Тема: «система управления базами данных microsoft access. создание базы данных из нескольких таблиц»

Цель работы: познакомить с главными объектами базы данных, организовать умение строить базы данных из нескольких таблиц, создавая связи между ними.

Главные понятия:

База данных — это совокупность данных (таблиц), хранящихся совместно и связанных между собой, либо это особое электронное хранилище взаимосвязанных данных.

Совокупность управления базами данных Микрософт Access есть одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии Access имеют в собственном арсенале средства, существенно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, отчётов и графиков.

Назначение любой совокупности управления базами данных (СУБД) – создание, обработка и ведение баз данных.

Микрософт Access складывается из отдельных компонентов, каковые употребляются для представления и хранения информации. Этими компонентами являются таблицы, формы, отчёты, запросы, макросы, модули.У каждого объектаMicrosoft Accessесть по крайней мере2 метода создания:с помощьюКонструктораили с помощьюМастера. В режиме Конструкторасоздается либо изменяется структура объекта, в Мастереиспользуются готовые варианты объектов, что предоставляет пользователю выбирать.

Данными именуется каждая информация, которую нужно сохранить, дабы иметь возможность иногда к ней обращаться. Большая часть баз данных имеют табличную структуру. Как мы знаем, в табличной структуре адрес данных определяется пересечением столбцов и строк. В базах данных столбцы именуются полями, а строки — записями. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют данные, которая в ней содержится.

Поля— это главные элементы структуры базы данных. Они владеют особенностями. От особенностей полей зависит, какие конкретно типы разрешённых можно вносить в поле, а какие конкретно нет, и то, что возможно делать с данными, содержащимися в поле. К примеру, эти, содержащиеся в поле Цена, возможно просуммировать, дабы выяснить итоговый итог. Суммировать эти, содержащиеся в поле Номер телефона, совсем бессмысленно, даже в том случае, если номера телефонов записаны цифрами. Разумеется, что эти поля владеют различными особенностями и относятся к различным типам.

Различные типы полей имеют разные свойства и разное назначение.

1. Главное свойство текстового поля — размер.

2. Числовое поле помогает для ввода числовых данных. Оно также имеет размер, но числовые поля бывают различными, к примеру для ввода целых чисел и для ввода настоящих чисел. В последнем случае не считая размера поля задается кроме этого размер десятичной части числа.

3. Поля для ввода дат либо времени имеют тип Дата/время.

4. Для ввода логических данных, имеющих лишь два значения (Да либо Нет; 1 либо 0; Истина либо Неправда и т. п.), помогает особый тип — Логическое поле. Протяженность для того чтобы поля неизменно равна 1 байту, потому, что этого даже больше чем нужно, дабы выразить логическое значение.

5. Особенный тип поля — Финансовый. Из заглавия светло, какие конкретно данные в нем хранят. Финансовые суммы возможно хранить и в числовом поле, но в финансовом формате с ними эргономичнее трудиться. В этом случае компьютер изображает числа вместе с финансовыми единицами, различает копейки и рубли, пенсы и фунты, центы и доллары, в общем, обращается с ними элегантнее.

6. В современных базах разрешённых можно хранить не только буквы и числа, но и картины, видеозаписи и музыкальные клипы. Поле для таких объектов именуется полем объекта OLE.

7. У текстового поля имеется недочёт, который связан с тем, что оно имеет ограниченный размер (не более 256 знаков). В случае если необходимо засунуть в поле долгий текст, для этого помогает поле типа MEMO. В нем возможно хранить до 65 535 знаков. Особенность поля MEMO пребывает в том, что реально эти сведенья сохраняются не в поле, а в другом месте, а в поле хранится лишь указатель на то, где расположен текст.

8. Весьма занимательное поле Счетчик. На первый взгляд это простое числовое поле, но оно имеет свойство автоматического наращивания. В случае если в базе имеется такое поле, то при вводе новой записи в него машинально вводится число, на единицу большее, чем значение того же поля в прошлой записи. Это поле удобно для нумерации записей.

Если бы информация хранилась в несложных структурах, то для работы с ней возможно было бы обойтись без особых совокупностей управления базами данных. На практике приходится иметь дело с более сложными структурами, каковые образованы из многих связанных таблиц. Базы данных, имеющие связанные таблицы, именуют кроме этого реляционными базами данных.

Разделение базы на связанные таблицы не только комфортно, но время от времени и нужно. К примеру, для повышения числа заказов менеджер компании, занимающейся прокатом компакт-дисков, решил поставить в общем зале компьютер, на котором любой клиент может просмотреть перечень имеющихся дисков с иллюстрациями из игр. В случае если база состоит лишь из одной таблицы, то вместе с информацией о дисках случайный визитёр возьмёт доступ к информации о вторых клиентах компании. Таковой менеджер не только не купит новых клиентов, но и растеряет тех, которых имел.

Чтобы связи между таблицами трудились надежно и по записи из одной таблицы возможно было конкретно отыскать записи в второй таблице, нужно предусмотреть в таблице неповторимые поля. При создании структуры таблиц одно поле (либо одну комбинацию полей) возможно назначить главным. С главными полями компьютер трудится очень. Он контролирует их уникальность и стремительнее делает сортировку по таким полям. Главное поле — очевидный кандидат для связей. Время от времени главное поле именуют первичным ключом.

Типы связей:

1:1: Отношение «один-к-одному». К примеру: (студент — № зачетки)

1:N:Отношение «один-ко-многим». К примеру: Один поставщик…а) … может поставлять пара товаров, …б) … но у каждого товара возможно лишь один поставщик. (Группа-студенты)

N:M: Отношение «многие-ко-многим» одной записи в таблице A смогут соответствовать пара записей в таблице B, а одной записи в таблице B пара записей в таблице A. К примеру: (Студенты-направления, каковые они слушают)

Требования к созданию связанных таблиц:

Целостность данных свидетельствует совокупность правил, применяемых в СУБД Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах. Осуществлять контроль целостность данных возможно, в случае если выполнены следующие условия:

  • Связанное поле одной таблицы есть главным полем либо имеет неповторимый индекс.
  • Связанные поля имеют один тип данных. Исключение: поле Счетчик возможно связано с Числовым полем, если оно имеет тип Долгое целое.
  • Обе таблицы принадлежат одной базе данных Access.

Упражнение 1.Создание базы данных «Деканат».

1. Создайте новую базу данных «Деканат».Для новой базы данных:

  • загрузите Access, в показавшемся окне с левой стороны щелкните по пункту Новая база данных;
  • в окне «Файл новой базы данных» в поле Имя файла в качестве имени базы данных задайте имя Деканат
    и выберите папку (пункт Папка),где ваша база разрешённых будет находиться, т.е. в собственную папку.
  • щелкните по кнопке .

2. Создайте таблицу базы данных. Для таблицы базы данных:

  • В показавшимся окне на левой панели окна База данных сосредоточены элементы управления для вызова всех типов объектов Access (таблицы, запросы, формы и т.д.). В окне выберите тип создаваемого документа. Вы создаете таблицы, исходя из этого выберите закладку Таблица. Щелкните по кнопке Создать.
  • Откроется окно диалога «Новая таблица», в правой части которого находится перечень вариантов предстоящей работы:
  • Тут пара вариантов, но вы выберите Конструктор и щелкните по кнопке ОК. Покажется окно Конструктора.

3. Выясните поля таблицы в соответствии с табл. 1.Для определения полей таблицы:

  • введите в строчок столбца «Имя поля» имя первого поля Код учителя;
  • в строчке столбца «Тип данных» щелкните по кнопке перечня и выберите тип данных Числовое, аРазмер поля; Целое во вкладке Неспециализированные
  • Установите поля Код учителя главным. Для этого щелкните на рисунок ключа на панели инструментов либо позовите контекстное меню
  • Введите ограничения на данные в поле ; эти сведенья не должны повторяться, т.к. коды учителей не должны повторяться, и должна быть обеспечена возможность их трансформации (
  • Во вкладке Неспециализированные щелкните по строчку параметра Индексированное пол ;

Примечание. Индекс — это средство Access, ускоряющее поиск и сортировку данных в таблице. Главное поле (поле первичного ключа) таблицы индексируется машинально. Не допускается создание индексов для полей типа MEMO и Гиперссылка либо полей объектов OLE.

  • выберите в перечне пункт Да (совпадения не допускаются);
  • Для определения всех остальных полей таблицы базы данных Учители в соответствии с табл..1 выполните действия, подобные вышеуказанным.

Таблица 1.

Имя поля Тип данных Размер поля
Фамилия Текстовый
Имя Текстовый
Отчество Текстовый
Дата рождения Дата/время Формат поля: Краткий
Должность Текстовый
Код дисциплины Числовой Целое
Дисциплина Текстовый
Телефон Текстовый
Заработная плат Финансовый Формат поля: Главной, Число десятичных знаков: 0
  • Сохраните созданную таблицу под именем Учители. Для этого надавите на символ «Закрыть».В показавшемся окне соберите имя таблицы Учители и щелкните по кнопке ОК.

Упражнение 2.Редактирование базы данных.

1.Войдите в режим Конструктор для проектируемой таблицы. Если вы находитесь в окне базы данных, то выберите таблицу Учители и щелкните по кнопке

2.Введите ограничения на эти, вводимые в поле «Должность»; должны вводится лишь слова Доктор наук, Доцент либо Помощник.

Для задания условия на значение для вводимых данных:

  • Щелкните в поле «Должность», в нижней части окна во вкладке Неспециализированные переидите на Условие на значение;
  • щелкните по кнопке для определения условий на значение при помощи по строителя выражений;
  • в показавшемся окне напишите слово Доктор наук, после этого щелкните по кнопке (эта кнопка делает функцию Либо), напишите Доцент, опять щелкните по данной же кнопке, напишите Помощник и щелкните по кнопке . Так вы ввели условие, при котором в поле «Должность» смогут вводиться лишь указанные значения

3.Задайте текст сообщения об неточности, что будет оказаться на экране при вводе неправильных данных в поле «Должность».

В строке Сообщение об неточности введите предложение Таковой должности нет, правильно введите эти.

4.Задайте значение по умолчанию для поля «Должность» в виде слова Доцент.

В строке Значение по умолчанию введите слово Доцент. Выидите из режима конструктора.

Упражнение 3.Работа в режиме таблиц.

1.Перейдите в режим Таблица:

  • щелкнув по кнопке на панели инструментов
  • либо сделав команду Вид, Режим таблицы.На вопрос о сохранении таблицы щелкните по кнопке .

2.Заполните таблицу данными в соответствии с табл. 2 и удостоверьтесь в надежности реакцию совокупности на ввод неправильных данных в поле «Должность».

Попытайтесь в поле любой записи ввести слово Лаборант. Посмотрите, что оказалось. На экране должно показаться сообщение: Таковой должности нет, верно введите эти.Введите верное слово

Таблица 2

Код Фамилия Имя Отчество Дата рожд. Код дис. Должн. Дисцип. Тел. Зар.
Истомин Ремир Евгеньевич 23.10.1954 Доцент Информатика
Миронов Павел Юрьевич 25.07.1940 Доктор наук Экономика
Гришин Евгений Сергеевич 05.12.1967 Доцент Математика
Сергеева Ольга Ивановна 12.02.1972 Помощник Математика
Емец Оксана Ивановна 16.02.1951 Доцент Экономика
Игнатьева Татьяна Павловна 30.05.1966 Доцент Информатика
Миронов Алексей Николаевич 30.07.1948 Доцент Физика

3.Измените ширину каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных:

  • щелкните в любой строке поля «Код»;
  • выполните команду Формат, Ширина столбца;
  • в показавшемся окне щелкните по кнопке . Ширина поля изменится;
  • проделайте эту операцию с остальными полями.

4.Сделайте поиск в таблице учителя Миронова:

  • установите курсор в первую строчок поля «Фамилия»;
  • выполните команду Правка, Отыскать;
  • в показавшейся строчке параметра Пример введите Миронов;
  • щелкните по кнопке . Курсор перейдет на вторую запись и выделит слово Миронов;
  • щелкните по кнопке . Курсор перейдет на седьмую запись и без того
    же выделит слово Миронов;
  • щелкните по кнопке для выхода из режима поиска.

5.Сделайте замену данных: измените зарплату помощнику Сергеевой с 18900 на 20000:

  • переведите курсор в первую строчок поля «Заработная плат»;
  • выполните команду Правка, Заменить;
  • в показавшемся окне в строчке Пример введите 18900
  • в строчке Заменить на введите 20000. Обратите внимание на остальные опции —
    вам нужно вести поиск по всем записям данного поля;
  • щелкните по кнопке . Эти будут поменяны;

6. Сделайте сортировку данных в поле «Заработная плат» по возрастанию.

  • щелкните по любой записи поля «Заработная плат»;
  • щелкните по кнопке на панели управления либо выполните команду Записи,
    Сортировка, Сортировка по возрастанию.Все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с возрастанием значений в поле «Заработная плат».

7.Обучитесь применять фильтр:

а) Сделайте фильтрацию данных по полям «Дисциплина» и «Должность»:

  • щелкните по записи Доцент поля «Должность»;
  • щелкните по кнопке либо выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному.В таблице останутся лишь записи о учителях — доцентах;
  • щелкните по записи Информатика поля «Дисциплина»;
  • щелкните по кнопке либо выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному.В таблице останутся лишь записи о учителях — доцентах кафедры информатики;
  • для отмены фильтрации щелкните по кнопке на панели инструментов либо
    выполните команду Записи, Удалить фильтр.В таблице покажутся все сведенья.

б)Взять записи учителей, у которых имена начинаются на букву «О»:

  • Установите курсор в первой записи поля Имя.
  • Выполните команду Записи, Фильтр, Поменять фильтр
  • Установите курсор в первой записи поля Имя. Введите запрос Like «О*» и выполните командуЗаписи, Применить фильтр.Посмотрите что оказалось
  • Запрос Not «О*» будет означать все записи, не считая указанных.

8. Сохраните таблицу.

Упражнение 4.Создайте три таблицы: Студенты, Дисциплины и Оценки.

1.Создайте таблицу Студенты

Имя поля Тип данных Размер поля
Код студента Числовой Целое
Фамилия Текстовый
Имя Текстовый
Отчество Текстовый
Номер группы Текстовый
Телефон Текстовый
Стипендия Логический Да/Нет

! в качестве главного поля задайте «Код студента». Для этого щелкните по полю «Код студента» и по кнопке на панели инструментов либо выполните команду Правка, Главное поле;закройте таблицу, задав ей имя Студенты.

2.Создайте таблицу Дисциплины:

Имя поля Тип данных Размер поля
Код дисциплины Числовой Целое
Наименование дисциплины Текстовый

! В качестве главного поля задайте «Код дисциплины». Заполняться эта таблица будет кроме этого в режиме формы.

3.Создайте структуру таблицы Оценки:

Имя поля Тип данных Размер поля
Код студента Числовой Целое
Код дисциплины Числовой Целое
Оценки Числовой Байт

! В данной таблице задавать главное поле не нужно, поскольку эти во всех полях смогут повторяться. Эта таблица, подобно прошлым, будет заполняться в режиме формы.

4.Создайте схему данных, т.е. создайте связи между таблицами: Учители, Студенты, Оценки, Дисциплины:

  • щелкните по кнопке на панели инструментов либо выполните команду Сервис, Схема данных.На экране покажется окно «Схема данных»;
  • щелкните по кнопке на панели инструментов либо выполните команду Связи, Добавить таблицу;
  • в показавшемся окне будет выделено наименование одной таблицы. Щелкните по кнопке ;
  • переведите выделение на имя следующей таблицы и щелкните по кнопке . Подобно добавьте оставшиеся две таблицы;
  • закройте окно, щелкнув по кнопке ;
  • создайте связь между таблицами Оценки и Дисциплины. Для этого подведите курсор мыши к полю «Код дисциплины» в таблице Дисциплины, щелкните левой кнопкой мыши и, не отпуская ее, перетащите курсор на поле «Код дисциплины» в таблицу Оценки, а после этого отпустите кнопку мыши. На экране откроется окно «Связи»;
  • установите флажок (галочку) в свойстве Обеспечение целостности данных, щелкнув по нему. Это нереально будет сделать, в случае если типы обоих полей заданы неодинаково
  • установите флажок в свойстве Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей;

Примечание. Задание каскадного обновления связанных каскадного удаления и полей связанных записей разрешит вам отредактировать записи лишь в таблице Дисциплины, а в таблице Оценки эти действия будут со связанными записями выполняться машинально. К примеру, если вы удалите из таблицы Дисциплины один предмет, то в таблице Оценки удалятся все строки, связанные с этим предметом.

  • щелкните по кнопке . Сообщение будет создана;
  • подобно создайте связи между полем «Код дисциплины» в таблице Дисциплины и полем «Код дисциплины» в таблице Учители, и между полем «Код студента» в таблице Студенты и полем «Код студента» в таблице Оценки. Итог представлен на рис. 4.6;
  • закройте окно схемы данных, ответив ДА на вопрос о сохранении макета.

Задания для независимой работы:

1. Создайте базу данных … см.таблицу.

Самостоятельно придумайте поля этим таблицам, выделите главные поля, установите связи между таблицами.

№ варианта Задание
«Музыкальный альбом»,складывающуюся из трех таблиц «Композитор», «Певцы», «Песни».
«Поликлиника», складывающуюся из трех таблиц «Доктор», «Больной», «Участки».
«Расписание занятий», складывающуюся из трех таблиц «Класс», «Учителя», «Предметы».
«Компьютерный салон», складывающуюся из двух таблиц «Ассортимент продукции», «Клиент».
«Участники конференции», складывающуюся из двух таблиц «Перечень участников», «Темы докладов».

Контрольные вопросы:

1.Что такое база данных, СУБД?

2.Какие конкретно главные объекты базы данных Микрософт Access вы понимаете?

3.Какие конкретно методы создания объектов вы понимаете?

4.Какие конкретно типы данных, типы связей вы понимаете?

5.Какие конкретно существуют требования к созданию связей между таблицами?

Лабораторная работа №19

ЛЕГКОЕ создание таблиц в базе данных Микрософт Access


Также читать:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: