нас куда-то провалилась сквозь землю информация» и им подобные должны мгновенно видеться встречным вопросом начальника: «Ясно, а какое ответ Вы предлагаете?» Квалифицированный бухгалтер в наши дни обязан воображать, в каких совокупностях и с какими программами оптимальнее трудиться, и как раз бухгалтеру необходимо делегировать постановку ТЗ техническим экспертам для написания/«допиливания» базы либо же эксперту по закупкам для приобретения более эргономичного и действенного программного продукта. § Обнаружение странных контрагентов. Это особенно актуально, в случае если у Вас главная совокупность налогообложения, и Вы трудитесь с НДС. Бухгалтер может достаточно скоро «пробивать» контрагента (к примеру, через сайт nalog.ru) и , если Вам предлагает сделку «серая» либо в далеком прошлом не существующая компания, бухгалтер обязан предотвратить об этом. За такие вещи кроме этого возможно премировать. § предоставление и Отслеживание ежемесячных/ежеквартальных отчетов по таким показателям как: u уровень налоговой нагрузки Вашей компании, u соблюдение «надёжной» доли налоговых вычетов по НДС, u отклонение рентабельности Вашей компании от среднего значения рентабельности по отрасли, u уровень продемонстрированной убыточности. Эти показатели, в большинстве случаев, являются самые частыми обстоятельствами налоговых испытаний, и Вам нужно быть в курсе текущей обстановке, и наряду с этим — в уверенности, что Ваш бухгалтер за этим всегда следит. § Функция «будильника» — если не хватает каких-либо документов от поставщика либо клиента, в случае если какие-либо первичные бухгалтерские документы оформлены неправильно, если Вы приближаетесь к превышению предельно допустимого уровня годовой выручки на «упрощёнке» – по всем подобным обстоятельствам Вас как начальника обязан заблаговременно тревожить надежный «будильник» в лице бухгалтера. Контроль за указанными выше KPI не требует от начальника глубоких знаний в бухучёте, но постоянно поможет держать бухгалтерию в состоянии высокой мотивации и «здорового тонуса», и наряду с этим не упускать контроль за текущим положением дел.

Услуги аутсорсинга бухучёта


Также читать:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: