Вывод пользователей из системы

Вопросы к экзамену

1. принципы и Понятие организации документооборота с ИОД (1.1, 3.2)

2. особенности и Сущность документооборота ИОД

3. Определение состава документов с ИОД

4. Порядок отнесения сведений к ИОД (3.1 – полное, 1.2 — коротко)

5. Структура защищенного документооборота (3-4)

6. Определение состава документов с ИОД (3.середина)

7. Документопотоки, состав технологических операций и этапов с ИОД (3.2(6.2))

8. издание и Подготовка документов с ИОД (7.1)

9. оформление и Учёт бумажных носителей ИОД (7.2)

10. Учет документов ИОД (6.1)

11. Правила включения разных типов автоматизированных совокупностей в документооборот с ИОД (6.2)

12. Порядок работы с носителями ИОД информации (5.1(7.1))

13. Требования к помещениям, в которых хранится (обрабатывается) ИОД. (5.2)

14. Главные реквизиты на документах с ИОД на 1 и последней странице

15. Написать обязанности служащих Организации, имеющих доступ к ИОД. (4.2)

16. Обрисовать порядок доступа работников организации к ИОД (4.1)

17. Порядок вывода и ввода пользователей в совокупность обрабатывающий ИОД

(8.1, 8.3)

18. Изменение прав доступа пользователей совокупности (8.2)

19. Порядок контроля сетей, обрабатывающих документы ИОД от действия вредоносного кода (10.2)

20. Написать правила организации делопроизводство ИОД (1)

21. Написать порядок ограничения на доступ к ИОД

22. сфера и Понятие действия ИОД

23.Обрисовать этап учёта и оформления носителей ИОД на бумажных носителях

24. Обрисовать этап выдача документов ИОД на бумажных носителях(5см)

25. Обрисовать этап приема от исполнителей документов ИОД в работе документооборота ИОД на бумажных носителях (5см)

26. Обрисовать этап учёта и оформления носителей ИОД на электронных носителях

27. Обрисовать этап приема от исполнителей документов ИОД в работе документооборота ИОД на электронных носителях (5см)

28. Обрисовать этап выдачадокументов ИОД на электронных носителях (5см)

29. Написать главные работыисполнителя и делопроизводителя документов ИОД при регистрации документов. (4см)

30. Написать порядок доступа в помещение, где обрабатывается ИОД (5.3)

31. Этапы учёта и оформления носителей ИОД, выдачи их исполнителям и приема от исполнителей (3.середина)

32. Порядок предоставления доступа к устройствам ввода и коммуникационным портам-вывода информации пользователей в совокупности, обрабатывающий ИОД(9)

33. Написать обязанности служащих Организации, имеющих доступ к ИОД

(4.2)

34. Написать порядок уничтожения носителей ИОД с ограничительной пометкой Для служебного пользования (7.финиш)

35. Написатьпорядок трансформации прав доступа пользователей совокупности (8.2)

36. Написать порядок вывод пользователей из совокупности (8.3)

37. Написать порядок контроля за актуальным состоянием состава пользователей в автоматизированной совокупности, обрабатывающей ИОД (8.4)

38. Написать порядок контроля сетей, обрабатывающих документы с ИОД (10.1)

Неспециализированные положения

На носителях ИОД сведений проставляется ограничительная пометка «Для служебного пользования». Запрещается применять другие ограничительные пометки (Банковская тайна, Коммерческая тайна и иные), за исключением носителей ИОД сведений, направляемых зарубежным обозревателям, в то время, когда вместо ограничительной пометки Для служебного пользования проставляется пометка ИОД. Регистрация таких носителей сведений осуществляется в порядке, установленном нормативными актами для исходящей интернациональной корреспонденции.

На отдельных видах документов (документы подразделений по работе с персоналом, медицинские книжки, регистры налогового учета, расчетные документы, кассовые документы, мемориальные ордера и иные), каковые учитываются порядком, хорошим от установленного для документационного обеспечения управления, ограничительная пометка Для служебного пользования не проставляется.

Финансирование мероприятий по защите ИОД сведений осуществляется за счет средств организации.

Передача ИОД сведений органам власти РФ, органам власти субъектов РФ, органам местного самоуправления, и юридическим лицам, осуществляющим аудиторские испытания деятельности организации, производится в правовом поле РФ.

Разглядим определения и основные термины:

информация ограниченного доступа – сведения (сообщения, эти), доступ к каким ограничен законами ;

режим защиты – совокупность правовых, организационных, технических и иных мер, принимаемых обладателем информации ограниченного доступа для исключения неправомерного ознакомления с ними;

Список информации ограниченного доступа (потом – Список сведений) — документ, содержащий данные, образующуюся в деятельности Организации, в отношении которой принимаются меры по защите и устанавливаются сроки действия ограничения на доступ к ней;

носители информации ограниченного доступа – бумажные носители, фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации, другие технические носители сведений;

ограничительная пометка – реквизит носителя информации ограниченного доступа, свидетельствующий об установлении режима защиты;

инвентарный учет – запись учетных информации о носителе информации ограниченного доступа, что в силу необходимости частого обращения и длительного использования к нему, не приобщается в дело, предусмотренное номенклатурой дел;

разглашение сведений – несанкционированное распространение информации ограниченного доступ служащим Организации, которому они были доверены в связи с исполнением собственных должностных обязанностей.

Главными задачами учета носителей ИОД являются:

— закрепление факта присвоения носителю (к примеру, простым листам бумаги, дискете и др.) категории «Информации ограниченного доступа»;

— присвоение носителю учетного номера и включение его в справочно-информационный банк для обеспечения контроля за применением и проверки наличия;

— документирование фактов перемещения носителя между сотрудниками организации, закрепление персональной ответственности за его сохранность;

— контроль работы исполнителя над документом и своевременного уничтожения носителя либо его частей, утративших практическое значение.

Все типы носителей ИОД должны быть учтены до начала составления проектов черновика, беловика и вариантов будущего документа.

Наряду с этим соблюдаются следующие условия защиты информации:

— формирование базы для персональной ответственности сотрудника за сохранность носителя. Повышенного внимания к нему;

— предупреждение возможности нецелевого применения носителя либо его неправильного хранения;

— формирование грифа «конфиденциальности» будущего документа;

— предупреждение возможности тайной подмены носителя. Изъятия из него либо включения в него отдельных частей (страниц, кусков фото-, видео- либо магнитной пленки), для чего фиксируются характеристики носителя (количество страниц, протяженность ленты, наличие склеек и др.);

— предупреждение техвозможности тайной разборки кассет, пеналов, футляров, иных оболочек и конвертов, содержащих технические носители информации;

— включение носителя в сферу местонахождения и регулярного контроля сохранности.

В работах обеспечения безопасности коммерческих компаний бумажные носители текстовой и технической информации ставятся на инвентарный (перечневый) учет. В этих структурах учет носителей целесообразен лишь на уровне управления компании, поскольку как раз тут концентрируется вся вправду полезная информация. На уровне исполнителей документирование элементов ИОД ведется на носителях, не учитываемых предварительно.

Обязательному маркировке и инвентарному учёту на всех уровнях управления подлежат магнитные носители информации, для которых каждые угрозы воображают намного большую опасность, чем для бумажных, а обнаружение реализации этих угроз вероятно лишь на базе сложных аналитических наблюдений. Маркировка предусматривает нанесение на носитель инвентарного номера, даты регистрации, наименования фамилии исполнителей и структурного подразделения.

Этап учёта и оформления носителей ИОД, выдача их исполнителям и приема от исполнителей выполняется в работе документооборота ИОД как в классическом, так и автоматизированном режимах и включает в себя следующие процедуры:

— первичное оформление носителя, в ходе которого выполняются специальные операции, разрешающие в будущем осуществлять контроль сохранность и подлинность носителя всех его элементов;

— классический либо автоматизированный учет носителя, при котором документируется факт его включения в категорию носителей ограниченного доступа с присвоением ему инвентарного номера;

— окончательное оформление носителя, в ходе которого учетные эти переносятся на носитель и его составные части для их идентификации;

— выдача учтенного, укомплектованного носителя информации исполнителю, закрепление за исполнителем персональной ответственности за сохранность носителя, его целевое использование и целостность;

— выдача исполнителю при необходимости дополнительных учтенных страниц, форм и бланков;

— прием от исполнителя носителя информации, в ходе которого проверяются комплектность носителя, наличие оправдательных отметок за отсутствующие документирование и элементы факта передачи носителя в работу документооборота ИОД;

— ежедневная проверка их учета наличия и правильности носителей.

При работе с исполнителями работник работы документооборота ИОД педантично решает следующие задачи защиты информации:

— предотвращение выдачи носителя информации лицу, не связанному с составлением конкретного документа либо исключенному из состава лиц, допускаемых к данному носителю (составляемому документу);

— обнаружение факта потери носителя либо его частей, проведения поиска и организация носителя служебного расследования;

— предотвращение нарушения принципа персональной ответственности за сохранность носителя информации и фиксируемой в нем информации;

— обнаружение факта подмены носителя вторым, фальсификации части носителя;

— обнаружение фактов случайной либо умышленной порчи носителя (трансформации формата, нумерации страниц, вырывания страниц, их загрязнения, склеивания ит.п.);

— предотвращение несанкционированной и не оправданной рабочий необходимостью передачи носителя между исполнителями и руководителями;

— предотвращение несанкционированного ознакомления посторонних лиц с содержанием информации, зафиксированной на носителе, в ходе его выдачи исполнителю и приема от исполнителя.

Следовательно, до начала составления черновика документас ИОД должен быть выполнен последовательность очень важных технологических этапов обеспечения сохранности тайны компании, каковые позволяют в будущем свести к минимальному риску потерю полезной информации, документирование которой пока только предполагается.

4Порядок отнесения сведений к ИОД

Список сведений снабжает единый подход к отнесению сведений в совокупности Банка России к информации ограниченного доступа (ИОД). Он формируется на базе законов и иных нормативных правовых актов РФ с учетом реализации возложенных на Организацию функций и не носит исчерпывающего характера.

Организация подготавливают предложения о сведениях, каковые, согласно их точке зрения, нужно включить в Список сведений и защищать в качестве ИОД, и направляют их в вышестоящий орган. По окончании систематизации поступивших их проверки и предложений на соответствие терминологии и структуре Списка сведений разрабатывается проект Списка сведений, что направляется на согласование в структурные подразделения. По итогам согласования готовится указание вышестоящей организации о введении Списка сведений в воздействие. дополнения и Изменения в Список сведений осуществляются подобным порядком.

Отнесение применяемых в тексте документа сведений к ИОД производится руководителем и исполнителем документа структурного подразделения Организации, уполномоченным на подписание либо утверждение данного документа, в соответствии с Списком сведений.

В случае если сведения не предусмотрены Списком сведений, но согласно точки зрения руководителя и исполнителя документа структурного подразделения Организации, подписывающего либо утверждающего документ, вольный доступ к ним может воспрепятствовать, или иным образом отрицательно сказаться на реализации полномочий, предоставленных Организации законами , нормативными правовыми актами РФ, они смогут отнести их к ИОД сведениям на срок не более одного месяца. За данный период или принимается ответ о дополнении Списка сведений, или ограничения на доступ к указанным сведениям снимаются.

Носитель сведений, поступающий в учреждение Организации от юридического либо физического лица и имеющий ограничительную пометку (Для служебного пользования, «ИОД», «Коммерческая тайна» либо иную) регистрируется в учреждении Банка России с добавлением сокращения «ДСП» к регистрационному номеру.

При отсутствия ограничительной пометки на поступившем от юридического либо физического лица носителе сведений и при наличии в тексте (сопроводительном письме) указания на необходимость защиты представленных сведений, служащий учреждения Организации, взявший этот носитель сведений для работы, принимает меры по его учету в качестве носителя ИОД. В частности, в соответствии с требованиями к документационному обеспечению управления, производится изменение грифа доступа в совокупности автоматизированного доступа к документу либо в Издании инвентарного машинных носителей и учёта документов информации и проставление ограничительной пометки Для служебного пользования на носителе сведений.

Предстоящая работа с указанным носителем сведений осуществляется в режиме, снабжающем его защиту как носителя ИОД.

Ограничение на доступ к ИОД, появляющимся в ходе исполнения Организации договорных взаимоотношений со сторонними организациями, клиентами и контрагентами, должно быть оговорено в соответствующем соглашении (соглашении).

Ограничение на доступ к ИОД заканчивается по окончании окончания срока действия ограничения на доступ к указанным сведениям, установленного Списком сведений. При трансформации Списка сведений остается в силе срок действия ограничения на доступ к указанным сведениям, примененный к конкретному документу.

Помимо этого, ограничения на доступ к ИОД должны быть сняты при наличии следующих оснований:

наличие вступившего в законную силу судебного ответа, содержащего предписание о снятии ограничений на доступ к ИОД;

ответ вышестоящего органа Организации о нецелесообразности предстоящего ограничения на доступ к конкретным сведениям, отнесенным к ИОД.

Срок действия ограничения на доступ к ИОД не должен быть больше 10 лет, в случае если другой срок не установлен законами . Срок действия ограничения на доступ к ИОД, содержащимся в документе, исчисляется с даты подписания либо утверждения документа.

По окончании срока действия ограничения на доступ к ИОД, в формах учетной документации носителей сведений, а также в совокупности автоматизированного доступа к документу, отметки о прекращении срока действия ограничения не производятся. При необходимости последующего обращения к указанным документам, у которых срок действия ограничения на доступ к содержащимся в них сведениям истек, ограничительная пометка Для служебного пользования на них зачеркивается. Право зачеркивания ограничительной пометки предоставляется лицам, важным за делопроизводство (секретарям). Зачеркивание заверяется подписью лица, которое произвело данное воздействие, с указанием фамилии, даты и инициалов.

Воздействие ограничения на доступ к носителям ИОД, предоставленных Организации сторонними организациями, заканчивается по окончании срока, установленного хозяином сведений (если он указан на документе либо сопроводительном письме к нему), или по письменному согласованию с лицом, предоставившим эти сведения. Указанное воздействие не распространяется на ИОД.

6Этап составлениятекста документа ИОД методически слабо отличается от подобной творческой, формально-логической и технической работы, проводимой при формировании содержания открытого документа.

Но любой исполнитель обязан осознать, что информация ИОД документируется лишь при наличии важных объективных потребностей, а не субъективного жажды сотрудника компании.

Помимо этого, с позиций защиты информации принципиально важно учитывать, что процесс ее документирования предполагает распространение информации во времени и пространстве, которое объективно увеличивает число страшных каналов и источников ее потери. Уязвимость информации быстро возрастает.

Передача ИОД по заблаговременно установленной нормами права либо соглашениями рабочий необходимости партнерам, соучредителям, клиентам и вторым юридическим и физическим лицам допускается лишь по их письменному запросу с указанием назначения и конкретного состава требуемых сведений.

Информация постоянно передаётся в письменном виде за подписью полномочного начальника компании с соблюдением порядка обращения с отправляемыми документами ИОД. Передача ИОД в устной форме не разрешается.

Объединение документов ИОД, содержащих и коммерческую, и служебную тайну, одним делопроизводством обусловлено тем, что эти документы полностью аналогичны по технологическим процедурам их составления, обработки, обращения, защиты и хранения.

Делопроизводство ИОД в целом базируется на тех же правилах, что и открытое (простое) делопроизводство, но имеет значительные отличия, обусловленные конфиденциальностью ИОД. Эти отличия касаются как сферы делопроизводства ИОД, так и содержания и видов работ с документами.

Делопроизводство ИОД отличается от открытого, есть независимым видом деятельности, аргументируя это тем, что оно:

— распространяется как на управленческую, так и на производственную деятельность;

— включает работу не только с документами, но и с их проектами, черновиками и др.;

— решает две задачи: документационное обеспечение всех видов деятельности с защиту и ИОД информации при работе с документами ИОД.

Делопроизводство ИОД определяется как деятельность, охватывающая документирование информации ИОД, организацию работы с документами ИОД и защиту содержащейся в них информации.

Из сферы действия делопроизводства ИОД вытекают и его задачи:

1) документационное обеспечение всех видов деятельности при работе с ИОД;

2) защита документированной информации, образующейся в ходе работы с ИОД.

Первая задача направлена на бесперебойное функционирование и организацию при работе с документами ИОД в сфере любого управления и вида производства. Это требует от делопроизводства обеспечения потребностей деятельности с ИОД полной, своевременной и точной документной информацией, использования документов и организации исполнения.

Полноту документной информации характеризует ее количество, что, с одной стороны, должен быть достаточным для принятия управленческих выполнения и решений производственных заданий, иначе, являться вправду нужным, не содержащим излишней, не нужной для деятельности организации информации.

Достоверность документной информациизаключается, во-первых, в ее соответствии объективному состоянию того либо другого вопроса и, во-вторых, в ее юридической силе, характеризующейся правильностью и наличием оформления соответствующих реквизитов.

Своевременность документной информацииозначает, что на протяжении обработки и передачи информации не изменилось состояние вопроса, к которому она относится.

Организация выполнения документоввключает в себя и своевременное доведение их до исполнителей, и обеспечение своевременного и качественного ответа содержащихся в документах вопросов.

Организации применения документовсостоит в обеспечении текущего, своевременного, и последующего, ретроспективного применения документной информации.

Вторая часть делопроизводства ИОД регулирует обеспечение конфиденциальности и сохранности документированной информации, что требует поддержания и создания особых условий хранения, обращения и обработки документов, обеспечивающих надежную защиту как самих документов, так и содержащейся в них информации. Это достигается методом организации особого режима хранения документов обращения и ИОД с ними, установления разрешительной совокупности доступа к документам ИОД, разработки твёрдой регламентированной разработке обработки и издания документов ИОД и другими мерами, направленными на утечки и предотвращение утраты документированной информации.

7 Следовательно, до начала составления черновика документа ИОД должен быть выполнен последовательность очень важных технологических этапов обеспечения сохранности тайны компании, каковые позволяют в будущем свести к минимуму риск потери полезной информации, документирование которой пока только предполагается.

Этап составления текста документа ИОД методически слабо отличается от подобной творческой, формально-логической и технической работы, проводимой при формировании содержания открытого документа.

Но исполнитель обязан не забывать, что информация ИОД документируется лишь при наличии важных объективных потребностей, а не субъективного жажды сотрудника формы.

Помимо этого, с позиций защиты информации принципиально важно учитывать, что процесс ее документирования предполагает распространение информации во времени и пространстве, которое объективно увеличивает число страшных каналов и источников ее потери. Уязвимость информации быстро возрастает.

Передача ИОД информации по заблаговременно установленной нормами права либо соглашениями рабочий необходимости партнерам, соучредителям, клиентам и вторым юридическим и физическим лицам допускается лишь по письменному запросу с указанием назначения и конкретного состава требуемых сведений.

Информация постоянно передаётся в письменном виде за подписью уполномоченного начальника компании с соблюдением порядка с отправляемыми ИОД документами. Передача ИОД сведений в устной форме не разрешается.

Составление текстов очень полезных ИОД документов в большинстве случаев относится к компетенции управления компании. Менее значимые ИОД документы по отдельным функциональным вопросам составляются децентрализовано начальниками структурных подразделений (направлений деятельности) компании и время от времени допущенными к данной работе исполнителями (умелыми менеджерами, специалистами).

Объединение ИОД документов, содержащих и коммерческую, и служебную тайну, одним делопроизводством обусловлено тем, что эти документы полностью аналогичны по технологическим процедурам их составления, обработки, обращения, защиты и хранения.

В случае если разработка тайного и разных типов особого делопроизводства по большей части регламентирована национальными нормативными актами, то порядок работы с документами, содержащими коммерческую тайну, по большому счету не установлен. Его обязан определять обладатель документов ИОД с учетом специфики деятельности предприятия. Наряду с этим нужно снабжать необходимый уровень функционирования предприятия, конфиденциальность и сохранность документов содержащейся в ней информации. Что касается порядка работы с документами, содержащими служебную тайну, то он только в части собственной информации (да и то через чур неспециализированного и далеко не полностью) изложен в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах аккуратной власти, утвержденном распоряжением Правительства РФ от 03.11.1994 №1233.

Потому, что введение делопроизводства по служебным документам ограниченного распространения указанным распоряжением Правительства возложено на подразделения открытого делопроизводства, а делопроизводство по документам, содержащим коммерческую тайну, на многих фирмах реализовывают секретари, в издании планируется опубликовать серию статей, посвященных технологии и организации ИОД делопроизводства.

Делопроизводство ИОД в целом базируется на тех же правилах, что и открытое делопроизводство, но имеет значительные отличия, обусловленные конфиденциальностью документированной информации. Эти отличия касаются как сферы тайного делопроизводства, так и содержания и видов работ с документами.

Делопроизводство ИОД отличается от открытого, есть независимым видом деятельности, аргументируя это тем, что оно:

— распространяется как на управленческую, так и на производственную деятельность;

— включает работу не только с документами, но и с их проектами, черновиками и др.;

— решает две задачи: документационное обеспечение всех видов тайной деятельности и защиту информации при работе с ИОД документами.

Делопроизводство ИОД определяется как деятельность, охватывающая документирование информации ИОД, организацию работы с документами ИОД и защиту содержащейся в ней информации.

Из сферы действия делопроизводства ИОД вытекают и его задачи:

1. Документационное обеспечение всех видов деятельности при работе с документами ИОД.

2. Защита документированной информации, образующейся в ходе деятельности с документами ИОД.

Первая задача направлена на бесперебойное функционирование и организацию деятельности при работе с документами ИОД в сфере любого управления и вида производства. Это требует от делопроизводства обеспечения потребностей деятельности при работе с документами ИОД полной, своевременной и точной документной информацией, использования документов и организации исполнения.

9Организация приема, регистрации (учета), выдачи, рассылки, оформления, экспедирования и хранения носителей сведений с ограничительной пометкой Для служебного пользования осуществляется важными за ведение делопроизводства (секретарями), в соответствии с нормативными актами, регламентирующими документационное обеспечение Организации.

Носители ИОД, не считая реквизитов, установленных нормативными актами, регламентирующими документационное обеспечение, должны иметь следующие реквизиты:

ограничительную пометку Для служебного пользования;

номер экземпляра документа (для документов на бумажном носителе);

ссылку на пункт Списка сведений, в соответствии с которым на носителе сведений проставлена ограничительная пометка Для служебного пользования;

срок действия ограничения на доступ к тайным сведениям (в соответствии с соответствующему пункту Списка сведений).

Ограничительная пометка Для служебного пользования и номер экземпляра документа проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на титульном листе и обложке издания, и на первой странице сопроводительного письма к носителю тайных сведений.

Для служебного пользования

Экз. № 1

№ 003-5-40

Издание приема-передачи пеналов, дискет и ключей

Начато: _______________________

Окончено: _____________________

Срок хранения: 3 года

Статья 629

Реквизиты ссылка на пункт Списка сведений и срок действия ограничения на доступ к сведениям проставляются лишь на документах, выполненных на бумажном носителе. Эти реквизиты проставляются на всех экземплярах, на оборотной стороне последнего страницы документа ниже реквизита отметка об исполнителе. К примеру:

Инициалы Фамилия

телефон

п. 2.11 ПС[1]; 5 лет

Указанные реквизиты не проставляются на нормативных и распорядительных документах Организации, распорядительных документах подразделений Организации, экземпляре документа, направляемого зарубежному обозревателю либо в стороннюю организацию.

Машинные и другие технические носители сведений, предназначенные для обработки ИОД, не считая ограничительной пометки Для служебного пользования, содержат реквизит инвентарный номер носителя тайных сведений, проставляемый в соответствии с пунктом 5.4 настоящего Положения. инвентарный номер и Ограничительная пометка проставляются в любом эргономичном месте на элементе конструкции носителя ИОД.

Пример:

USB-Flash 2 GB ДСП

Для переноса Базы данных

№ ОД-004-5-21/201

От 20.01.2010г

На проекте документа, содержащего ИОД, кроме этого проставляется ограничительная пометка Для служебного пользования и номер экземпляра.

На оборотной стороне последнего страницы проекта документа указывается количество подготовленных экземпляров проекта документа, номер и фамилия исполнителя его телефона.

Пример:

Отп. в 2-х экз.

Экз. № 1 – в дела;

Экз. № 2- в адрес …..

Исп. Иванов А.А. т.20-22

28.02.2012

Клиенты ПО автоматизированной обработки ИОД на средствах вычислительной техники должны предусматривать автоматическое формирование ограничительной пометки «Для служебного пользования» на выходных распечатках формализованных видов документов, а также формах банковской отчетности, в которых находятся ИОД. Это требование должно быть отражено в техническом задании на разработку ПО.

В существующих электронных разработках, в которых автоматическое отображение ограничительной пометки не реализовано, проставление ограничительной других реквизитов и пометки осуществляется пользователем.

Рабочие тетради, методическая и справочная литература, документы долгого пользования (тиражированные копии нормативных, распорядительных документов, технические, технологические документы и иные), которые содержат ИОД, каковые не приобщаются в дела, предусмотренные номенклатурой дел, и машинные носители информации, применяемые для обработки ИОД и, в силу служебной необходимости, находящиеся в долгом пользовании у служащего Организации, подлежат инвентарному учету.

Необходимость постановки на инвентарный учет отдельных документов на бумажных носителях определяется начальником Организации.

Издание инвентарного машинных носителей и учёта документов информации ведется в структурных подразделениях Организации лицом, важным за делопроизводство (секретарем) и включается в номенклатуру дел этого структурного подразделения. Передача документа, машинного носителя информации инвентарного учета в структурном подразделении Организации от одного служащего второму обязана оформляться соответствующими записями в издании инвентарного машинных носителей и учёта документов информации.

Документы и дела, имеющие ограничительную пометку Для служебного пользования, уничтожаются в порядке, установленном нормативными актами, регламентирующими документационное обеспечение Организации.

Уничтожение носителей ИОД с ограничительной пометкой Для служебного пользования, учтенных по изданию инвентарного машинных носителей и учёта документов информации, производится по акту. Указанные материалы уничтожаются по окончании практической необходимости и с учетом сроков хранения, определенных нормативными актами Организации. Акт составляется и подписывается не меньше чем тремя служащими Организации, назначенными начальником структурного подразделения Организации. Акт утверждается указанным выше начальником. Отметки об уничтожении носителей ИОД, включенных в акт, производятся в издании инвентарного машинных носителей и учёта документов информации.

В случае если срок действия ограничения на доступ к ИОД, содержащимся в документе либо на машинном носителе информации, истек, а он используется в работе и уничтожению не подлежит, то ограничительная пометка на таком носителе ИОД зачеркивается.

Сроки хранения документов с ограничительной пометкой Для служебного пользования должны определяться в соответствии с Списком документов, образующихся в деятельности Организации, с указанием сроков хранения, что устанавливает сроки хранения документов независимо от вида носителя.

Документы и дела с ограничительной пометкой «Для служебного пользования» сохраняются в служебных помещениях структурных подразделений Организаций, в которых созданы условия, исключающие бесконтрольное проникновение посторонних лиц и обеспечивающие сохранность находящихся в них носителей ИОД.

Требования к организации хранения, уничтожения и использования завершенных делопроизводством документов и дел с ограничительной пометкой Для служебного пользования, переданных на хранение в архивы учреждений Организации, устанавливаются нормативными актами, регламентирующими документационное обеспечение, а также организацию ведомственного хранения документов в архивах Организации.

Выдача дел, имеющих ограничительную пометку Для служебного пользования, из архива оформляется заявкой на выдачу дел во временное пользование, согласованной с начальником структурного подразделения Организации, передавшим эти дела на хранение, либо начальником структурного подразделения, являющегося преемником, а при отсутствия преемника – с разрешения начальника работы ДОУ.

Документы и дела с не снятой ограничительной пометкой Для служебного пользования на постоянное хранение в национальные архивы не передаются.

10 Главными задачами учета носителей ИОД (либо, как довольно часто именуют в научной литературе, документов предварительного учета) являются:

— закрепление факта присвоения носителя (к примеру, простым листам бумаги, дискете, и др.) категории информации ограниченного доступа;

— присвоение носителю учетного номера и включение его в справочно-информационный банк для обеспечения контроля за проверкой и использованием наличия;

— документирование фактов перемещения носителя между сотрудниками организации, закрепление персональной ответственности за его сохранность;

— контроль работы исполнителя над документом и своевременного уничтожения носителя его частей, утративших практическое значение.

Все типы носителей ИОД документированной информации должны быть учтены до начала составления проектов черновика, беловика и вариантов будущего документа.

Наряду с этим соблюдаются следующие условия защиты информации:

— формирование базы для персональной ответственности сотрудника за сохранность носителя, повышающего внимание к нему;

— предупреждение возможности нецелевого применения носителя либо его неправильного хранения;

— формирование грифа ИОД будущего документа;

— предупреждение возможности тайной подмены носителя, изъятия из него либо включения в него отдельных частей (страниц, кусков фото-, видео- либо магнитной пленки), для чего фиксируются характеристики носителя (количество страниц, протяженность ленты, наличие склеек и др.);

— предупреждение техвозможности тайной разборки кассет, пеналов, футляров, иных оболочек и конвертов, содержащих технические носители информации;

— включение носителя в сферу местонахождения и регулярного контроля сохранности.

Вывод всех пользователей на сайте


Также читать:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: