Порядок проведения экспертизы ценности документов

Первый этап экспертизы сокровища документов проводится в текущем делопроизводстве в ходе формирования дел.

В течение года целый комплекс дел прошлого года обязан находится в структурном подразделении, поскольку эти документы смогут быть необходимы в ходе деятельности организации.

Одновременно с этим в структурных подразделениях проводится подготовка дел к следующему хранению в архиве, другими словами второй этап экспертизы сокровища документов.

Сдача дел в архив организации проводится не позднее чем через 3 года по окончании окончания их делопроизводством.

Экспертизе сокровища подлежит целый комплекс документов, появившихся в деятельности организации.

Методика проведения первого этапа экспертизы сокровища требует затевать изучение документов с ведущих структурных подразделений, а в пределах каждого структурного подразделения – с дела №1 по номенклатуре, другими словами с вопросов управления, планирования, финансирования, контроля работы организации, деятельности подведомственных организаций, результатов данной работы. Лишь при таковой последовательности возможно изучить полный комплекс документов.

Второй этап экспертизы сокровища начинается в структурных подразделениях с разделения годового комплекса дел на группы по срокам хранения: постоянного, долгого (более чем 10 лет), временного (до 10 лет включительно).

Важный момент экспертизы – обнаружения документов, содержащих повторяющуюся данные. На постоянное хранение оставляют документы, содержащую более все данные.

Не допускается отбор документов для выделения и хранения к уничтожению лишь на основании заголовка дела. Нужно все дела постоянного хранения и с отметкой ЭПК просмотреть полистно в целях изъятия и выявления, ошибочно попавших в дело малоценных документов. Такие документы необходимо выделить к уничтожению либо обосновать их хранение.

На протяжении изучения дел изымаются ошибочно покинутые в делах черновики, дублетные экземпляры.

Определённую группу составляют дела с отметкой ЭПК, поскольку в ходе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.

Дела с отметкой ЭПК, которые содержат документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам либо оформляются в независимые дела.

Подшивка снова организованных дел производится лишь по окончании завершения экспертизы сокровища документов.

Решение по итогам экспертизы принимает ЭК либо ЦЭК организации складывается из следующих этапов:

— составление описей дел постоянного хранения, временного хранения (более чем 10 лет) и по личному составу (в зависимости от объёма и состава электронных документов (ЭД), отнесенных к составу Архивного фонда РФ);

— проверка физического состояния документов на машинных носителях, предназначенных для передачи в архив;

— запись ЭД на машинные носители;

— проверка качества записи;

— описание ЭД;

— проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью электронных документов постоянного хранения и по личному составу;

— подготовка набора сопроводительной документации.

В сопроводительной документации ЭД отражается следующая информация: наименование документа, дата его создания, черта содержания (аннотация), электронный формат, количество документа.

Результатом экспертизы сокровища документов в структурном подразделении являются годовые разделы описи дел постоянного, долгосрочного хранения и по личному составу, и акты о выделении к уничтожению дел данного хранения и по личному составу, и акты о выделении к унижению дел данного структурного подразделения.

В акты на уничтожение включается лишь те дела, срок хранения которых уже истек (приложение А).

Акт составляется, в большинстве случаев, на дела всей организации и утверждается начальником организации по окончании того, как опись дел постоянного хранения за текущий год утвердит ЭПК архивного учреждения (в случае если организация передает собственные документы на хранение в госархив).

В случае если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то наименование каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел данного подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносят в акт под неспециализированным заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Составление акта на уничтожение документов вероятно лишь по окончании составления годовых разделов сводных описей на дела описей и постоянного хранения дел по личному составу за утверждения и соответствующий период их начальником.

Экспертиза сокровища документов


Также читать:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: