Раздел 3. организация работы с документами

3.1. Работа документационного обеспечения управления.
Требования к организации документооборота

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – это наиболее значимая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят качество и скорость принятия управленческих ответов, эффективность работы организации в целом. Рациональная организация документационного обеспечения управления возлагается в организации на независимую, организационно-обособленную работу, подчиненную начальнику организации, эта работа может именоваться работа документационного обеспечения управления, работа делопроизводства. В маленьких организациях, где количество обрабатываемых документов мал и создание таковой работы не нужно, всю работу по документационному обеспечению управления делает секретарь начальника либо намерено выделенный с целью проведения данной работы сотрудник.

Работа ДОУ в зависимости от принадлежности к определенной группе организации может именоваться по-различному: управление делами (управление делопроизводства либо отдел информационно-документационного обеспечения), канцелярия, неспециализированный отдел.

Управление делами, в большинстве случаев, создается в ведомствах и министерствах и имеет в собственном составе следующие структурные подразделения:

  • секретариат, в состав которого входят: приемная, секретариаты заместителей и секретариат руководителя начальника, секретариат коллегии, протокольное бюро;
  • инспекция при начальник.

Канцелярия создается на национальных фирмах, в учебных заведениях, в научно-исследовательских, проектных и конструкторских организациях. В ее состав, в большинстве случаев, смогут входить:

  • подразделение по регистрации и учёту, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб) граждан,
  • секретариат,
  • экспедиция,
  • бюро размножения и печати документов,
  • архив.

Неспециализированный отдел создается в общественных организациях и органах власти. В большинстве случаев в его состав входят те же подразделения, что и в канцелярию, но к ним добавляется еще протокольная несколько.

Состав конкретной работы ДОУ, число подразделений, в нее входящих, зависят в первую очередь от количества обрабатываемых информации и документов, характера и масштабов деятельности организации, от выбранной организационной формы делопроизводства. Работа работы ДОУ регламентируется следующими документами:

  • положением о работе ДОУ;
  • инструкцией по делопроизводству;
  • должностными руководствами работников ДОУ.

Положение о работе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы данной работы. Положение о конкретной работе ДОУ разрабатывается на базе примерных положений, приведенных в ГСДОУ и в Типовой инструкции по делопроизводству в ведомствах и министерствах Российской Федерации. Эти примерные положения созданы применительно к организациям, в которых имеется такая работа ДОУ, как управление делами, и содержат максимум формулировок, каковые возможно применять при составлении положения о каждый работе ДОУ – канцелярии, неспециализированном отделе и др.

Положение, как мы знаем, имеет унифицированную структуру текста и включает в себя следующие разделы:

1. Неспециализированные положения.

2. задачи и Цели.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Управление.

6. Взаимоотношения.

7. Организация работы.

В разделе «Неспециализированные положения» определяют роль и место работы ДОУ, ее структура, подчиненность, список документов, которыми регламентируется ее деятельность, и имеются указания на то, кто в праве возглавить работу ДОУ и какую печать имеет эта работа.

В разделе «задачи и Цели» приводится список главных задач и целей. В большинстве случаев, главными целями работы ДОУ являются организация, управление, реализация и координация работ по документационному обеспечению управления на современном уровне. Эта работа решает задачи организации единой совокупности делопроизводства, единого порядка документирования, внедрения и разработки нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации. Из поставленных задач и целей формулируется комплект функций, перечисление которых приводится в следующем разделе «Функции». Функции работы ДОУ возможно поделить на три группы:

1. Документирование управленческой деятельности (ведение и разработка альбома форм и табеля документов унифицированных форм документов; тиражирование и разработка бланков документов, их учёт и выдача, оформление документов, их подготовка по указанию управления, документирование совещаний, заседаний и др.).

2. выполнение и Организация работ по обработке документов (первоначальная обработка и приём поступающих документов, регистрация, рассмотрение, доставка документов, контроль за прохождением, оформлением и исполнением документов в организации, информационно-справочное обслуживание, отправка документов, своевременное хранение документов, подготовка дел к сдаче в архив, архивные работы, организация работы с отдельными категориями документов – обращениями граждан, документами с грифом ограничения доступа и др.).

3. Организационные виды работ (организация заседаний, приема визитёров, телефонных переговоров, методическое управление постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и в подведомственных организациях, разработка последних достижений науки и техники организации делопроизводства, увеличения квалификации работников работы ДОУ и др.).

В разделе «Права и обязанности» приводится список прав, каковые имеет работа ДОУ, нужных для успешного исполнения ею функций и своих задач. К ним относятся:

  • право иметь доступ к информации (базам и документам данных);
  • право запрашивать сведения, нужные для работы;
  • право осуществлять контроль за ведением делопроизводства в организации, за исполнением правил оформления документов и др.

В этом же разделе указывается и ответственность за невыполнение прав и неиспользование обязанностей. Время от времени в данном разделе приводятся обобщенные формулировки типа «работа ДОУ отвечает за невыполнение либо некачественное исполнение собственных обязанностей и неиспользование прав, представленных ей настоящим положением в соответствии с действующим законодательством».

Время от времени в данном разделе конкретно указывается, на основании чего работники работы ДОУ смогут быть привлечены к ответственности, к примеру: «за несвоевременную сдачу документов в архив организации либо их утерю». Независимо от того, какой вариант был выбран, вид ответственности, и сроки либо формы наказания нереально перечислить в данном разделе, исходя из этого формулировка «в соответствии с действующим законодательством» тут более уместна.

Раздел «Управление» в положении о работе ДОУ раскрывает должностные обязанности начальника работы – управляющего делами, начальника канцелярии, начальника неспециализированного отдела. Практически данный раздел отражает то, что положено включать в должностную инструкцию: как назначается и увольняется, кому подчиняется, требования к уровню квалификации, его обязанности и права, ответственность.

Раздел «Взаимоотношения» содержит данные о том, с какими подразделениями и по каким вопросам работа ДОУ взаимодействует, к примеру «работа ДОУ взаимодействует с юридической работой по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов в организации».

Раздел «Организация работы» обязан содержать данные об изюминках в работе работы, если они имеется, о графике работы, ссылки на действующие документы, в соответствии с которыми организуется работа организации в целом. Для национальных организаций это правила внутреннего распорядка. В этом же разделе должна быть информация о том, как будет происходить реструкуризация работы, в случае если в этом появится необходимость.

Так, положение о работе ДОУ, которое четко обрисовывает функции и порядок работы, распределение прав и обязанностей, формирует нужную базу для другого организационного документа – инструкции по делопроизводству, в которой приводится возложенные на работу ДОУ функции и задачи.

Инструкция по делопроизводству – главной документ, устанавливающий единый порядок документирования и выбранную разработку работы с документами в организации. Инструкция разрабатывается на базе общегосударственных нормативных документов (ГСДОУ, ГОСТов, существующих типовых и примерных руководств, если они имеются, и др.). Одновременно с этим инструкция по делопроизводству обязана отражать все особенности организации делопроизводства в конкретной организации.

При построении структуры текста инструкции по делопроизводству руководствуются действующими типовыми либо примерными, к примеру «Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах аккуратной власти» либо инструкцией, созданной для групп однородных организаций, делающих подобные функции. Из таких руководств возможно позаимствовать не только структуру текста, но кое-какие разделы всецело – такие, где речь заходит об экспертизе сокровища документов, подготовке дел к архивному хранению. Инструкция, как и другие виды организационных документов, постоянно начинается с раздела «Неспециализированные положения», а после этого идут разделы, освещающие все особенности постановки делопроизводства в конкретной организации, автоматизации делопроизводства и степень механизации. К примеру, Инструкция по работе с документами в Госдуме Федерального Собрания РФ, утвержденная распоряжением Главы Госдумы от 22 мая 1995 г. № 676р-1, складывается из следующих разделов:

1. Неспециализированные положения.

2. Прием, регистрация, доставка документов.

2.1. Служебные документы.

2.2. Корреспонденция парламентариев.

3. Работа с обращениями граждан.

4. Организация работы с документами в структурных подразделениях.

5. оформление и Подготовка служебных документов.

5.1. Неспециализированные требования.

5.2. Распорядительные документы.

5.3. Документы совещаний и заседаний.

5.4. Служебные письма.

5.5. Служебные весточки.

6. Исходящие служебные документы.

7. Контроль поручений и исполнения документов.

8. Обеспечение документами структурных подразделений и депутатов Аппарата.

8.1. Обеспечение документами к совещанию Госдумы.

8.2. Обеспечение документами к совещанию Совета Госдумы.

8.3. Обеспечение типографскими изданиями.

8.4. Обеспечение нормативными материалами.

9. Применение бланков, печатей, штампов.

10. Машинописные работы.

11. Копировально-множительные работы.

12. Запись совещаний.

13. Формирование дел и хранение документов.

13.1. Составление номенклатуры дел.

13.2. Формирование дел.

13.3. Экспертиза сокровища документов.

13.4. Оформление дел.

13.5. оформление и Составление описей дел.

13.6. Передача дел на хранение в Архив Госдумы.

14. Справочная работа.

Инструкции по делопроизводству в большинстве случаев имеют приложения, в которых даются образцы форм (регистрационно-контрольной карточки, номенклатуры дел, обложки дела и др.), образцы оформления документов (в большинстве случаев, самый распространенных в конкретной организации), списки документов (к примеру, документов, не подлежащих регистрации; документов, на каковые проставляется гербовая печать), типовые либо нормативные документы (положение о ЦЭК организации). Так, в Инструкцию по делопроизводству Госдумы РФ включено 48 приложений.

Инструкция по делопроизводству утверждается приказом начальника организации, в котором указывается, с какого именно числа она будет введена в воздействие, и перечисляются нужные подготовительные мероприятия, каковые обязана совершить работа ДОУ. Инструкция по делопроизводству есть документом, с которым в обязательном порядке должен быть ознакомлен не только сотрудник работы ДОУ, но и любой сотрудник организации под расписку при приеме на работу. Инструкция должна быть в каждом структурном подразделении организации.

Должностная инструкция есть документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника в работе ДОУ.

В заголовке должностной инструкции приводится наименование должности, для которой она создана, в соответствии с наименованиями должностей, приведенными в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей начальников, служащих и специалистов. Каждая должностная инструкция работников работ ДОУ составляется на базе квалификационной характеристики, приведенной в «Квалификационном справочнике должностей начальников, других служащих и специалистов», что утвержден распоряжением социального развития и Министерства труда РФ от 21 августа 1998 г.

В работе ДОУ должностной состав работников, как и в других подразделениях, складывается из начальников, иных служащих и специалистов (технических исполнителей).

Главные функции начальника структурного подразделения любого уровня – распределение и планирование работы, расстановка и подбор кадров, координация деятельности, оценка и контроль работы. Наименование должности формируется из слова «глава» («заведующий») с добавлением наименования структурного подразделения. К начальникам относятся: управляющий делами, глава канцелярии, глава инспекции, начотдела (контроля, учета, регистрации), заведующий экспедицией, заведующий архивом и др. В большинстве случаев, численный состав начальников в работе ДОУ не должен быть больше 20% общего количества делопроизводственного персонала.

Главные функции экспертов работы ДОУ связаны с исполнением своевременных, технических и творческих операций по обобщению и анализу информации, разработке нормативно-методических документов по делопроизводству, подготовке по заданию управления проектов документов, организации бездокументного обслуживания управления и др. К экспертам в работе ДОУ относятся: архивист, археограф, инспектор, ассистент начальника, документовед, референт, программист, секретарь коллегии, корректор и др. Сейчас показалось кроме того наименование должности «эксперт» и в штатные расписания включаются такие должности, как ведущий эксперт, эксперт первой (второй) категории. Чаще все-таки в работах ДОУ видятся наименования должностей с приставкой «старший», к примеру, старший инспектор. Это указывает, что этот эксперт командует группой из 3–4 человек в собственном структурном подразделении. Рекомендуется вводить должность старшего и тогда, в то время, когда эксперт самостоятельно снабжает определенный участок работы, для которого не нужно в структуре работы ДОУ создание отдельного структурного подразделения.

Главные функции технических исполнителей связаны с исполнением операций по приему, передачи, учетом, сбором, доставкой, хранением документной информации, размножением и оформлением документов и др. К техническим исполнителям в работе ДОУ относятся: экспедитор, машинистка, делопроизводитель, секретари, курьеры, операторы ПК, и операторы копировально-множительных бюро, каковые отнесены в соответствии с принятой у нас классификации к категории рабочих, но не служащих.

Для обеспечения четкого функционирования работы ДОУ принципиально важно верно выяснить неспециализированную численность ее работников. В соответствии с рекомендациям НИИ труда, оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к неспециализированному числу трудящихся в данной организации должна быть равна: для ведомств и министерств 12–15%, для предприятий – 0,5%. Для расчета численности работников работы ДОУ используют разные методики, но основополагающими данными, применяемыми в любой методике, выступают такие показатели, как трудоёмкость и объём документооборота делаемых делопроизводственных работ. Трудоемкость, со своей стороны, рассчитывается с учетом установленных норм времени на исполнение делопроизводственных работ. На данный момент созданы межотраслевые нормативные документы по нормированию таких делопроизводственных работ, как регистрация, контроль, составление номенклатуры дел на стенографические работы, работы по размножению и копированию документов, на машинописные работы, на архивные работы и др.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98, перемещение документов в организации с момента их создания либо получения до завершения выполнения либо отправления именуется документооборотом.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки содержания информации, к каким возможно отнести структурных подразделений и руководителей организации, управленческих работников.

Учет количества документооборота относится к типовым функциям работы ДОУ.

Количество документооборота подсчитывается каждый день методом суммирования количества входящих, внутренних документов и исходящих. Копии документов, изготовленные средствами своевременной полиграфии, учитываются раздельно.

Подсчет количества документооборота в большинстве случаев осуществляется по местам отправки и получения документов (исходящие и входящие – в экспедиции), и их создания (внутренние документы — по месту регистрации). Иногда работа ДОУ образовывает сводку информации об количестве документооборота (за чемь дней, месяц, год).

Сведения об количествах документооборота организации являются не только основанием для определения штатной численности самой работы ДОУ и ее структуры, но и выбора средств организационной и вычислительной техники, нужной для обработки определенных количеств документов, выбора самая эффективной совокупности делопроизводства, технологии и степени централизации отдельных этапов документооборота. Анализ документооборота может продемонстрировать степень загруженности отдельных подразделений работы ДОУ и отдельных ее работников, наметить главные дороги рационализации работы с документами.

В составе документооборота принято различать следующие главные документопотоки:

  • входящие (поступающие) документы, т.е. документы, поступившие в организацию;
  • исходящие (отправляемые) документы, т.е. официальные документы, отправляемые из организации;
  • внутренние документы, т.е. официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации.

Любой из вышеперечисленных документопотоков характеризуется собственными показателями, в состав которых в первую очередь входят виды документов, их количество, маршруты (пути) прохождения самые типовых групп (видов) документов. Так, в поток входящих документов входят не только официальные документы, поступающие из вторых организаций, но и документы личного происхождения, т.е. документы, созданные лицом вне сферы его служебной деятельности либо исполнения публичных обязанностей (к примеру, обращения граждан). Для каждой группы документов в организации должен быть создан собственный маршрут прохождения. Разработка таких маршрутов базируется на типовой разработке организации документооборота, рекомендованной Национальной совокупностью документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и предусматривающей следующие главные этапы:

  • прием поступающих документов, их начальная обработка;
  • доставка документов по назначению;
  • рассмотрение документов руководителями и руководством организации структурных подразделений;
  • регистрация документов;
  • информационно-справочная работа;
  • контроль выполнения документов;
  • отправка документов.

Не считая перечисленных этапов документооборота в организацию работы с документами входит кроме этого использование и хранение документов в текущей деятельности организации и в первую очередь работа с уже выполненными документами до их передачи в архив организации. Это серьёзный этап в организации делопроизводства, снабжающий в будущем формирование архивной информации.

ГСДОУ рекомендует закреплять порядок прохождения документов в виде особых технологических схем, разработкой которых занимается работа ДОУ. В схемах должны быть отражены:

  • этапы прохождения документов;
  • пункты обработки документной информации;
  • исполнения документов и сроки обработки.

Такие схемы включаются в инструкцию по делопроизводству организации. При его рационализации и организации документооборота принято руководствоваться правилами (главными положениями), выработанными научной организацией и практикой делопроизводства управленческого труда:

  • перемещение документов должно быть прямоточным, т.е. фактически исключать возвратные маршруты;
  • документ обязан пребывать лишь в тех инстанциях, где это обусловлено необходимостью работы с ним.

Операции над документом, в случае если это быть может, должны быть выполнены параллельно для сокращения времени перемещения документов в организации: к примеру, копирование документа, в исполнении которого принимают участие пара исполнителей, и одновременная передача копий всем исполнителям и др.

Каждые сведения о ходе перемещения документа в организации должны происходить с одновременным информированием работы ДОУ либо через эту работу. Вышеперечисленные документы, положения, инструкция по делопроизводству, должностные руководства работникам, не только регламентируют работу, но и, в первую очередь, закрепляют главные моменты в организации работы с документами в организации. Таким есть выбор организационной формы делопроизводства.

Организационная форма делопроизводства возможно централизованной, децентрализованной и смешанной. Выбор определенной формы зависит от количеств документооборота, масштабов организации, территориального размещения ее структурных подразделений.

Централизованная форма делопроизводствапредполагает, что все работы с документами от момента получения (создания) до передачи их на архивное хранение проводятся в одном месте, т.е. централизуются.

Эта форма самый рациональна при малых количествах обрабатываемых документов, поскольку разрешает максимально механизировать и автоматизировать исполнение сосредоточенных в одном месте делопроизводственных работ, держать под контролем всю организацию документационного обслуживания.

Децентрализованная форма делопроизводстваприменяется тогда, в то время, когда структурные подразделения организации территориально разобщены. Внедрение данной формы предполагает, что в каждом структурном подразделении имеется собственная работа ДОУ (хоть и маленькая) либо работник, каковые самостоятельно ведут все виды работ с документами.

В больших организациях с громадными количествами обрабатываемых документов значительно чаще используется смешанная форма делопроизводства, при которой централизуется часть делаемых работ по документационному обслуживанию. В большинстве случаев, это работы, которые связаны с первоначальной обработкой и приёмом документов, контролем выполнения, размножением и копированием. Такие работы, как регистрация, текущее хранение документов, сдача и подготовка их в архив, осуществляются в структурных подразделениях.

Внедрение компьютерных разработок в делопроизводство разрешает децентрализовать регистрацию документов, создавая одновременно с этим централизованную информационно-поисковую совокупность (базу данных) о документах организации.

Применение таких разработок делается нужной чёртом работы работы ДОУ. Но это не свидетельствует отказа от существующих правил документирования управленческой деятельности в классических бумажных документах, что прежде всего входит в понятие «делопроизводство». Компьютерные разработки на современном этапе все больше внедряются в организацию работы с документами, что разрешает не только автоматизировать исполнение классических этапов документооборота, но и реализовать принципиально новые возможности в деле управления документооборотом в целом по организации, исполнения справочно-информационной и аналитической работы, и применения элементов электронного документооборота. Это разрешит поднять работу работ ДОУ на новый качественный уровень.

задания и Контрольные вопросы

1. Как именуется работа, осуществляющая документационное обеспечение управления, в зависимости от принадлежности к определенной группе организаций?

2. Какова типовая структура управления делами?

3. Какова структура текста положения о работе ДОУ и что должно быть отражено в каждом разделе?

4. Какие конкретно функции работы ДОУ вы понимаете?

5. Что устанавливает инструкция по делопроизводству и какие конкретно разделы текста смогут быть включены в нее?

6. На какие конкретно виды делопроизводственных работ созданы нормы времени?

7. Что такое документооборот и как осуществляется подсчет количества документооборота?

8. Какие конкретно потоки документов принято различать в составе документооборота?

9. Назовите главные этапы документооборота.

10. Назовите ключевые принципы организации документооборота.

11. Какие конкретно существуют организационные формы делопроизводства и чем они отличаются друг от друга?

Урок 13. Ключевые принципы организации работы с документами. Часть 1


Также читать:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: