Понятие унифицированной системы документации

Главной компонентой внемашинного информационного обеспечения ЭИС есть совокупность документации, применяемой в ходе управления экономическим объектом. Под документом понимается определенная совокупность сведений, применяемая при ответе экономических задач, расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной формой. Документ рассматривается как особый символ экономического языка, имеющий единство формы, материального носителя и содержания и владеющий следующими особенностями :

— полифункциональности, потому, что документ может предназначаться для исполнения функций регистрации информации о состоянии процессов и элементов, происходящих в экономической совокупности, для обработки, хранения данной информации и для передачи ее на расстояние;

— наличие юридической силы, снабжаемой присутствием подписи должностных лица, благодаря которым подтверждается достоверность содержащейся в документе информации .

Совокупность документации — это совокупность взаимосвязанных форм документов, систематично применяемых в ходе управления экономическим объектом. Отличительной изюминкой совокупности экономической документации есть громадное разнообразие видов документов, каковые возможно классифицировать по следующим показателям :

— по степени официальности (документы утвержденной и неутвержденной формы );

— по отражаемой стадии воспроизводства (производство, торговля и т.д.);

— по уровню управления (национальный уровень, уровень министерства, уровень объединений, организаций и предприятий );

— по принадлежности к определенной функции управления (прогнозирования, планирования, учета, контроля, анализа, нормирования, своевременного управления и др .);

— по отношению к экономической совокупности (внешние и внутренние);

— по отношению к ЭИС (не обрабатываемые в совокупности документы и обрабатываемые в совокупности );

— по отношению к задаче (первичые документы, промежуточные и результатные документы );

— по методу заполнения (документы ручного заполнения; полуавтоматического, при котором часть информации заносится в документ машинально из справочников, а оставшаяся часть посредством ручного комплекта на клавиатуре; автоматического получения, осуществляемого посредством ЭВМ);

— по методу обработки и чтения (документы ручной обработки и визуального чтения, машино-ориентированные документы, машино-читаемые документы);

— по периодичности (годовые, квартальные, месячные и т.д .);

— по срочности (срочные, не срочные).

Существующие совокупности документации, характерные для неавтоматизированных ЭИС, отличаются громадным числом различных типов форм документов, громадным количеством потоков документов и их запутанностью ; дублированием информации в документах и работ по их обработке и, как следствие, низкой достоверностью приобретаемых результатов . Обработка документов в таких совокупностях занимает более 40 % времени работников управления . Чтобы упростить совокупность документации, применяют следующие два подхода:

— стандартизации документов и проведение унификации; .

— введение безбумажной разработке, основанной на применении электронных новых и документов IT их обработки .

Разглядим содержание каждого из подходов. Унификация документов выполняется методом введения единых форм документов в следствии осуществления синтаксической и семантической унификации. Так, вводится единообразие в наименования показателей, терминов и единиц измерения, в следствии чего получается унифицированная совокупность документации.

Унифицированная совокупность документации (УСД ) — это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, что отвечает требованиям и единым правилам и содержит данные, нужную для оптимального управления некоторым экономическим объектом. По уровням управления, для которых разрабатываются УСД, они делятся на межотраслевые совокупности документации, применяемые на всех фирмах страны, отраслевые, используемые лишь на фирмах конкретной отрасли, и совокупности документации локального уровня, т.е. необходимые для применения в рамках фирм либо организаций.

На данный момент созданы следующие виды УСД на межотраслевом уровне:

— технических условий и стандартов,

— проектно-конструкторской и технологической документации,

проектной документации по капитальному постройке, —

— плановой документации,

— статистической отчетности,

— первичной учетной документации,

денежной первичной и отчетной документации,

бухгалтерской документации бюджетных объединений и организаций,

— организационно -распорядительной документации,

— документации по материально-техническому снабжению,

— документации по ценообразованию и торговле.

Любой тип УСД обязан удовлетворять следующим требованиям:

— документы входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их применения в совокупности взаимосвязанных ЭИС;

— УСД обязана содержать все данные, нужную для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта совокупность;

— УСД должна быть ориентирована на применение средств вычислительной техники для сбора, передачи и обработки информации;

— УСД обязана обеспечить информационную совместимость ЭИС разных уровней;

— все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД и все реквизиты — показатели в них должны быть закодированы с применением интернациональных, общесистемных либо локальных классификаторов.

На национальном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях создаются унифицированные совокупности документации. Основная цель — это обеспечение сопоставимости показателей разных сфер публичного производства. Созданы стандарты, где устанавливаются требования: к унифицированным совокупностям документации; к унифицированным формам документов разных уровней управления; к структуре и составу показателей и реквизитов; к порядку внедрения, регистрации и ведения унифицированных форм документов.

Но, не обращая внимания на существование унифицированной совокупности документации, при обследовании большинства организаций всегда выявляется целый комплекс обычных недочётов:

1) очень громадный количество документов для ручной обработки;

2) одинаковые показатели довольно часто дублируются в различных документах;

3) работа с громадным числом документов отвлекает экспертов от ответа ярких задач;

4) имеются показатели, каковые создаются, но не употребляются, и др.

Исходя из этого устранение указанных недочётов есть одной из задач, стоящих при создании информационного обеспечения.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Так, изучая данную тему возможно прийти к выводам, что всегда при ответе любых задач и принятии ответов человек стремился иметь максимально полную и точную данные. Неспешно человечество приобретало все больше информации об окружающем мире и создавало громадные количества информации во всех областях собственной деятельности. По мере накопления данной информации требовались соответствующие способы и средства ее обработки для целенаправленного применения.

Человечество прошло пара информационных революций, которые связаны с изобретением письменности, книгопечатания, возникновением электрических и электромеханических, и электронных устройств. Любая из этих революций была связана с возникновением принципиально новых, более идеальных технических средств для сбора, хранения, обработки, передачи и использования информации.

Вторая добрая половина XX в. ознаменовалась большим технологическим рывком научного прогресса (НТП). Появление в середине XX в. электронно-вычислительных автомобилей/компьютеров открыло новые управления обработки и возможности информации.

Исторически создание вычислительной техники, ЭВМ/компьютеров явилось выдающимся результатом технических знаний и развития электротехники в целом. Неспешно наращивалась память, повышался уровень ПО, и компьютеры стали приобретать не только вычислительные, но и другие функции.

Характерной чертой отечественного времени являются интенсивно развивающиеся процессы информатизации фактически во всех сферах людской деятельности. Они стали причиной формированию новой информационной инфраструктуры, которая связана с новым типом публичных взаимоотношений (информационные отношения), с действительностью (виртуальной реальностью), с новыми информационными разработками различных видов деятельности. Сердцевиной современных информационных разработок являются автоматизированные системы обработки данных (АИС), создание, функционирование и применение которых стало причиной происхождению специфических понятий, категорий, навыков и приёмов.

Информационное обеспечение (ИО) должно дать всем функциональным системам нужную информацию в требуемом количестве, в требуемые сроки и в удобной для использования форме. На данный момент изучение дисциплин, которые связаны с автоматизированными информационными совокупностями (АИС), является необходимым элементом подготовки экспертов в самых разнообразных областях деятельности.

Формы кадровых документов. Унифицированные либо собственные — Елена А.Пономарева


Также читать:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: