Построение ресурсных гистограмм

ПЛАНИРОВАНИЕ РЕСУРСОВ

Под ресурсами в проекте понимают рабочую силу, технику (машины, оборудование), материалы и денежные средства. Это разнообразные товары, необходимые для выполнения работ, которые являются обязательным условием осуществления любого проекта. К сожалению, очень часто при осуществлении проектов собственными силами предприятия не планируют должным образом и не наделяют проектную команду необходимыми ресурсами, что потом приводит к негативным последствиям — невыполнению основных целей проекта относительно времени, качества, объемов.

Поэтому очень важным для менеджера в этой сфере есть оценка и составление плана потребностей в ресурсах, сроков их получения и обеспечения полного и эффективного использования. Он должен решить проблему выполнения работ по проекту с необходимым уровнем качества, тратя минимально возможны время, ресурсы и средства.

Один из важных вопросов — как связать календарное планирование работ с планированием потребностей в ресурсах. Как правило, основная проблема заключается в соответствия имеющегося и необходимой рабочей силы, поскольку другие виды ресурсов более легко обеспечить на необходимом уровне. Идеальная ситуация — когда потребности в ресурсах совпадают с их наличием.

К сожалению, в управлении проектами это случается очень редко, потому нужно искать компромисс.

Если потребность в ресурсах превышает возможности, существуют три пути ее решения:

  • отложить (задержать) работу в пределах запаса времени;
  • откорректировать сроки их выполнения в соответствии с ограниченными ресурсами (то есть если ресурсы лимитированы, предварительно ограниченные, то нужно изменить календарный план);
  • откорректировать интенсивность использования ресурсов в пределах установленного времени (если даты изменить нельзя, то увеличиваем длительность рабочего дня).

Оценка объема необходимых ресурсов непосредственно зависит от объема работ, которую нужно выразить в трудоемкости. Число работающих определяется по формуле:

Чр=Т/Фполез

где Т — трудоемкость работы; Фполез — полезный фонд времени одного работника.

Дальше необходимо сопоставить эту численность с запланированной длительностью работы. Если на определенную работу нужно потратить 120 человеко-дней, то эту потребность можно удовлетворить по-разному: 12 люд.х10 дней; 6 люд.х12 дней; 4 люд. х 30 дней; 3 люд. х 40 дней.

Если время и совокупные расходы уже определены, то задание заключается в том, чтобы согласовать ресурсы с этими ограничениями. При этом нужно принимать во внимание такие факторы:

а) ограниченность пространства будет лимитировать численность людей, которые работают в данном помещении;

б) ограниченный доступ к объекту ведет к необходимости согласовать соответствующие потребности в материалах и оборудовании (сооружение дома на склоне горы);

в) ограниченное количество компьютеров и машин;

г) требования безопасности труда, которые не позволяют внеурочные работы;

д) производительность часто непосредственно зависит от эффективности руководства.

Определение совокупной потребности в человеческих ресурсах определяется с помощью таблицы по каждому виду профессии (табл. 1).

Если на одну работу нужен больше чем один вид ресурса, то каждый вид ресурса показывают отдельной строкой и определяют суммарную потребность отдельно по каждому виду ресурса.

Построение ресурсных гистограмм

После того как ресурсы определены и скоординированы с календарным планом, нужно сопоставить их с имеющимися ресурсами фирмы. Нужно принять во внимание:

  • нормальную производительность труда (с учетом уровня подготовки и квалификации);
  • существующие обязательства относительно других проектов (если из одного источника берется рабочая сила);
  • ожидаемый уровень невыходов (болезни и другие причины, которые составляют до 25 %);
  • увеличение объема ресурсов, что возможно за счет:

а) внеурочных часов;

б) использование субподрядчиков;

в) изменения режима работы по проекту, который обусловит изменение планов по ресурсам.

Эти пути требуют больших затрат, что нужно учитывать во время их оценки. Наличие ресурсов целесообразно подать с помощью таблицы:

Как видим из таблицы, во время рождественских праздников отмеченный ресурс отсутствующий. На основании приведенной информации имеем гистограмму наличия ресурсов (рис. 1). Следовательно, таблица и гистограмма не связываются с работами, а просто фиксируют количество имеющихся ресурсов в разрезе календарного времени.

Они дают возможность проконтролировать, не запланированы ли какие-то работы в периоды, когда отсутствующие ресурсы (государственные, религиозные праздники и т. др.).

Рис.1 Гистограмма наличия ресурсов.

Гистограмма потребности в ресурсах подобна столбиковым диаграммам, где по горизонтальной осе указываются календарные сроки, по вертикальной — ежедневное количество необходимых для выполнения всех работ ресурсов по каждой профессии отдельно. Она очень широко применяется в планировании проектов, поскольку является наглядной, ее легко понять и соединить с другими аспектами планирование. Для ее построения нужно иметь:

  • календарный график для ранних сроков (делаем предположения, которые пытаются выполнять все работы как можно раньше);
  • прогнозы потребности в ресурсах в разрезе работ.

Гистограмма ресурсов строится исходя из потребности по всем работам добавлениям (табл. 3).

На основании показателей этой таблицы строится календарный график потребности в определенном ресурсе по всем работам (рис.2). Сопоставление необходимых и имеющихся ресурсов дает возможность определить недостаток или избыток их.

Рис. 2 Календарный график потребности в ресурсах.

В приведенном примере в течение третьего и четвертого дня, когда параллельно выполняются работы В и С, недостаток ресурсов составляет 4 чел. (необходимая численность — 16 маляров, имеющаяся — 12), в другие дни наблюдается избыток имеющихся ресурсов (рис. 3).

Рис. 3 Диаграмма потребности в ресурсах.

Недостаток ресурса приводит к увеличению длительности выполнения работы, если на это не обратить внимания. Путями преодоления отмеченной проблемы является:

  • внеурочное время работы (при этом не нужно привлекать новых работников, но снижается производительность имеющихся);
  • увеличение рабочих смен (растет уровень использования оборудования, однако следует принимать во внимание возможное количество размещения людей в ограниченном пространстве);
  • повышение производительности труда (с помощью образования и тренировки);
  • принцип «сделал и пошел»: работник может пойти с рабочего места после завершения необходимого объема работ (если даже ему платят за рабочий день или изменение), таким способом работы не будут растягиваться во времени;
  • привлечение субподрядчиков (увеличивается временная рабочая сила, но она является дороже. Это также возможность сопоставить производительность своих работников с привлеченными извне. Иногда она повышается, но нужно следить по качеству и моральным климатом);
  • кривая учебы (с выполнением одинаковой работы затраты времени снижается по мере приобретения навыков и рост производительности труда рабочих). Например, если выпускают серии подобных измерительных приборов, то расходы времени с каждой следующей серией сокращаются, как это видим из черт. 7.4.

Рис. 4 Кривая обучения.

Избыток ресурсов — это также проблема, поскольку неработающим нужно все равно платить заработную плату. Эти расходы можно сократить путем:

  • направление свободных ресурсов на выполнение критических работ;
  • выполнение составных частей предварительно;
  • установки оборудования предварительно;
  • тренингов персонала на будущее;
  • оценки прошлых проектов, чтобы предусмотреть тенденции в использовании ресурсов, и, соответственно, освобождение лишних работников.

Моделирование и календарное планирование ресурсов

Сглаживание ресурсных гистограмм имеет целью улучшить загрузку ресурсов (особенно когда их не хватает) сдвижкой календарных сроков выполнения работ в пределах запаса времени.

Первый шаг — избрать ресурс, который подлежит приглаживанию, поскольку в то же время невозможно изменить более чем один ресурс. При этом нужно обратить внимание на:

  • ресурс, который наиболее перегружен;
  • ресурс, который больше всего используется в проекте;
  • наименее гибкий ресурс (какой нанимаем из другой компании или даже страны);
  • ресурс, который нуждается в наибольших расходах по найму.

После сглаживания гистограммы соответствующего ресурса необходимо перепланировать календарный план работ и потребность в ресурсе. Пути сглаживания: изменение логических связей; смещение некритических работ в пределах запаса времени.

Если вернуться к предыдущему примеру (рис. 2), то работа В имеют четыре дня запаса и ее можно на два дня сместить, что нуждается в смещении работы D также на два дня (рис. 5, 6).

Рис.5 График потребности в ресурсах после изменения сроков

Рис.7 Гистограмма потребности в ресурсах после сглаживания.

Анализ ресурсов нуждается в значительном количестве математических вычислений, потому, как правило, он выполняется с помощью компьютерных программ. При этом необходимо выполнить три шага:

ШАГ 1-Й: определить, откуда можно взять информацию (то есть где содержится информация о ресурсах);

ШАГ 2-Й: установить приоритеты в распределении ресурсов. Хотя трудно вести речь однозначно о «правильном» или «оптимальном» распределении ресурсов, при реализации больших проектов, когда невозможно в ручном режиме решить эти вопросы, пользуются также шкалой приоритетов:

1-й приоритет — раннее начало (у кого оно наиболее ранний).Во время выполнения больших проектов нереальным является детально формировать календарный план на многие месяцы вперед, поскольку изменения будут непременно. Поэтому раннему началу работ нужно отдавать преимущество.

2-й приоритет — наименьший запас времени по работе.Запас времени допускает возможность перенесения сроков выполнения работы, потому приоритет имеют работы с наименьшим запасом времени, то есть такие, которые являются почти критическими.

3-й приоритет — наибольшая длительность выполнения работы.Длительность и бюджет характеризуют объем работы, потому ресурсы направляют в первую очередь на больших по размеру и более дорогие работы.

4-й приоритет — порядковый номер. Если невозможно придерживаться предыдущих критериев, устанавливают приоритеты за порядковым номером работы;

ШАГ 3-Й: распределение ресурсов (после определения приоритетов). Во время распределения ресурсов используют два базовых метода: последовательный и параллельный.

Последовательный метод распределяет ресурсы между работами в соответствии с установленными приоритетами, каждый раз рассматривая одну работу за второй. Параллельный метод распределяет ресурсы по всем работам в то же время, но каждый раз на один день, сопоставлением ежедневного наличия ресурсов, потребности в них и длительности работ. При этом менеджер должен определить, является ли возможным прервать выполнение работы и завершить ее через определенное время.

Эти действия нуждаются в соблюдении таких принципов:

1.С самого начала проекта потребность в ресурсах сравнивается с наличием их, разрабатывается календарный план по ранним срокам начала работ.

2.Если нет ресурса, чтобы начать работу в ранние сроки, ее сдвигают на один период в пределах запаса времени и опять сопоставляют наличие ресурсов с потребностью в них. Этот процесс будет длиться до тех пор, пока:

а) потребность в ресурсах будет отвечать их наличию;

б) будет использован весь запас времени по работам.

В последнем случае используют один из двух возможных подходов: 1) планирование в условиях ограниченных ресурсов; 2) планирование в условиях ограниченного времени.

Планирование в условиях ограниченных ресурсов.

Если ресурс лимитирован или его невозможно увеличить, необходимо продлить длительность работы, пока этот ресурс станет доступным. Иногда это увеличивает длительность критической работы, тогда выполнение проекта в целом откладывается. Это возможно в таких ситуациях:

а) работа выполняется в ограниченном пространстве;

б) ограниченные мощности (например, количество автомобилей для перевозки груза);

в) ограниченное количество оборудования, то есть компьютеров, станков и т. п;

г) требования безопасности ограничивают численность работающих в определенной зоне.

Планирование в условиях ограниченного времени.

Данный метод применяют, если невозможно продлить срок завершения выполнения проекта.

В этом случае нужно удовлетворять потребности в ресурсах (то есть недостаток ресурсов возобновлять за счет дополнительного приобретения их). Такие ситуации возможны, когда:

  • проект имеет суровые штрафы по невыполнение во времени;
  • проект является частью другого проекта с ограниченными во времени возможностями.

Поскольку сроки таких проектов переносить невозможно, увеличивают ресурсы. По окончании анализа и распределения ресурсов нужно пересмотреть начальный сетевой график, поскольку некоторые работы в ходе планирования ресурсов должны были быть перенесены. Нужно также проверить остальные связанные между собой документы: диаграммы Гантта; бюджет; кривые затрат; денежные потоки; план рабочей силы; план снабжений.

После каждого отчетного периода календарный план работ может изменяться, что требует построения и анализа новых гистограмм ресурсов. Новые планы и гистограммы являются базой для планирования на следующий отчетный период.

Таким образом, планирование ресурсов предусматривает такие шаги:

1.Оценка потребности в ресурсах.

2.Составление таблицы потребностей в ресурсах по работам.

3.Составление таблицы наличия ресурсов.

4.Построение ресурсной гистограммы.

5.Сопоставление потребности и наличия ресурсов, определения их недостатка или избытков.

6.Составление нового плана с помощью прогноза «что… если…».

7.Сглаживание ресурсных гистограмм смещениям работ в пределах запаса времени.

8.При необходимости использования приемов планирования в условиях ограниченных ресурсов или ограниченного времени.

9.Перепланировка календарного плана.

10. Контроль и построение новых ресурсных планов и гистограмм.

Рандомно подобранные статьи с сайта:

Построение гистограмм


Похожие статьи:

  • Порядок и правила построения сетевых графиков

    Сетевые графики составляются на начальном этапе планирования. Вначале планируемый процесс разбивается на отдельные работы, составляется перечень работ и…

  • Построение логических схем

    Знания из области математической логики можно использовать для конструирования электронных устройств. Нам известно, что 0 и 1 в логике не просто цифры, а…

  • Построение диаграмм и графиков

    Графики и диаграммы – наиболее эффективный способ представления данных. Они облегчают восприятие и анализ предлагаемых материалов, выявляют соотношение…

admin