Процесс контроля проекта и его составляющие

Тема 9. Контроль проекта

Замысел:

1)Сущность контроля проекта;

2)Процесс контроля проекта и его составляющие;

3)Совокупность контроля проекта.

Сущность контроля проекта

В проекте может появиться много отклонений и изменений. Задача менеджера пребывает в своевременном обнаружении потенциальных (либо уже произошедших) отклонений, их анализе, и принятии ответов по минимизации (либо ликвидации) последствий этих отклонений.

Снабжая контроль проекта, менеджер обязан решить две большие задачи:

1) организовать сбор отчётности и оперативный мониторинг о ходе исполнения проекта;

2) выстроить совокупность перепланирования проекта, реализации корректирующих управления и воздействий трансформациями в проекте.

В соответствии с этими задачами возможно выделить главные функции контроля проекта:

1) учетная – обеспечение менеджера проекта актуальной информацией о фактическом ходе проекта и его текущем состоянии (этому содействует ответ первой задачи);

2) корректирующая и прогнозная – предоставление менеджеру инструментов для внесения трансформаций в проект и пересчета его главных показателей.

Более детальный перечень задач контроля проекта может включать:

1) анализ текущего отклонений и состояния проекта довольно базисных показателей;

2) анализ обстоятельств, вызывающих отклонения в проекте;

3) прогнозирование будущего состояния проекта и его главных параметров (сроков, стоимости, успехи целей, качества и т.п.);

4) сбор и обработку запросов на трансформации;

5) анализ последствий отклонений в проекте;

6) подготовку рекомендуемых корректирующих действий для ликвидации нежелательных отклонений показателей проекта;

7) принятие ответов о регулирующих действиях и вносимых трансформациях в проект;

8) документирование и анализ внесенных трансформаций.

Довольно часто процессы контроля и координации проекта ставят рядом и вычисляют их родственными. Эти процессы вправду тесно взаимосвязаны, но координация проекта – это не его контроль (не обращая внимания на то, что процессы координации содержат кое-какие элементы контроля, для обеспечения полноценного и действенного мониторинга работ, своевременного обнаружения отклонений от плановых показателей менеджер проекта выстраивает совокупность контроля собственного проекта).

Контроль– это процесс, на протяжении которого осуществляются сравнение фактического исполнения проекта с запланированным, анализ отклонений, прогноз их влияния на конечные результаты и оценка вероятных корректирующих действий.

Процессы контроля и мониторинга выполняются в целях мониторинга и измерения выполнения проекта, дабы при необходимости возможно было прибегнуть к корректирующим действиям для управления выполнением проекта (либо его фазы).

Так, процессы контроля проекта выполняются менеджером проекта, дабы вовремя выявлять появляющиеся отклонения настоящего хода проекта от планового и вносить нужные трансформации.

Процесс контроля проекта и его составляющие

В общем виде процессы контроля и мониторинга проекта представлены на рисунке 1.

Рисунок 1 – Процессы контроля проекта

Разглядим подробнее эти процессы.

Сбор запросов и отчётности на трансформации

Для принятия ответов о ходе исполнения проекта нужна информация (в т.ч. нужно осознавать текущее состояние проекта, статус исполнения работ, наличие необходимости в трансформациях замысла).

Целью запросов сбора и процесса отчётности на трансформации есть обеспечение команды управления проектом своевременной, полной и точной информацией о состоянии проекта, исполнении работ проекта, имеющихся отклонениях, и об трансформациях, каковые нужно внести в проект.

Задача менеджера проекта – выяснить периодичность отчетности, формы и шаблоны отчетов, и организовать процесс их регулярного сбора.

Для разных заинтересованных сторон проекта смогут составляться разные отчеты в зависимости от их информационных потребностей. Периодичность подготовки отчетов кроме этого должна быть разной.

Запросы на трансформации являются выходами процесса управления трансформациями и должны содержать все данные, нужную для принятия обоснованного ответа по предлагаемому трансформации.

Результаты процесса

Результатом запросов сбора и процесса отчётности на трансформации есть обеспеченность команды проекта всей нужной информацией для принятия управленческих ответов (на протяжении контроля и мониторинга хода работ проекта).

контроль и Мониторинг хода работ

Целью контроля хода и процесса мониторинга работ есть обеспечение понимания текущего состояния проекта на базе фактической информации, приобретаемой от исполнителей, подготовки и своевременного планирования нужных корректирующих действий, и исполнения этих действий для уменьшения отклонений проекта от замысла.

контроль и Мониторинг хода работ – итеративный процесс, делаемый систематично и систематически на протяжении проекта (постоянный мониторинг разрешает команде распознать элементы проекта, требующие дополнительного внимания, и организовать действие на них). Нужной входной информацией для обеспечения эффективности этого процесса есть информация, приобретаемая на протяжении процессов контроля главных плановых параметров проекта: сроков, стоимости, качества и т.п. (см. рисунок 1).

Главные задачи контроля и мониторинга хода работ представлены на рисунке 2.

Рисунок 2 – контроля хода и Задачи мониторинга работ

Процесс контроля и мониторинга хода работ напрямую связан с процессом запросов и сбора отчётности на трансформации. На базе информации, содержащейся в отчетах о запросах и ходе выполнения на трансформации, менеджер делает выводы о текущем состоянии проекта, трендах и существующих тенденциях, о необходимости вмешательства в движение проекта либо отсутствии такой.

Результаты процесса

Результатами контроля и процесса мониторинга являются адаптация и корректировка замыслов проекта в соответствии с фактическими данными о ходе проекта, минимизация отклонений фактических показателей проекта от плановых параметров и, при необходимости, – своевременное действие на проект со команды проекта и стороны менеджера.

Управление трансформациями

В проекте неизбежно появляются трансформации (это связано как с вероятными неточностями планирования, так и с появляющимися рисками, и с трансформациями окружающей среды проекта).

Задача менеджера проекта содержится не в предупреждении трансформаций, а в организации процесса контролируемого управления трансформациями.

Целью процесса управления трансформациями есть обнаружение, анализ и документирование предлагаемых трансформаций, и своевременное принятие обоснованных ответов по появляющимся в проекте изменениям и отклонениям.

Каждое потенциальное изменение должно быть оформлено в виде запроса на трансформацию.

Инициатор трансформации детально обрисовывает в запросе сущность предлагаемого его причины и изменения. Затем предлагаемое изменение подвергается всестороннему анализу. Менеджер проекта обрисовывает влияние предлагаемого трансформации на проект, и на программу, в состав которой он входит.

В зависимости от важности и сложности трансформации, процедура управления трансформациями обязана предполагать пара уровней принятия ответов по трансформациям:

1) уровень менеджера проекта;

2) уровень куратора проекта;

3) уровень специалистов (аналитики, инженеры, функциональные эксперты);

4) уровень лиц, принимающих ответы (клиент, инвестор и т.п.).

Значительно чаще в проекте выстраивается трехуровневая совокупность принятия ответов по трансформациям:

1) Трансформации, не воздействующие на главные показатели базисного замысла проекта (сроки, цена, ресурсные потребности и т.п.), в большинстве случаев находятся в ведении менеджера

проекта. Он может принимать либо отклонять их;

2) Принятие ответов по трансформациям, ведущим к маленьким отклонениям от параметров базисного замысла, возможно делегировано куратору либо спонсору проекта (что вычислять маленьким отклонением, нужно обрисовать в регламентной документации, нужно выяснив его численные показатели);

3) Большие трансформации, выходящие за пределы территории ответственности куратора либо спонсора проекта, в большинстве случаев передаются на самый большой уровень лиц, принимающих ответы (в большинстве случаев, это трансформации, воздействующие на цели проекта, а следовательно, ведущие к пересмотру содержания проекта).

Рекомендуется выяснить совокупность приоритетов трансформаций для ранжирования их по важности и срочности.

К примеру,

На протяжении реализации проекта должно быть заказано и произведено особое оборудование на заводе. Срок изготовления – 4 месяца. Нежданно вскрывается факт, что это ошибочная информация. Срок изготовления оборудования – 6 месяцев. Нужно на 2 месяца раньше заказать оборудование и на 2 месяца раньше оплатить его.

В случае если это возможно сделать в рамках утвержденного бюджета, т.е. работы по оплате и заказу оборудования, то в этом случае в большинстве случаев решения по трансформации принимает менеджер проекта.

В случае если время уже потеряно и изготовление за 6 месяцев сорвет сроки работ по наладке и монтажу, то нужно будет заказывать срочное изготовление. Срочное изготовление на заводе приведет к повышению цены заказа на 20%. Такое ответ принять менеджер проекта не имеет возможности, по причине того, что оно изменяет базисный бюджет проекта. Его необходимо передать на уровень куратора проекта (а время от времени и выше).

В случае если же задержка так критична, что нужно будет заказывать второе оборудование (или поменять завод-изготовитель, или вносить трансформации в проектную документацию), то значительно чаще изменение передается на самый большой уровень принятия ответов: клиенту, инвестору либо управляющему комитету проекта.

На всех уровнях принятия ответов по каждому трансформации возможно выяснено и зафиксировано одно из следующих действий:

1) принять;

2) отклонить;

3) отложить (на определенное время, до наступления некоторых событий; на неизвестное время);

4) оценить (при дефицита информации для принятия ответа);

5) эскалировать (передать на более большой уровень управления – при отсутствия у специалиста полномочий на перечисленные ответы).

Любое из решений документируется в соответствующей графе запроса на трансформацию.

Назначается важный за трансформацию, что делает все нужные действия по реализации трансформации. При необходимости он вносит трансформации в проектные документы.

Результаты реализации трансформации фиксируются в запросе на трансформацию, что после этого поступает в архив проекта.

Обратная сообщение процесса

Заполненные запросы на трансформации являются входной информацией для запросов сбора и процесса отчётности на трансформации. В будущем принятые ответы по трансформации реализуются на протяжении контроля хода и процесса мониторинга работ проекта.

Результаты процесса

Результатом процесса управления трансформациями есть отсутствие в проекте необоснованных трансформаций, не подвергнутых рассмотрению и полноценному анализу или принятых и реализованных лицами, не имеющими на это права.

На протяжении процесса формируется архив запросов на трансформации, в котором хранится информация как об отклоненных, так и о реализованных трансформациях.

Контроль содержания проекта

Целью процесса контроля содержания есть определение степени соответствия практически результатов параметрам содержания, каковые были выяснены на протяжении планирования, предотвращение появления и своевременное выявление отклонений в содержании проекта, и устранение аналогичных отклонений.

Главными задачами контроля содержания являются:

1) определение текущего состояния продукта (содержания) проекта;

2) сравнение текущего состояния исполнения комплекса работ с плановым;

3) прогнозирование предстоящего хода исполнения комплекса работ;

4) исполнение корректирующих действий на содержание;

5) изменение замыслов, процедур и процессов для предотвращения вероятных предстоящих отклонений содержания проекта.

Процесс контроля содержания должен быть интегрирован в неспециализированную совокупность контроля проекта.

Обратная сообщение процесса

Процесс контроля содержания тесно связан с процессами управления и сбора отчётности трансформациями. Отчеты о исполнении содержания проекта и запросы на трансформацию содержания являются входной информацией для управления сбора и процесса отчётности трансформациями. Они снабжают команду управления проектом нужной информацией для контроля хода и осуществления мониторинга исполнения работ проекта.

Результаты процесса

Результатами процесса контроля содержания являются исполнение работ проекта в соответствии с плановыми показателями, минимизация отклонений содержания проекта, отсутствие неуправляемых отклонений комплекса работ проекта от планового, и своевременное и действенное устранение последствий и причин появившихся отклонений.

Контроль сроков проекта

Целью процесса контроля сроков есть определение степени соответствия фактических работ выполнения проекта и сроков этапов плановым, предотвращение появления и своевременное выявление отклонений по срокам, и устранение и предупреждение задержек исполнения проекта.

Главными задачами контроля сроков являются:

1) сбор информации о фактических сроках исполнения работ;

2) сравнение фактических сроков исполнения работ с базисными;

3) прогнозирование сроков исполнения будущих работ проекта;

4) исполнение корректирующих действий для уменьшения задержек сроков;

5) изменение замыслов, процедур и процессов для предотвращения вероятных предстоящих отклонений проекта по срокам.

Процесс контроля сроков должен быть интегрирован в неспециализированную совокупность контроля проекта.

Обратная сообщение процесса

Процесс контроля сроков напрямую связан с процессами управления и сбора отчётности трансформациями. Отчеты о соблюдении временных ограничений и параметров проекта, и запросы на трансформации являются входной информацией для управления сбора и процесса отчётности трансформациями. Они снабжают команду управления проектом нужной информацией для контроля хода и осуществления мониторинга исполнения работ проекта.

Результаты процесса

Результатами процесса контроля сроков являются установление соответствия этапов выполнения проекта и сроков работ плановым показателям, минимизация количества срывов сроков, отсутствие неуправляемых отставаний, и своевременное и действенное устранение последствий и причин появившихся задержек.

Контроль цены проекта

Целью процесса контроля цены проекта есть определение степени соответствия практически затраченных денежных средств на исполнение работ проекта плановым затратам, зафиксированным в бюджете проекта, предотвращение появления и своевременное выявление отклонений по цене, и устранение и предупреждение последствий и причин трансформации стоимостных параметров проекта.

Главными задачами контроля цены проекта являются:

1) сбор информации о фактических затратах на исполнение работ;

2) сравнение фактических затрат на исполнение работ с базисными;

3) прогнозирование цены будущих работ проекта на базе имеющейся фактической информации;

4) исполнение корректирующих действий на проект для уменьшения отклонений по цене;

5) изменение замыслов, процедур и процессов для предотвращения вероятных предстоящих отклонений бюджета проекта.

Процесс контроля цены должен быть интегрирован в неспециализированную совокупность контроля проекта.

Обратная сообщение процесса

Процесс контроля цены связан с процессами управления и сбора отчётности трансформациями. Денежные отчеты по проекту и запросы на внесение трансформаций в бюджет – ответственная информация для управления сбора и процесса отчётности трансформациями. Они снабжают команду управления проектом данными для контроля хода и осуществления мониторинга исполнения работ проекта.

Результаты процесса

Результатами процесса контроля цены проекта являются оценка степени соответствия показателей фактической цене работ проекта плановым, минимизация величины превышения бюджета проекта, отсутствие неуправляемых удорожаний работ, и своевременное и действенное устранение последствий и причин появившихся отклонений в бюджете проекта.

Контроль ресурсов и персонала

Целью ресурсов контроля и процесса персонала есть определение степени обеспеченности проекта ресурсами и персоналом для своевременного исполнения работ, предотвращение ситуаций и оперативное выявление дефицита персонала и ресурсов, и устранение и предупреждение последствий и причин ресурсных распрей.

Главными задачами ресурсов и контроля персонала являются:

1) сбор информации о фактических трудозатратах исполнителей и расходовании ресурсов на исполнение работ;

2) анализ эффективности применения ресурсов;

3) сравнение фактических затрат ресурсов всех типов на исполнение работ с утвержденными ресурсными замыслами;

4) прогнозирование будущих ресурсных затрат на базе имеющейся фактической информации;

5) исполнение корректирующих действий для понижения перерасхода ресурсов;

6) изменение замыслов, процедур и процессов для предотвращения вероятных предстоящих ресурсных ситуаций и конфликтов перерасхода.

Процесс ресурсов и контроля персонала должен быть интегрирован в неспециализированную совокупность контроля проекта.

Обратная сообщение процесса

Процесс ресурсов и контроля персонала прямо связан с процессами управления и сбора отчётности трансформациями. Ресурсные отчеты по проекту и запросы на внесение трансформаций в ресурсный замысел – исходная информация для управления сбора и процесса отчётности трансформациями. Они снабжают команду управления проектом данными для контроля хода и осуществления мониторинга исполнения работ проекта.

Результаты процесса

Результатами ресурсов контроля проекта и процесса персонала являются анализ соответствия показателей фактического расходования ресурсов плановым, минимизация отклонений в графике расходования ресурсов, и своевременное и действенное устранение последствий и причин появившихся отклонений в ресурсном замысле проекта.

Контроль рисков проекта

Число рисков в проекте, их вероятность и стоимость изменяются в ходе исполнения проекта.

Целью процесса контроля рисков проекта есть обеспечение точности исполнения замысла реагирования на них и эффективности антирисковых мероприятий, своевременное обнаружение необходимости внесения трансформаций в замысел реагирования на риски, и идентификация снова показавшихся и прогнозирование вторичных и/либо связанных рисков.

Процесс контроля рисков обязан выполняться систематично в течение всего жизненного цикла проекта.

Основная задача процесса – это оценка мероприятий и эффективности и своевременное изменение замысла работы с рисками (при необходимости).

Для этого смогут использоваться технологии и различные методы:

1) пересмотр рисков – вторичное рассмотрение:

— рисков, каковые были не хватает корректно осознаны либо обрисованы;

— рисков, каковые показались снова (или показались как следствие наступления вторых рисков).

Время от времени обстоятельством наступления риска есть реагирование на другой риск. Подобные риски также должны быть распознаны.

К примеру,

Проект реализуется в стране с нестабильной экономикой. В частности, сейчас наблюдаются большие колебания курса национальной валюты.

Юристами компании-клиента было издано постановление о заключении договора с фиксированной ценой (без возможности возмещения каких-либо издержек, в случае если на протяжении исполнения проекта появились риски, увеличивающие затраты подрядчика) вместо простого в таких случаях договора с возмещением затрат. Преследуемая цель – понижение рисков превышения бюджета по обстоятельству изменения и инфляции валютного курса.

Следствием этого решения может стать появление новых рисков.

Во-первых, сейчас более возможно, что исполнитель завысит цена проекта для минимизации собственных валютных рисков.

Во-вторых, увеличился риск понижения качества исполнения работ исполнителями по обстоятельству применения более комплектующих и дешёвых материалов, потому, что для исполнения проекта с установленной нормой прибыли в условиях трансформации валютного курса нужно каким-то образом снижать затраты.

2) аудит реагирования на риски – проверка эффективности замыслов реагирования, утвержденных для работы с рисками (т.к. замыслы смогут устареть, могут быть неэффективными в изменившихся условиях, а могут быть легко неверными); неэффективные замыслы реагирования должны быть поменяны;

3) анализ трендов (тенденций) – обнаружение закономерностей в появлении рисков, логических зависимостей между рисками, связей между реагированием на риски и степенью их действий на проект и т.п. Обнаружение аналогичных явлений, замысел реагирования на них также будут быть поменяны.

Пример

Команда проекта распознала риск поломки хрупкого оборудования на протяжении транспортировки. Для минимизации риска заказана и использована особая упаковка.

Четыре партии оборудования, доставленные по железной дороге, прибыли без поломок. Но в двух партиях, прибывших автомобильным транспортом, найдены шесть сломанных изделий (два в первой и четыре во второй партии).

Менеджер проекта принимает ответ поменять замысел реагирования на риск. Кроме применения особой упаковки необходимо учесть, что этот вид оборудования будет поставляться лишь по железной дороге.

Обратная сообщение процесса

Процесс контроля рисков выполняется в тесной связи с процессами управления и сбора отчётности трансформациями. Отчеты о исполнении замыслов реагирования на них, запросы на трансформации, предложения по исполнению корректирующих действий поступают на вход управления сбора и процессов отчётности трансформациями. Они снабжают команду управления проектом данными для контроля хода и осуществления мониторинга исполнения работ проекта.

Результаты процесса

Результатами процесса контроля рисков являются исполнение всех антирисковых мероприятий в соответствии с замыслу реагирования и соответствие результатов данного реагирования ожидавшимся, отсутствие неучтенных рисков, и своевременное изменение замыслов реагирования при происхождении дополнительных рисков.

7.1 Совокупность контроля проекта


Также читать:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: