Первичная обработка документов.

первичная обработка и Приём документов в организациях, в каковые поступает много документов, осуществляются работой делопроизводства, в маленьких — секретарем. В весьма больших организациях (министерствах, концернах) в структуре работы ДОУ создаются особые подразделения, осуществляющие прием документов, — экспедиции.

Входящие документы смогут быть взяты по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, визитёрами либо переданы по email либо по факсу.

Предварительное рассмотрение.

По окончании получения проверяется правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее нужно переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений.

В большинстве случаев, конверты уничтожаются, за исключением случаев, в то время, когда по штемпелю на конверте возможно установить дату отправления либо получения документа либо адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу.

В случае если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с взятыми документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку.

В случае если документ имеет надпись «Безотлагательно», на нем проставляют время получения.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие особого рассмотрения управлением организации либо структурных подразделений, чтобы высвободить начальника от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить их исполнение и движение документов.

Распределение документов.

Распределение входящих документов между управлением основано на приказе о распределении обязанностей между управлением, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом.

Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с компетенцией и функциями чиновниковов, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Регистрация документов.

Учет входящих документов пребывает в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости минуты и часы). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого страницы документа. Она может проставляться в виде штампа от руки либо электрическим штемпелевателем.

Факсимильное изображение документа имеет дату получения, исходя из этого в нем направляться проставить только порядковый номер. После этого документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (издание, карточка, электронная карточка).

3.6. Рассмотрение управлением.

Рассмотрение документа управлением пребывает в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им ответ по данным, содержащейся в документе.

Резолюция переносится в регистрационную форму.

Резолюция – это решение, принятое должностным лицом либо совещательным органом, интернациональной организацией (наблюдай приложение 13).

Передача на выполнение.

Передача документа на выполнение осуществляется по окончании рассмотрения его управлением.

Документы должны исполняться в срок, исходя из этого входящие документы в обязательном порядке передаются исполнителю в сутки его регистрации и получения либо в первоначальный рабочий сутки при поступлении документов в нерабочее время.

В случае если документ требует немедленного выполнения, он бывает передан конкретно исполнителю, но в обязательном порядке с сообщением об этом начальнику.

В случае если документ рекомендован к выполнению несколькими исполнителями, по согласованию с важным исполнителем, его передают поочередно каждому либо для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, либо снимают ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует важный исполнитель.

Вывод.

Так, главными задачами обработки входящих документов являются:

  • проверка правильности доставки документов;
  • проверка физического состояния и целостности вложений взятых документов;
  • фиксация факта получения документов;
  • подготовка их к выполнению;
  • передача документов исполнителям.

Литература.

1. Делопроизводство (технологии и Организация документационного обеспечения управления): Учебник для институтов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. — 359 с.

2. Делопроизводство в РФ. Сборник нормативных документов. – М.: Гросс,2006.- 352с.

3. Замыцкова О.И. Делопроизводство. Учебн. пособие. — Ростов н/Д, Феникс, 2001.- 416 с.

Приложения.

Приложение 1. Инструкция по делопроизводству.

Приложение 2. Входящий документ.

Приложение 3. Исходящий документ.

Приложение 4. Внутренний документ.

Приложение 5. Приказ по главной деятельности.

Приложение 6. Приказ по личному составу.

Приложение 7. Указ.

Приложение 8. Распоряжение.

Приложение 9. Указание.

Приложение 10. Инструкция.

Приложение 11. Распоряжение.

Приложение 12. Письмо.

Приложение 13. Резолюция.

Ежедневная обработка документов для НОВИЧКОВ


Также читать:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: