Принцип: максимальная автоматизация.

Следующей идеей была дополнительная автоматизация в программе 1С, с целю понижения оформления документов в программе WORDи тем более рукописного оформления. В ходе определения моментов, нужных для автоматизации учавствовал целый отдел. Работники с наслаждением предлагали: «А давайте автоматизируем еще и это!» Эта часть потребовала определённых материальных затрат. В штате организации имелся программист 1С. Для привлечения его к данному проекту управление попросило выяснить длительность часов отвлечения эксперта, дабы вычислить затраты, каковые нужно будет понести. количество и План автоматизации нужных часов работы были созданы совместно с программистом 1С. Список автоматизируемых задач и длительность работы над ними изложена в Таблице 3.

Список автоматизированных задач Какие конкретно неприятности решаются автоматизацией Время выполнения
Прикреплена формы трудовых контрактов с возможностью выгрузки контракта с персональными данными работника, реквизитами организации, условиями оплаты (окладом, тарифной ставкой), условиями работы (вахтовый способ либо сменный режим) с возможностью выбора категории работников: Охранник вахта, Охранник смена, Контролер вахта, Контролер смена, руководители и Специалисты, с выбором параметра основанная/сменная работа В организации утверждены образцы трудовых соглашений для каждой категории работников, текст которых учитывает специфику работы. Выгрузка готовых трудовых контрактов из 1С разрешает исключить неточности при заполнении трудовых соглашений, уменьшает время оформления приемов.
Прикреплена в 1С форму «Опись документов» в документ «Прием на работу в организацию». Форма содержит: наименование организации, ФИО, список документов в личном деле работника. Избавляет от ручного заполнения описи личного дела, активизирует оформление приема.
Прикреплена форма «Справка с места работы» к справочнику Сотрудник организации. Форма содержит: фирменный бланк организации, ФИО, должность работника, даты приема (для трудящегося), и увольнения (для выгнанного с работы), даты и номера приказа о приеме (увольнении) Избавляет от ручного запыления справок, активизирует работу по подготовке документов.
Прикреплена форма Приемная записка к приказу о приеме. Записка требуется в связи с необходимостью оформления в других отделах. Содержит сведения: ФИО, организация, должность, сведения о трудовой книжке (нужна для лицензионного отдела), список отметок отделов. Заведен особый реестр для внесения информации о трудовой книжке. Избавляет от ручного запыления приемной записки, активизирует работу по подготовке документов.
Прикреплена форма Прошение об удержание за трудовую книжку к приказу о приеме. Форма содержит ФИО сотрудника, текст заявления. Так как приходиться оформлять много новых трудовых книжек, была прикреплена эта форма. Избавляет от ручного заполнения заявлений, уменьшает время оформления приема.
Прикреплены формы Дополнительное соглашение (2 формы — изменение должности, изменение заработной платы) к кадровому перемещению в документе «Кадровое перемещение организаций». Избавляет от ручного заполнения формы, активизирует оформление перемещений и переводов
Прикреплена форма к приказу о приеме Обложка трудовой книжки. В отчете выбирается три работника, на печать выводятся посередине страницы ФИО работника и разделительные линии для разрезания. Распечатывается и наряжается на трудовые книжки. Так как приходиться оформлять много новых трудовых книжек, была прикреплена эта форма. Избавляет от ручного заполнения заявлений, уменьшает время оформления приема.
Прикреплена форма к приказу о приеме Форма издания трудовых книжек. Форма содержит наименование столбцов в соответствии с изданию учета трудовых книжек, разлинована соответствующим образом, размеры столбцов и строк скорректированы под формат издание, выгружаются: ФИО, должность, дата приема, номере трудовой книжки. Распечатывается и подклеивается в издание Избавляет от ручного заполнения издания, активизирует оформление приема
Прикреплена форма Доверенность на получение карты к приказу на прием. Форма содержит: эти доверенного лица (эксперт отдела кадров — выбирается из перечня), эти доверителя, текст доверенности, реквизиты банка. Подписывается и предоставляется в банк чтобы получить карты. Избавляет от ручного заполнения формы, активизирует оформление зарплатных карт сотрудникам
Выгрузка файлов банка с распределением номеров расчетных квитанций по сотрудникам (для перечисления заработной плата) Избавляет от ручного заполнения формы, активизирует оформление зарплатных карт сотрудникам
Создан особый отчет для сбора статистики по обстоятельствам увольнения: При увольнении работника заполняется поле методом выбора обстоятельства увольнения: Условия труда/Отношения в коллективе/Зарплата/По инициативе работодателя. Отчет формируется в виде: ФИО, направление, обстоятельство увольнения. Облегчился сбор статистических данных, достаточно лишь поинтересоваться у работника и выбрать обстоятельство из списка. Разрешает сделать выборку по любому подразделению по желанию начальника.
Создан особый отчет для сбора статистики по инструментам подбора: СМИ/Интернет/Привычные Акция Приведи приятеля/Агентства/Трудился и возвратился). Отчет формируется в виде: ФИО, направление, инструмент подбора. Облегчился сбор статистических данных, достаточно лишь поинтересоваться у работника и выбрать обстоятельство из списка. Разрешает сделать выборку по любому подразделению по желанию начальника.
Отчет по акции «Приведи приятеля» по форме: № п/п/ФИО премируемого сотрудника/ФИО привлеченного сотрудника. Формируется: при выборе инструмента подбора Акция имеется дополнительное поле — Выбор советовавшего сотрудника из перечня. Облегчает сбор статистических данных. Избавляет от ручного запыления перечня сотрудников для премирования по акции Приведи приятеля
Автоматизация компенсации отпусков: При исчислении сроков работы, дающих право на компенсацию за отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не меньше половины месяца, округляются до полного месяца. Под половиной месяца понимается период равный 15 дням. Программа 1С эти положения не учитывала, что приводило к возврату документов из бухгалтерии и ручной пересчет компенсации. Сократился возврат документов, активизирует оформление увольнения
Добавлен Вид отпуска- Дополнительные отпуска, дни — проставляются вручную, оплата по среднему доходу. В связи с тем, что имеется филиал в местности с дополнительным отпуском, и видятся работники, имеющие право на дополнительный отпуск (льготы в связи с ликвидацией Чернобыльской аварии, льготы родителям с ребёнком-калекой и т.д.) была внесена доп. автоматизация. Избавляет от ручного оформления таких отпусков.
При приеме сотрудника адрес по регистрации машинально заносится в адрес проживания (по умолчанию). В случае если имеется второй адрес, вноситься вручную. Избавляет от повторного занесения адреса, активизирует прием на работу.
В Перечнях распоряжений на прием, распоряжений на увольнение, распоряжений на отпуск, распоряжений на кадровое перемещение добавлен столбец Направление, в столбце ФИО- отражается Фамилия Имя Отчество. Так как в организации большое количество подразделений (именуемых Направлениями) для ведения подготовки отчёта и статистического учёта нужно знать направления, на которых принимаются работники. Эта автоматизация исключает ручной поиск сотрудников по направлениям и активизирует сбор статистических данных
В документе на оформление табеля машинально проставляется реквизит: начальник, важное лицо (при выборе из перечня). Избавляет от ручного заполнения формы, активизирует оформление увольнения
Перечень локальных актов, с которыми знакомиться работник, включен в форму трудового соглашения с дополнительным реквизитом Подпись, отдельным страницей ознакомления либо изданием ознакомление не оформляется. Избавляет от оформления дополнительного документа или издания, активизирует оформление приема
С Во вкладку Сотрудник добавлена вкладка «Параметры», в которую добавлен флаг «Особенный» и его описание, флаг Отсутствующий и его описание. Те сотрудники, у которых стоит флаг особенный, выделяются в перечне синим цветом, у которых флаг отсутствующий — красным цветом. Так как среди рабочего персонала хватает сотрудников, покидающих собственный рабочее место без оформления увольнение, налажен их учет, они выделяются светом и исключаются из статистических отчетов по работникам организации. Среди рабочего персонала имеются сотрудники, на которых нужно обратить особенное внимание (беременные дамы, осужденные работники, калеки и т.д.), они выделены цветом, это оказывает помощь учитывать их особенности.
Заведен особый справочник тарифов, для каждого объекта соответствующий тариф, назначение на тариф производиться выбором соответствующего объекта. Для исключения ручного проставления тарифной ставки, заведен подобный справочник тарифов, исключает неточность при назначении тарифа, активизирует оформление приема.
Организована Проверка на неточности при введение данных. При выборе Организовать отчет о проверке выдается таблица с указанием неверно запалённых полей (лишние пробелы, неправильное количество цифр, лишние символы). Организована проверка на отсутствие тарифной ставки. В случае если тарифная ставка человеку не назначена — программа информирует. Много документов увеличивает возможность неточности, для понижения влияния антропогенного фактора введены эти особые испытания.
Организовано сообщение о вводе человека с однообразным ФИО. При вводе персональных данных для того чтобы человека, программа предлагает проверить — это уже имеющийся работник либо новый человек с аналогичным ФИО. При громадном количестве сотрудников, возрастает возможность появление тёзок и однофамильцев, для исключения неточностей введена особая проверка
Организован запрет на применение одного и того же табельного номера (что разрешала стандартная программа) при одновременной работе 6 человек в одной и той же базе. При работе в программе в один момент 5 человек, одинаковый табельный номер назначался нескольким человекам, что приводило к со стороны бухгалтерии, поскольку нереально было идентифицировать работника. Сейчас неточность исключена.
Итого часов работы по дополнительной автоматизации

Затраты на внедрение автоматизации составили 150 000 у.е. (зарплата программиста) /168 (количество рабочих часов в месяце) х78 = 69640 у.е.

Экономия от оплаты сверхурочных работникам отдела кадров по окончании внедрения всех мероприятий составила: 72 часа (задерживались по 3 работника по три раза в неделю на 2 часа в течении месяца) х (42000 у.е. (зарплата эксперта отдела кадров) /168 (количество рабочих часов в месяц) = 18 000 у.е. в месяц. Так затраты окупились уже через 4 месяца.

Внедрение мероприятий заняло полгода, все 4 принципа внедрялись параллельно.

Релейная защита силового трансформатора


Также читать:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: