Организация рассмотрения документов

В работе ДОУ по окончании проведения экспедиционной обработки документов выполняют их предварительное рассмотрение с целью:

  • установления маршрута перемещения конкретного документа;
  • своевременного доведения документов до конкретного исполнителя;
  • определения необходимости регистрации отдельных видов документов;
  • формирования информационно-поискового массива.

Предварительное рассмотрение реализовывают помощники и референты заместителей и руководителей начальников, заведующие канцеляриями, секретариатами, неспециализированными отделами, секретари-референты либо другие лица, намерено назначенные с целью проведения данной работы и имеющие определенные полномочия для направления документа по назначению.

Работники, осуществляющие предварительное рассмотрение документов, приобретают доступ ко всех данных, поступающей в организацию. Они должны выполнять служебную этику и снабжать защиту информации от несанкционированного доступа, прекрасно ориентироваться в структуре организации, знать ее распределение обязанностей и руководящий состав между начальниками, состав начальников структурных подразделений, круг вопросов, ответ которых входит в их компетенцию. Они должны кроме этого прекрасно знать порядок работы и состав документов с ними, правила их оформления, мочь пользоваться всеми классификационными справочниками, используемыми в организации.

При предварительном рассмотрении нужно выделить документы следующим образом:

  • документы, подлежащие рассмотрению управлением организации. Это зависит в первую очередь от важности содержания документа, авторства, необходимости и вида документа срочного ответа поставленных в нем вопросов. В большинстве случаев, это документы из органов законодательной и аккуратной власти, из вышестоящей организации и др.;
  • документы, направляемые на выполнение в структурные подразделения исполнителям как не требующие резолюции управления;
  • документы, не требующие регистрации; потом нужно выяснить их предстоящий маршрут и исполнителей;
  • документы, ответ которых не входит в компетенцию организации, возвратить их отправителям либо послать по назначению;
  • обращения граждан. В случае если в организации имеется особое подразделение по работе с указанными документами, то они смогут сходу из экспедиции передаваться в это подразделение. Но жалобы на действия подчиненных чиновниковов, и предложения по улучшению деятельности организации должны направляться на рассмотрение управлению организации.

Так, в следствии предварительного распределения поступающих документов управлению организации на рассмотрение передается не более 15–20% общего числа документов. Это значительно снижает нагрузку начальников, увеличивает оперативность рассмотрения самые важных документов.

Чтобы ускорить рассмотрение документов начальником, лица, проводящие предварительное их рассмотрение, делают еще пара операций.

Так, при необходимости к поступающему документу подбираются дополнительные материалы, если они смогут пригодиться начальнику при его рассмотрении (документы вышестоящих организаций, на каковые имеются ссылки в документе, переписка по этому вопросу, которая велась ранее, и т.п.). В случае если в документе отсутствует заголовок, в его тексте подчеркивают либо выделяют самые важные фразы, отражающие главные мысли автора документа.

Довольно часто лица, осуществляющие предварительное рассмотрение, готовят для начальника проект резолюции на отдельном странице формата А6, подкалывая его к документу. В случае если начальник согласен, он подписывает резолюцию и проставляет дату.

Резолюция документа – это в соответствии с ГОСТ Р 51141-98, реквизит, складывающийся из надписи на документе, сделанной должностным лицом, и содержащий принятое им ответ. Как видно из определения, резолюция должна быть на документе, не смотря на то, что это не всегда соблюдается на практике, исходя из этого ГОСТ Р 6.30-2003 допускает кроме этого оформление резолюции на отдельном странице.

Резолюция пишется, в большинстве случаев, на первом странице документа, на свободном месте между текстом и адресатом и включает в себя фамилию, отчество и имя исполнителей (кто?), содержание поручения (что сделать?), срок выполнения (в то время, когда?), личную подпись (кто дал указание?), дату (в то время, когда дано указание?). К примеру:

Иванову И. К., Сидорову А. А.

Подготовить проект положения об учетной политике к 03.12.2010

Личная подпись

05.03.2010

Подпись в резолюции не расшифровывается, поскольку в любой организации сотрудники знают подписи лиц, имеющих право давать указание по выполнению документов.

В случае если в резолюции пара исполнителей, важным есть тот, кто указан первым. Это указывает, что он обязан организовать работу над документом и несёт ответственность за его своевременное выполнение.

Время от времени в резолюции не указывается срок выполнения. Это указывает, что срок выполнения данного документа относится к типовым (к примеру, служебное письмо – 10 дней). Дата резолюции играется кроме этого ключевую роль, от нее во многих организациях начинается исчисление срока выполнения, не смотря на то, что по требованиям ГСДОУ документы должны быть рассмотрены в срок исполнения и день поступления обязан исчисляться от даты поступления.

Начальник не должен задерживать документы, оставлять их на неизвестное время. Это мешает выполнению документов, не дает возможности совершить качественное выполнение. При верной организации работы с документами существует четкий распорядок их передачи на рассмотрение управлению и возврата в работу ДОУ. В соответствии с резолюции начальника определяется предстоящий маршрут перемещения документов. Но до отправки документов по назначению они должны быть зарегистрированы и, помимо этого, при необходимости смогут быть изготовлены копии документов для передачи сходу нескольким исполнителям.

Контрольные вопросы

  1. Кто в работе ДОУ осуществляет предварительное рассмотрение поступающих документов?
  2. Какие конкретно требования предъявляются к работникам, осуществляющим предварительное рассмотрение документов?
  3. Как должны быть распределены документы при предварительном рассмотрении документов?
  4. Какой процент от общего количества поступивших документов в большинстве случаев поступает на рассмотрение начальника?
  5. Какие конкретно операции осуществляются при предварительном рассмотрении документов?
  6. Что представляет собой резолюция и где она проставляется?
  7. Кто есть важным за выполнение, в случае если в резолюции указано пара исполнителей?

Регистрация документов

Регистрация документов есть одним из главных моментов в организации документооборота. От того, какая форма регистрации выбрана и посредством каких технических средств она осуществляется, зависят формы и разработка последующих этапов документооборота.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98, регистрация документов определяется как запись учетных информации о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления либо получения.

К сожалению, данное определение не раскрывает всецело сам процесс регистрации. Чтобы совершить запись учетных информации о документах, нужно, дабы эти сведенья, в частности – дата и регистрационный номер – показались на документе. Правильнее было бы заявить, что регистрация документов – это фиксация факта создания либо поступления документа методом проставления на нем регистрационного номера и даты с последующей записью нужных сведений о документе в регистрационной форме либо входном формате.

Из этого направляться, что главная цель регистрации – придать юридическую силу документу, т.е. до тех пор пока документ совсем не оформлен (а номер и дата проставляются по окончании его подписи), он еще не имеет юридической силы и не может быть использован в управленческой деятельности. Придание юридической силы документу – это основная цель регистрации. Но регистрация преследует и другие цели – организацию учета, контроля выполнения документов, информационно-справочной работы по документам.

Итак, в случае если направляться определению по ГОСТ Р 51141-98, регистрации подлежат все документы. Но требованиями и практикой ГСДОУ установлено, что регистрации подлежат, в большинстве случаев, все внутренние документы, все отправляемые, но не все входящие документы. Любая организация разрабатывает список входящих документов, не подлежащих регистрации работой ДОУ. К таким документам относятся письма и поздравительные телеграммы, рекламные документы (листки, проспекты и др.), сводки и информация, отправленная в копиях для сведения и др. Время от времени в данный список попадают документы, каковые не регистрируются работой ДОУ, но регистрируются в других структурных подразделениях организации.

Так, возможно заявить, что регистрации подлежат документы, требующие учета, использования и исполнения в информационно-справочных целях. Регистрации подлежат как классические письменные документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машинограммы и машиночитаемые документы).

Информация о документах, полученная при их регистрации и занесенная в определенную регистрационную форму, поступает в информационно-поисковую совокупность организации. Документы смогут регистрироваться:

  • в изданиях;
  • на регистрационно-контрольных карточках (РКК) посредством печатающих устройств;
  • на экранных формах РКК посредством средств вычислительной техники, т.е. с применением компьютерных разработок.

Независимо от выбранной формы регистрации обязан соблюдаться ее фундаментальный принцип – однократность. Это указывает, что документ в организации должен быть зарегистрирован один раз, у него должен быть лишь один регистрационный номер, присвоенный организацией, независимо от того, в каком структурном подразделении он регистрировался — в работе ДОУ, отделе кадров, бухгалтерии и т.п.

Выбор места регистрации зависит от принятой в организации совокупности делопроизводства и соответственно совокупности регистрации. В маленьких организациях это, в большинстве случаев, централизованная регистрация (в работе ДОУ, у секретаря), в крупных организациях и средних – смешанная совокупность, при которой наиболее значимые документы регистрируются в работе ДОУ, остальные в структурных подразделениях, в местах их создания либо выполнения. Так, распоряжения по личному составу регистрируются в отделе кадров, бухгалтерская документация в бухгалтерии, документы, направленные в другие структурные подразделения либо исходящие из них, в этих структурных подразделениях. Место регистрации закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Распоряжения по главной деятельности, указания, распоряжения начальников регистрируются в регистрации и отделе учёта.

Состав регистрационного номера зависит от принятого в каждой группе документов принципа формирования документов в дела. Первым в составе любого регистрационного номера указывается порядковый номер в пределах данной группы, исчисление которого начинается В первую очередь делопроизводственного года. Порядковые номера возрастают в течение года. В большинстве случаев, делопроизводственный год сходится с календарным. Исключение воображают учебные заведения, избирательные органы, действующие в определенный период. К примеру, при регистрации протоколов совещаний избирательных органов регистрационный порядковый номер дополняется номером созыва, а исчисление порядковых номеров начинается В первую очередь работы избирательного органа и длится до ее окончания.

Лишь порядковый номер документа в регистрационном номере присваивается документам, если они формируются в дела, в заголовках которых имеется наименование вида документов, к примеру: «Распоряжения Комитета соцзащиты Москвы по главной деятельности». В большинстве случаев, таковой регистрационный номер имеет большая часть внутренних документов организации – распоряжения, протоколы совещаний коллегиальных органов организации, указания, распоряжения и др.

Нет необходимости к регистрационному номеру таких документов додавать еще какую-либо данные, показывающую их место составления либо хранения, по причине того, что они формируются в одно дело в определенном месте. Так, распоряжения по главной деятельности в соответствии с требованиям ГСДОУ неизменно должны формироваться в работе ДОУ организации.

В том случае, в то время, когда при формировании документов в дела нужно ориентироваться на содержание документа и другие дополнительные эти, регистрационный порядковый номер дополняется индексом дела по номенклатуре, что показывает место хранения документа, т.е. номер и подразделение дела в этом подразделении. Служебные письма постоянно содержат таковой номер.

К примеру, в случае если письмо, поступившее в вышестоящую организацию, имеет входящий номер 02-12/155 это указывает, что в сутки поступления это был 155-й по счету документ, что по окончании выполнения будет подшит в дело 02-12 «Переписка с подведомственными организациями по вопросу …», где 02 – работа ДОУ, а 12 – это порядковый номер дела в данной работе, куда по окончании выполнения будет подшит документ (02-12 – это индекс дела по номенклатуре).

Время от времени к цифровым номерам додают буквенные. Самый рационально использование буквенных обозначений при ведении делопроизводства по обращениям граждан, при регистрации которых к порядковому номеру додают первую букву фамилии исполнителя.

Регистрационный индекс совместного документа, т.е. документа, авторами которого являются пара организаций, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных каждым автором, отделенных косой чертой, к примеру № 235/187.

Регистрационный номер возможно дополнять и другими данными для большей информативности, в случае если в этом имеется необходимость.

Регистрационный номер проставляется на месте, определенном ГОСТ Р 6.30-2003:

  • на месте реквизита 12 – регистрационный номер, фиксирующий факт создания либо отправления документа;
  • на месте реквизита 29 – регистрационный номер, фиксирующий факт поступления документа.

При регистрации документов в организации должна быть создана единая совокупность индексов структурных подразделений, которая остается неизменной в течение долгого времени и возможно поменяна лишь при реструкуризации организационной структуры, перераспределении функций в организации. Такая совокупность предполагает, что она употребляется всеми подразделениями организации. Наряду с этим составные части регистрационных номеров, последовательность их размещения должны быть постоянными.

Для обеспечения соблюдения создания однократности и принципа регистрации единой информационно-поисковой совокупности по документам организации, обеспечения контроля выполнения документов нужно выполнять кроме этого единые правила и единую систему регистрации по всей организации. ГСДОУ нормативно закреплены правила и реквизитов обязательный минимум регистрации их заполнения в регистрационных формах.

Это следующие реквизиты: создатель (обозреватель); наименование вида документа; дата документа; номер документа, дата поступления; номер поступления, заголовок документа либо его краткое содержание; резолюция; срок выполнения; отметка об выполнении; отметка о направлении документа в дело. Правила заполнения указанных реквизитов должны быть приведены в инструкции по делопроизводству организации.

Рекомендуемые формы изданий регистрации приведены в Приложении 14.

Состав необходимых регистрационных реквизитов в зависимости от задач использования и характера документа информации возможно дополнен вторыми реквизитами: номер и дата госрегистрации (для распорядительных документов), подпись исполнителя о получении документа, количество страниц документа, количество приложений (для писем в обязательном порядке), отметка об исполнителе, промежуточные сроки выполнения, перенос сроков выполнения, отметки о прохождении документа, значимость вопроса, отраженного в документе, оценка выполнения документа, срок хранения, отметка об выполнении документа и др.

Как уже отмечалось, существует пара форм регистрации. Журнальная форма регистрации не имеет возможности обеспечить проведение действенного контроля выполнения документов и создание быстродействующей справочной совокупности по документам, не всегда обеспечивает и проведение однократной регистрации. Эта форма регистрации фактически снабжает лишь учет документов и ее рационально использовать в тех случаях, в то время, когда регистрируются маленькие количества документов, к примеру такие, как документы об образовании, пропуска, трудовые книжки.

Регистрация документов посредством регистрационно-контрольных карточек (РКК) разрешает выполнить все цели регистрации при ее рациональной организации. РКК, в большинстве случаев, изготавливаются из плотной белой бумаги, время от времени на них наносятся визуальные отличия для регистрируемых групп документов в виде цветовых полос по краю РКК либо по диагонали. Всецело цветные РКК применяют редко. РКК заполняются машинописным методом в нужном количестве экземпляров, дабы обеспечить однократность регистрации, формирование регистрационных, справочных и контрольно-сроковых карточек. Необходимое количество экземпляров РКК возможно обеспечить и посредством копировально-множительной техники. Для ведения регистрации документов посредством таких РКК и регистрационных картотек нужно иметь необходимое количество РКК, картотечное оборудование (простые картотеки, механизированные и др.), создать единую схему их построения, используемую в работе ДОУ и других структурных подразделениях организации.

Рекомендуемая форма контрольно-регистрационной карточки представлена в Приложении 15.

Самый рационально использование компьютерных разработок. В этом случае на экране выводится ввод и экранная форма карточки информации о регистрации в автоматизированную информационно-поисковую совокупность осуществляется конкретно с документа на машинный носитель посредством других устройств и клавиатуры ввода.

В один момент может изготавливаться один экземпляр РКК («жёсткая копия»), что устанавливается в регистрационную (страховую) картотеку, выстроенную по хронологическому показателю. Так, при осуществлении автоматизированной регистрации формируется такая информационно-поисковая совокупность (ИПС), которая обеспечит действенную организацию последующих этапов документооборота, будет употребляться и при подготовке документов исполнителями при наличии автоматизированных рабочих мест с соблюдением всех положений конфиденциальности информации.

Регистрация документов – один из трудоемких процессов делопроизводства, включающий в себя не только технические операции. Сотрудник, осуществляющий регистрацию, обязан прекрасно знать функции и структуру организации, распределение обязанностей исполнителей, совокупность делопроизводства, хорошо владеть организационной и вычислительной техникой, мочь пользоваться всеми видами справочников, каковые используются при регистрации, в особенности при применении автоматизированной регистрации.

Контрольные вопросы

Организация хранения документов в доме.


Также читать:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: