Организация приема, и регистрации документов

Прием поступающих документов, организация доставки документов. В организациях прием и начальную обработку поступающих документов смогут осуществлять:

  • особое подразделение работы ДОУ – экспедиция (при большом количестве документооборота);
  • работник работы ДОУ, к примеру инспектор по отправке и приёму документов (в случае если в структуре работы ДОУ нет экспедиции);
  • секретарь начальника (в маленьких организациях, компаниях).

обработки и Централизация приёма всех поступающих документов в одном месте, независимо от того, каким методом документ поступил в организацию (почтой, курьером, факсом, от сотрудников организации, каковые были на заседаниях, в командировках), – непременное условие рациональной организации документооборота. Централизация обработки документов в экспедиции разрешает:

  • организовать работу с применением разных средств организационной техники, что в значительной мере повышает производительность труда;
  • обеспечить своевременную, в сутки поступления (в соответствии с требованиям ГСДОУ), обработку поступающих документов и передачу их в соответствии с маршрутными схемами прохождения;
  • проводить ежедневный учет количества обрабатываемых документов;
  • организовать доставку документов курьером.

В большинстве случаев, корреспонденцию, направленную организации, сотрудники экспедиции привозят из почтового отделения до начала рабочего дня. Обработка поступающей корреспонденции в экспедиции должна быть закончена в первой половине дня, поскольку вечером начинается обработка отправляемых документов, каковые вечером должны быть доставлены в почтовое отделение для отправки по назначению.

В экспедиции должен быть создан четкий распорядок работы с указанием времени работников и выполнения, важных за ту либо иную работы. Работы, делаемые экспедицией, носят в основном технический темперамент и прекрасно поддаются автоматизации и механизации. При обработке поступающей корреспонденции выполняются следующие работы.

Проверяются целостность доставки упаковки и правильность корреспонденции, т.е. наличие и правильность адресования поврежденной упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается по назначению либо отправителю. При обнаружении повреждения упаковки составляется акт об найденных повреждениях.

Производится сортировка корреспонденции на вскрываемую и невскрываемую. Не подлежат вскрытию бандероли и конверты с пометкой «лично», направленные публичным организациям, и корреспонденция, содержащая документы на машинных носителях. На невскрываемой корреспонденции проставляется отметка о получении на упаковке, по окончании чего она передается на сортировку.

Другая корреспонденция подлежит вскрытию. При громадных количествах документооборота при вскрытии конвертов употребляется конвертовскрывающие автомобили.

Определяется необходимость сохранения упаковки (конвертов). Конверты сохраняются и скрепляются с документами в следующих случаях:

  • в случае если взята доплатная корреспонденция;
  • в случае если на документах нет обратного адреса, что часто бывает при получении заявлений, предложений и жалоб граждан, каковые показывают обратный адрес лишь на конверте;
  • в случае если на документах не проставлена дата и ее возможно установить лишь по почтовому штемпелю;
  • в случае если дата документов существенно отличается от дат получения либо отправки на почтовых штемпелях;
  • в случае если лишь по дате почтового штемпеля вероятно выяснить, соблюдены ли сроки отправки документов (документы, отправляемые на конкурсы, иски) и др.

При скреплении документов с конвертами употребляются разного рода сшиватели документов (ручные, электрофицированные). Конверты, каковые нет необходимости сохранять, позднее будут стёрты с лица земли посредством бумагоуничтожающих автомобилей.

Проверяются правильность и целостность вложения каждой упаковки. По окончании ее вскрытия особенное внимание уделяется той корреспонденции, где было найдено повреждение упаковки. Проверяется комплектность вложения, т.е. наличие всех экземпляров, количество страниц, наличие приложений, проверяются ее соответствие и дата документа текущей дате. Проверяется правильность адресования положенных документов. Ошибочно положенные документы передаются по назначению либо возвращаются адресату. При всех найденных недочётах составляется акт с их перечислением, что подшивается (скрепляется) с документом. Никакие найденные недочёты не должны замедлять движение перемещения документа, а экспедиция не должна принимать независимого ответа о том, что делать с таким документом. Такие документы передаются для утверждения акта об найденных недочётах на принятие и рассмотрение ответа управлению работы ДОУ.

Проставляется отметка о получении (реквизит 29) на первом странице документа в правом нижнем углу. В эту отметку в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 входят дата поступления и порядковый номер (при необходимости – минуты и часы). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. Для проставления таковой отметки применяют штемпелевальные устройства, в которых машинально происходит смена порядковых номеров и других цифровых либо буквенных обозначений. Время от времени организации проставляют в данной отметке собственный сокращенное наименование, не смотря на то, что вышеупомянутым ГОСТом это не предусмотрено. Нужно подчернуть, что проставление отметки о получении в экспедиции не свидетельствует регистрацию взятых документов. Эти сведенья нужны в первую очередь для фиксации объема факта и учёта документооборота получения.

Производится сортировка документов и невскрываемой корреспонденции по адресатам – структурным подразделениям организации.

Для этого применяют разного рода стеллажи, сортировальные устройства, где любая ячейка имеет наименование конкретного структурного подразделения. Документы, отправленные из различных организаций в адрес какого-либо структурного подразделения, концентрируются в его ячейке. В случае если в адресате документа нет указания структурного подразделения, а имеется лишь наименование организации, это указывает, что он будет передан в работу ДОУ, как и документы, направленные его заместителям и руководителю.

Организуется доставка документов адресатам. Это осуществляется или курьером, или представители структурных подразделений в определенное время (в большинстве случаев, вечером) сами приобретают поступившие документы из экспедиции. Документы передаются под подпись в издании, где экспедиция заносит информацию о количестве передаваемых документов с указанием их собственных авторов и регистрационных номеров.

Контрольные вопросы

Документооборот в делопроизводстве


Также читать:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: