Виды, задачи, формы организации делопроизводства в органах внутренних дел. субъекты делопроизводства в овд и их обязанности

Выделяют следующие виды делопроизводства в ОВД:

А) в зависимости от документов, являющихся объектом делопроизводства;

1. Управленческое делопроизводство регулируется совокупностью законов и осуществляет операции с управленческой документацией (распорядительной, организационной, справочной). Систематизация документов в дела осуществляется соответствующими работами документационного обеспечения управления (к примеру, канцелярией ОВД), а список наименований дел в ОВД утверждается в особом документе – номенклатуре дел.

2. Особое делопроизводство регулируется законами, выполнение которых связано с реализацией главной функции ОВД (правоохранительной, правообеспечительной, надзорной и других). систематизация и Создание документов в дела осуществляется по особым правилам, а заведение дел не связано с управленческим делопроизводством.

Б) в зависимости от секретности сведений, содержащихся в документах.

1. Тайное делопроизводство, другими словами документирование сведений, составляющих национальную и служебную тайны и организация работы с документами, содержащими такие сведения. Осуществляется данное направление деятельности в органах внутренних дел по особым правилам. Так, многие документы, создаваемые в ходе денежно-хозяйственной, кадровой деятельности ОВД, оформляются, сохраняются, пересылаются правильно ведения тайного делопроизводства.

2. Несекретное. Многие документы, создаваемые в ходе деятельности ОВД, смогут быть несекретными и не требуют соблюдения каких-либо правил при изготовлении, хранении либо отправке. Документирование уголовно-процессуальной, административно-юрисдикционной деятельности осуществляется правильно несекретного делопроизводства.

В органах внутренних дел существуют осуществления делопроизводства и следующие системы организации:

— централизованное. Все делопроизводственные операции в ОВД осуществляются в одном месте (в единой канцелярии). Используется в маленьких и средних по количеству переписки органах МВД России.

— Децентрализованное. Все делопроизводственные операции рассредоточены по отдельным канцеляриям структурных подразделений. Используется в больших и территориально разбросанных ОВД.

— Смешанная. Часть делопроизводственных операций централизована ( приема, отправка, размножение документов), а вторая часть осуществляется структурными подразделениями. Используется в ОВД со большим объёмом и сложной структурой документооборота.

Для делопроизводства, как и для любого направления деятельности ОВД, выделяются задачи, каковые нужно решить:

— Обеспечение приема, отправки и учёта документации.

— Обеспечение контроля за своевременным и верным оформлением документов в ОВД, другими словами контроль над сроками выполнения документов.

— хранение и Систематизация документов, находящихся в делопроизводстве. Хранение должно производиться в делах, в которых документы находятся в определенном порядке – систематизировано в соответствии с описью.

— Обеспечение сохранности национальной и служебной тайн, содержащихся в документах.

— Обеспечение стремительного нахождения нужной для реализации функций ОВД информации в текущих архиве и делах.

— Верное и стремительное отражение в документах работы ОВД, его сотрудников и структурных подразделений.

— Экономия затрат времени и сил сотрудниками ОВД на составление, поиск и изготовление документов.

Субъектами делопроизводства в органах внутренних дел являются:

1. Начальники органов внутренних дел.

2. Особые подразделения режима и делопроизводства.

3. Инспекторский (персональный) состав органов внутренних дел.

Начальник органа внутренних дел отвечает за организацию делопроизводства в ОВД и имеет следующие обязанности в данной сфере:

— обеспечение нужных условий для сотрудников, ведущих делопроизводство;

осуществление контроля за ведением делопроизводства, утверждение номенклатуры дел;

— принятие мер, исключающих потерю документов, разглашение национальной и служебной тайны;

— рассмотрение корреспонденции, определение исполнителей, порядка и сроков выполнения.

Особые подразделения режима и делопроизводства, их штатная численность и структура, зависят от уровня ОВД, количества документооборота.

Подразделение режима и делопроизводства есть независимым структурным подразделением органа внутренних дел, подчиненным конкретно начальнику органа внутренних дел.

Положение о подразделении режима и делопроизводства органа внутренних дел, должностные руководства его работников, федеральных национальных работников и гражданских служащих разрабатываются на базе Инструкции, статусных документов органа внутренних дел и утверждаются начальником органа внутренних дел.

Организация, совершенствование и ведение документационного обеспечения управления на базе единой технической применения и политики современных технических средств в работе с документами, контроль и методическое руководство за соблюдением установленного порядка работы с документами в совокупности органов внутренних дел осуществляется Департаментом работы и делопроизводства с обращениями организаций и граждан МВД России, управлениями (отделами, отделениями, группами) делопроизводства; режима и делопроизводства; режима и документационного обеспечения; режима, делопроизводства и кадров; делопроизводства и режима; обеспечения делопроизводства; документального обеспечения; документационного обеспечения; неспециализированными отделами, канцеляриями и секретариатами органов внутренних дел.

На режима и подразделения делопроизводства возлагается исполнение следующих главных задач:

— прием, распределение и регистрация входящих (поступающих) документов, передача документов на рассмотрение начальнику органа внутренних дел и конкретно исполнителю, по окончании получения соответствующих указаний (резолюций).

— контроль за сроками и прохождением рассмотрения документов, за правильностью оформления документов, воображаемых на подпись управлению органа внутренних дел.

— регистрация исходящих (отправляемых) документов, их отправка и экспедиционная обработка адресатам.

— организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства.

— ведение тайного делопроизводства и контроль за ним.

— выдача сотрудникам нормативных правовых актов, документов и дел, контроль за их возвратом.

— информирование начальника органа внутренних дел об выполнении поручений и документов по ним, подготовка и анализ на его базе предложений по совершенствованию работы с документами.

— обработки порядка документов и определение прохождения, внедрение новых технологических приемов работы с документами, уменьшающих количество документооборота.

— координация деятельности структурных подразделений органа внутренних дел и подчиненных органов внутренних дел по вопросам документационного обеспечения управления.

— контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в совокупности органа внутренних дел.

Должностные обязанности сотрудников ОВД (личного состава):

— Знать и совершенно верно делать требования, установленные настоящей Инструкцией.

— Не допускать нарушений, способные привести к разглашению сведений служебного характера либо потере документов.

— Потребовать от подчиненных своевременного выполнения взятых документов (поручений, указаний).

— Передавать документы вторым сотрудникам лишь с разрешения начальника соответствующего структурного подразделения.

— Передавать документы из одного структурного подразделения в второе лишь через подразделение режима и делопроизводства, под расписку в соответствующих изданиях учета.

— Знакомить с документами посторонних лиц и информировать сведения, содержащиеся в документах посторонним лицам лишь с разрешения соответствующего начальника органа внутренних дел.

— Срочно информировать начальнику соответствующего структурного подразделения и начальнику режима и подразделения делопроизводства об потере либо недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, в которых сохраняются документы, печатей , и о фактах обнаружения излишних либо неучтенных документов.

— При увольнении со работы либо работы, переводе к новому месту работы либо работы, убытии в отпуск, на лечение, в командировку вовремя сдавать все документы в подразделение режима и делопроизводства.

В соответствии с функциональными обязанностями на некоторых сотрудников ОВД возложено исполнение вторых обязанностей, которые связаны с делопроизводством.

К примеру, сотрудники дежурных частей обязаны в праздничные дни и выходные входящую корреспонденцию, сотрудники УР и БЭП обязаны лично готовить к отправке кое-какие тайные документы.

Сотрудники отвечают за соблюдение ими установленного порядка работы с документами и их сохранность, и за разглашение содержащейся в них информации.

При обнаружении потери документов сотрудник обязан срочно рассказать об этом происшествии начальнику соответствующего структурного подразделения, что обязан принять исчерпывающие меры к поиску документов, и начальнику режима и подразделения делопроизводства.

Передача их копий и документов работникам вторых организаций допускается лишь с письменного разрешения начальника органа внутренних дел либо его помощников по запросу. О передаче документов делаются соответствующие отметки в учетных формах и на подлинниках документов (в случае если передаются их копии) с указанием, каким должностным лицом разрешена передача документа.

С учетом развития компьютерных разработок появляется необходимость их внедрения в процесс делопроизводства в целях создания документов посредством компьютерной техники, передачи документа на расстояние и с целью этого создание средств передачи информации: электронной почты, факсов, контроль и регистрация за выполнением документов посредством особых компьютерных программ, и быстрый поиск и сохранение информации посредством создания электронного архива.

Работа режима и делопроизводства МВД России отмечает опытный праздник


Также читать:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: