Подготовка и передача дел в архив

Оформление дел

Все дела любой организации подлежат оформлению при их заведении в начале года и дооформлению по завершении года.

Перед передачей в архив организации дела постоянного и долгого сроков хранения должны быть дооформленыи обрисованы в особых учетных формах (сдаточных описях).

С делами временного хранения (до 10 лет включительно) такая обработка не проводится, они смогут храниться в тех же обложках (скоросшивателях), в которых осуществлялось формирование. Учет таких дел осуществляется по номенклатуре дел.

Эта работа проводится сотрудниками работы ДОУ и соответствующих подразделений, в ведении которых пребывало оформление и заведение дел, при методической помощи и под контролем экспертной группы (ЭК) организации. В случае если документы из архива организации в будущем поступят на национальное хранение-то и под контролем госархива.

Дооформление дел для сдачи в архив включает в себя следующий комплекс работ.

1. Пересистематизация документов в деле. В ходе формирования дела документы подшиваются в хронологическом порядке: по порядковым номерам и датам поступления; переситстематизировать документы в деле – значит переложить их так, дабы первый документ был в начале дела.

2. Составление страницы-заверителя дела. При закрытии дела оформляется лист-заверитель дела. Он имеет установленную форму и помещается в конце дела (приложение Б). В странице-заверителе ограничиваются следующие изюминки нумерации страниц дела: наличие литерных номеров30 страниц, номера страниц с наклеенными фотографиями, номера широкомасштабных страниц, и номера конвертов с вложениями и количество положенных в них страниц (приложение В). При необходимости характеризуются изюминке физического состояния документов.

3. Нумерация страниц дела. Все страницы дела нумеруются арабскими цифрами в верхнем правом углу нумератором либо тёмным графинным карандашом; иллюстративные материалы нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу; лист-заверитель не нумеруется; страницы внутренней описи документов дела нумеруются раздельно.

4. Оформление реквизитов обложки дела по установленной форме. Для этого нужно:

— уточнить наименование организации, её подчинённость на период создания документов, включенных в дело. В случае если наименования организации либо структурного подразделения изменялись, то на обложке приводятся оба заглавия пишется над прошлым;

— уточнить заголовок дела (тома, части). В нужных случаях в заголовок вносятся номера распоряжений, протоколов и др. В случае если дело имеет несколько томов, на обложку каждого тома;

— указать количество страниц в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела. Страницы каждого тома нумеруются раздельно;

— указать крайние даты (это дата самого раннего и самого позднего документы включенных в дело). Крайние даты проставляются арабскими цифрами. К примеру 09.01-29.07.2002. Датами личного дела являются даты подписания распоряжений о увольнении и приёме должностного лица, на которое оно заведено (приложение Г).

5. Подшивка либо переплёт дела. Документы, составляющие дело постоянного и долгого хранения, подшиваются на четыре протокола в жёсткую обложку либо переплетаются. При подготовке дел к подшивке (переплёту) железные скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

6. Составление в нужных случаях внутренней описи (приложение Д) документов дела.

Внутренняя опись составляется в дела, которые содержат очень полезную и личную документацию, а также в случаях, в случае если заголовки дел не раскрывают по главной конкретное содержание документов, к примеру: «Распоряжения директора по главной деятельности».

Внутренняя опись есть необычным оглавлением дела и содействует обеспечению сохранности документов.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, даты закрытия и расшифровки подписи описи, другими словами подшивки последнего документа в дело.

Составление описей

На дела постоянного, временного (более чем 10 лет) хранения и на дела по личному составу, оформленные в соответствии с правилами, составляющая описи.

Главные правила работы с архивом организации дают следующе определение термину «архивная опись».

Архивная опись –это архивный справочник, содержащий систематизированный список единиц архивного фонда, предназначенный для их раскрытия и учёта содержания.

Описи делают три главные функции:

— закрепляют систематизацию дел методом присвоения каждому делу личного номера по описи;

— снабжают сохранность и учёт документов;

— раскрывают сохранность и учёт документов.

Опись есть одновременно и учетным документом, и справочником по содержанию, снабжающим своевременным поиск документов.

Описи составляются по установленной форме (приложение Е, Ж).

Опись дела составляется каждый год, через год по окончании завершения дел в делопроизводстве.

Опись складывается из годовых разделов, в года дела располагают по степени значимости в том порядке, в каком они систематизированы в номенклатуре дел приложения (приложение З).

Нумерация данной описи длится в будущем году (приложение И).

Сдаточная опись длится годовыми разделами до включения в неё 1000 дел, после этого заводят опись №2.

В организациях с маленьким количеством каждый год образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, в случае если в неё включены годовые разделы свободных описей дел постоянного хранения за 5 лет.

В организациях с громадным количеством документов постоянного хранения свободная опись длится до четырехзначной цифры заголовков, после этого составляется опись, которой присваивается самостоятельная нумерация и следующий номер заголовков дел.

В конце описи за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи.

Памятка по передаче и подготовке документов в архив


Также читать:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: