Последовательность выполнения работы

1. Создание запроса на выборку по одной таблице посредством Конструктора запросов

1. В окне БД щелкните на закладке Запросы.

2. Щелкните на кнопку Создать.

3. В окне Новый запрос выберите Конструктори надавите кнопку OK.

4. В окнеДобавление таблицывыберите из окна перечня таблицу (либо запрос), по которой будет строиться запрос и надавите кнопкуДобавить.Закрыть текущее окно. Потом на экране показаться окно Конструктора запросов.

5. Добавьте поле в запрос. Для этого в таблице-источнике, расположенной в верхней части окна Запрос на выборку, выберите необходимое поле. Два раза щелкните левой кнопкой мыши на выделенном поле. Наряду с этим в нижней части окна Запросов в бланке запроса показаться столбец, соответствующий выбранному полю.

Добавить поле в запрос возможно кроме этого следующим образом: надавить левую кнопку мыши на выделенном поле и, не отпуская ее, перетащить поле в необходимое место бланка запроса; щелкнуть на поле ячейки в бланке запроса для отображения раскрывающегося перечня полей и выбрать из него требуемое поле; щелкнуть на поле ячейки в бланке запроса и ввести имя поля.

Для добавления в запрос всех полей таблицы нужно выделить поле, обозначенное звездочкой (*). Звездочка облегчает работу по конструированию запроса, но ведет к усложнению ввода и сортировки условия для отбора полей.

6. По умолчанию во всех полях запроса сортировка отсутствует. При необходимости возможно указать в строкеСортировка бланка запроса метод вывода значений столбца: по возрастанию либо по убыванию. При указании порядка сортировки в нескольких полях сперва сортируются записи по крайнему левому столбцу, а после этого по каждому следующему столбцу слева направо.

7. В строке Вывод на экран проставьте флажки в полях, каковые вы желаете заметить в комплекте записей по окончании исполнения запроса. По умолчанию выводятся все поля, включенные в бланке запроса.

8. В бланке запроса в строчке Условие отбора и в строчке Либо укажите условия выборки из базы данных. Условия являются логические выражения.

Над условиями отбора, расположенными в одной строке, выполняется логическая операция AND. Пара условий отбора по одному полю возможно задать одним из двух способов: ввести все условия в одну ячейку строчка Условие отбора, соединив их логическим оператором OR, или ввести каждое условие в отдельную ячейку строчка Либо.Переход на следующую строчок области ячеек Либо по клавише . Выражения в ячейку бланка запроса вводятся с клавиатуры либо для их создания употребляется Построитель выражений, что запускается командой Выстроить из контекстного меню, связанного со строчком Условие отбора (либо возможно надавить кнопку Выстроить на панели инструментов Access).

9. Посмотрите результаты запроса, надавив кнопку Запуск (кнопка с изображением восклицательного символа) либо кнопку Вид на панели инструментов.

В обстановках, в то время, когда нужно поменять свойство запроса, два раза щелкните на безлюдной области в верхней части окна Конструктора запроса –откроется окноСвойства запроса.

Запросы, созданные в режимах Мастера и Конструктора, генерируют команды на языке SQL. Возможно просмотреть эти команды, выбрав из меню Вид опцию режим SQL.

ПРИМЕР:

Выбрать сведения о продуктах числом большем 100, но меньшем 300 и ценой менее 100 рублей.

Рис. 10. Конструктор запроса с условием

Рис. 11. Итог запроса с условием

2. Внутреннее соединение по одному полю

1. Выберите вкладку Запросыокна БД, щелкните кнопку Создать. Откроется диалоговое окно Новый запрос. Выберите опцию Конструктор.

2. В окнеДобавление таблицывыберите последовательно пара связанных таблиц, по которым будет строиться запрос. В верхней части Конструктора запросов отображаются связанные таблицы.

3. Заполните бланк запроса.

4. Щелкните на кнопке Запуск либо Вид, дабы отразить результаты запроса.

ПРИМЕР:

Выбрать наименования продуктов, на поставку которых заключён сделку, указав заглавия их производителей и размер поставки.

Рис. 12. Конструктор многотабличного запроса

Рис. 13. Итог многотабличного запроса

3. Внешние соединения

1. Выполните пункты 1- 3 раздела Внутреннее соединение по одному полю.

2. Установите связь между таблицами, в случае если ранее она не была прописана в Схеме БД.

3. Щелкните на линии объединения полей, дабы выделить ее.

4. Выберите из меню команды Вид опцию Параметры объединения. Отобразится диалоговое окно Параметры объединения.

5. Выберите тип объединения, щелкните по кнопке OK. По окончании данной операции на линии объединения покажется стрелка, показывающая тип соединения.

6. Запустите запрос на выполнение.

4. Включение в бланк запроса групповой операции

1. Щелкните по кнопке Групповые операции, символ S на панели инструментов Конструктора запросов. В бланке запроса над строчком Сортировка покажется строка Групповая операция.

2. Замените в строчке Групповая операция установку Группировка на требуемую групповую операцию, выбрав ее из поля со перечнем: Sum, Avg, Count, Мin, Max, StDev, Var, First, Last, Expression (выражение), Where (условие), Group by (группировка).

Выражение разрешает ввести вместо заглавия поля в ячейку какое-либо выражение,к примеру, для вычисления размаха значений по некоему столбцу Х : Max([X]) – Min([X]).

Условие говорит о том, что это поле будет употребляться для задания условия отбора записей. Само условие выбора записывается в ячейку строкиУсловие отбора.

3. Выполните запрос.

ПРИМЕР:

Выбрать суммарное количество продуктов каждого производителя, указав его наименование.

Рис. 14. Конструктор запроса с группированием записей

Рис. 15. Итог запроса с группированием записей

5. Включение в бланк запроса вычисляемых полей

1. Создайте запрос на выборку в режиме Конструктора запросов.

2. Щелкните в строчке Поле по безлюдному столбцу бланка запроса. Введите имя столбца, после этого двоеточие, за ним – выражение. Для ввода выражения щелкните по кнопке Выстроить,дабы воспользоватьсяПостроителем выражений.

3. В верхней частиПостроителя выраженийв области ввода создайте выражение.

4. В столбце вычисляемого поля переместите курсор в строчок Групповая операцияи выберите в раскрывающем перечне Выражение (если не выбрать опцию Выражение, при исполнении запрос открывает диалоговое окно Введите значение параметра либо возвращает сообщение об неточности).

5. Запустите запрос.

ПРИМЕР:

Вычислить общую сумму заказа по каждому договору (определяется как цены количества и произведение товара плюс затраты на транспорт).

Рис. 16. Конструктор запроса с вычисляемым полем

Рис. 17. Итог запроса с вычисляемым полем

6. Создание параметрического запроса

1. Создайте запрос на выборку в режиме Конструктора запросов.

2. Введите в одну из ячеек строчка Условие отбора параметр, а не значение. К примеру, в случае если выбор записей выполняется по фамилии, то в параметрическом запросе по полю Фамилияв условиях отбора в квадратных скобках возможно записана фраза [введите фамилию].

3. Выберите из меню Запрос опциюПараметры. В диалоговом окне Параметры запросав левом столбце введите в квадратных скобках параметр, совпадающий с параметром в бланке запроса Конструктора запросов(параметр возможно скопировать из бланка запроса). В правом столбце укажите тип данных: надавите клавишу , из перечня выберите тип данных.

4. Запустите запрос на выполнение. Access отобразит окно Введите значение параметра,в которое введите требуемое Вам значение параметра и надавите кнопку OK.

5. Запустите запрос на выполнение.

ПРИМЕР:

Выбрать перечень продуктов, срок годности которых превышает заданное значение.

Рис. 18. Конструктор параметрического запроса

Рис. 19. Ввод значения срока годности продукта

Рис. 20. Итог параметрического запроса

7. Создание перекрестных запросов

1. Создайте посредством Конструктора новый запрос и включите в него нужные таблицы.

2. Выберите поля, значения которых будут использованы для строк и столбцов динамической таблицы, и перетащите их в бланк запроса.

3. Выберите из меню командуЗапрос/Перекрестный. Заголовок Конструктора изменится сЗапрос 1: на выборкунаЗапрос 1: перекрестный запрос. В бланке запроса отобразится строкаПерекрестная таблица.

4. Для полей, каковые будут строчками перекрестной таблицы, откройте раскрывающийся перечень строчка Перекрестная таблицавыберите опцию Заголовки строчков. Каждое поле, являющееся заголовком строчка должно иметь в строчке Групповая операция установку Группировка.

5. Для полей, каковые будут столбцами перекрестной таблицы, в зависимости от запроса, вероятны следующие действия:

в строчке Перекрестная таблицавыбрать опцию Заголовки столбцов ив строчке Групповая операция установку Группировка, либо в строкеГрупповая операция–Условие, в строчках Условие отбора и Либо записать логическое выражение.

6. Задать поле, на базе которого будет создаваться итоговое значение. В строке Перекрестная таблица выбрать Значение. В строке Групповая операция выбрать итоговую функцию либо Выражение. В последнем случае в ячейке Поле записать выражение.

7. Запустите запрос на выполнение.

ПРИМЕР:

Выбрать суммарные количества заказанных продуктов каждого вида, производимые каждым производителем. Представить итог в виде таблицы, где строчками помогают заглавия видов продукции, столбцами – заглавия производителей.

Рис. 21. Конструктор перекрестного запроса

Рис. 22. Итог перекрестного запроса

8. Запрос на создание таблицы

Чтобы создать таблицу из результатов запроса, употреблявшегося для отбора записей в связанных таблицах, выполните следующие действия:

1. Сделайте копию запроса на выборку записей из таблиц (либо создайте новый).

2. Откройте созданный запрос в режиме Конструктора,выделив его имя в перечне запросов в окне БД и надавив кнопку Конструктор.

3. Выберите в меню команду Запрос/Создание таблицы.Откроется диалоговое окно Создание таблицы. Введите имя новой таблицы, тумблер покиньте в положении В текущей базе данных.

4. Надавите кнопку ОК. Запрос на выборку преобразуется в запрос на создание таблицы.

5. Запустите запрос двойным щелчком мыши по имени запроса в окне БД. Перед исполнением запроса появляется сообщение, которое даёт предупреждение, что в новую таблицу будут внесены трансформации (не обращая внимания на то, что она еще не создана).

6. Надавите кнопку Да. Покажется второе дающее предупреждение сообщение о числе записей, каковые будут помещены в новую таблицу в следствии исполнения запроса. Надавите кнопку Да.

7. Раскройте вкладку Таблицы в окне БД; в перечне обязана показаться новая таблица.

9. Запрос на модернизацию записей

1. Создайте копию таблицы, в которой предполагается обновление записей.

2. Создайте новый запрос и включите в него созданную копию таблицы.

3. Выберите в меню команду Запрос/Обновление. В бланке запроса строчка Вывод и Сортировка на экранбудут заменены строчком Обновление.

4. В строке Обновлениезадайте выражение, которое является новым значение для текущего поля.

5. В случае если информация обновляется не во всех записяхтаблицы, а лишь в ее части, введите условие отбора записей.

6. Выполните запрос. Проконтролируйте правильность обновления записей.

ПРИМЕР:

Обновить цена продуктов, количество которого превышает 500 единиц, установив ее на уровне 90% от начальной цены.

Рис. 23. Конструктор запроса на модернизацию

10. Запрос на удаление записей

1. Создайте копию таблицы, в которой предполагается обновление записей.

2. Создайте новый запрос и включите в него соответствующую таблицу.

3. В бланк запроса перетащите поля, по значениям которых будут отбираться поля. В строке Условия отбора укажите критерии отбора.

4. Запустите запрос на выборку, дабы отобразить подлежащие удалению записи.

5. Откройте окно базы данных. Выберите вкладку Таблицы.

6. Активизируйте созданный запрос на выборку и перейдите в режим Конструктора запроса.

7. Выберите в меню команду Запрос/Удаление. В бланке запроса строчка Вывод и Сортировка на экранбудут заменены строчком Удаление.

8. Щелкните на кнопке Запуск панели инструментов. Покажется окно сообщений, запрашивающее подтверждение удаления записей.

Удаление записей в таблице “один”, для которых в таблице “многие” существуют связанные записи, нарушает правило целостности данных. Исходя из этого опция целостности данных, установленная для связи между таблицами, может мешать удалению записей. направляться применить каскадное удаление.

ПРИМЕР:

Удалить записи о продуктах, срок годности которых истек к 1 января 2004 года.

Рис. 24. Конструктор запроса на удаление

11. Запрос на добавление записей

Запрос на добавление записей употребляется довольно часто чтобы скопировать эти из одной таблицы в другую.

1. Выберите вкладку Запросыокна БД, щелкните кнопку Создать. Откроется диалоговое окно Новый запрос. Выберите опцию Конструктор.

2. В окнеДобавление таблицывыберите таблицу, из которой будут браться эти.

3. Перенесите в строчок Поле бланка запроса поля, значения которых будут включаться в другую таблицу.

4. Выберите команды меню Запрос/Добавление. Покажется окно Добавление, где нужно указать имя таблицы, в которую предполагается додавать эти, и какой БД она в собственности. В случае если БД не текущая, а какая-либо вторая, то нужно будет указать полное имя файла, содержащего БД.

В бланке запроса по окончании строки Сортировка будет включена строка Добавление,в которой требуется указать те поля таблицы, куда добавляются эти. В случае если имена полей совпадают Aсcess машинально засунет в строчок Добавление имена полей.

5. Запустите запрос на выполнение. Посмотрите как изменилась таблица, в которую внесены новые строчка.

В случае если в запросе на Добавление имеется поля типа Счетчик, то трудиться с этими полями возможно двумя методами:

— не включать поля типа Счетчик в поля, каковые должны быть добавлены; тогда в таблице, куда добавляются эти, продолжится нумерация последовательности данных, т.е. в случае если имеется таблица служащих с номерами от 1 до 100 и добавить к ней новые записи, то их нумерация начнется с 101 номера;

— включать поля типа Счетчик в перечень запроса в качестве додаваемых полей, то значения, каковые они имели в начальной таблице будут сохранены в полях додаваемых записей; в случае если такие значения уже существуют в полях таблицы, к которой добавляются записи, это может привести к неточности. Сообщение об неточности отображается на экране до исполнения запроса. При наличии неточности выбрать кнопку Отменить и исправить неточность.

Лабораторная работа 4

СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ

Цель работы –взять практические навыки разработки отчетов.

Задание:

1. Изучить средства автоматического создания отчетов.

2.В соответствии с поставленными перед информационной совокупностью задачами создать структуры отчетов для печати. Нужно создать как минимум один отчет, источником данных для которого служила бы одна таблица, и один отчет, выстроенный как минимум по двум связанным таблицам, с применением в нем группировки, оформлением примечания и заголовка групп, и созданием поля, делающего групповую операцию (суммирование, среднее, минимум, максимум) в примечании группы.

В отчет нужно включить печатные формы, полученные посредством отчетов, и скриншот в режиме конструктора отчета, выстроенного по двум и более таблицам,

РАБОТА ВОДИТЕЛЕМ — СОБСТВЕННЫЙ MAN


Также читать:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: