Подготовка дел к архивному хранению

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (более чем 10 лет) хранения находятся в течение 1–3 лет по месту их формирования, а после этого подлежат передаче на хранение в архив организации. Перед передачей в архив дела должны быть дооформлены и обрисованы в особых учетных формах (сдаточных описях) в соответствии с требованиями Федерального архивного агентства.

Дела временного срока хранения (до 10 лет), в большинстве случаев, в архив организации принимаются лишь по разрешению начальника организации. Но кроме того в этом случае с ними не проводится такая обработка, которую реализовывают с делами постоянного и временного срока хранения: они смогут храниться в тех папках, в которых осуществлялось формирование; документы в деле не пересистематизируются; страницы не нумеруются; лист-заверитель не составляется. Учет таких дел осуществляется по номенклатуре дел, новые учетные формы не составляются.

Дела постоянного и временного (более чем 10 лет) хранения, и тайные и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает следующие этапы.

1. Пересистематизация документов в деле. Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по порядковым номерам и датам поступления) так, дабы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все железные скрепления (чтобы не было ржавчины).

2. Нумерация страниц дела. В целях закрепления и сохранности порядка размещения документов, включенных в дело, они нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу тёмным графитовым карандашом либо нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, воображающие собой независимый лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сперва нумеруется конверт, а после этого очередным номером – каждое вложение. При обнаружении солидного числа неточностей в нумерации производится их перенумерация. Наряду с этим ветхие номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер.

3. Составление в нужных случаях внутренней описи документов дела. Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих очень полезную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах, в делах о учёных ученых званий и присуждении степеней, в делах на патентные изобретения и авторские свидетельства и др. Внутренние описи нужны кроме этого, в случае если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, к примеру «Распоряжения директора по главной деятельности». Форма внутренней описи, порядок ее составления регламентируются Главными правилами работы архивов организаций. Во внутренней описи находятся сведения о регистрационных номерах и датах документов, их заголовках, количестве страниц каждого документа с указанием страниц дела. Внутренняя опись в деле играет роль оглавления, содействует обеспечению сохранности документов. Страницы внутренней описи нумеруются раздельно от документов дела, в ее финише составляется итоговая запись, содержащая данные о количестве включенных в нее документов дела и количестве страниц самой внутренней описи.

4. Составление заверительной надписи дела. Она составляется по установленной форме на любую единицу архивного хранения и нужна для фиксации изюминок нумерации, учета количества страниц дела и внутренней описи, изюминок формирования дела (наличие страниц с наклеенными документами, конвертов с вложениями, иллюстраций и пр.). Запрещается составлять заверительную надпись на самой обложке и обороте документов дела.

Все последующие трансформации в состоянии и составе дела (повреждения, замена подлинников на копии, сведения о проверке наличия и состоянии дела, отметки о выдаче дела для применения и др.) отражаются в заверительной надписи.

5. Внесение нужных уточнений в реквизиты обложки дела. Уточняются наименование организации и ее яркая подчиненность на период создания документов, включенных в дело, заголовок дела (тома, части), крайние даты документов дела, количество страниц в деле.

6. Подшивка либо переплет дела. Документы постоянного срока хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в жёсткую обложку, требования к которой выяснены ГОСТ 17914-72 «Обложки дел долгих сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования». В случае если у организации имеется возможность, она может осуществить переплет дела. Все это осуществляется так, дабы обеспечить возможность свободного чтения текста всех документов, дат, резолюций и виз на них.

Очень полезные документы сохраняются в закрытых жёстких папках с тремя клапанами с завязками либо в картонных футлярах (коробках). В большинстве случаев, вариант упаковки документов, поступающих на хранение, определяется тем носителем, на котором они созданы. Для документов, оформляемых на бумаге стандартных форматов (так оформляются как правило документы постоянного и временного (более чем 10 лет) хранения), – это жёсткая картонная обложка либо особенная папка.

Соблюдение установленных правил обработки дел имеет целью:

  • обеспечить сохранность документов, передаваемых на хранение;
  • подготовить всецело дела к архивному хранению, поскольку архив не должен заниматься оформлением дел; архив лишь дописывает на обложке дела архивный шифр.

Контрольные вопросы

Урок 15. оформление и Формирование дел. Архив предприятия. Часть 1


Также читать:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: